Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinbeträge, Fahrausweise, steuerfreie Umsätze und mehr

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF-Datei, ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Die Pflicht selbst steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG und erfasst Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind; für wen die E-Rechnungspflicht in Deutschland grundsätzlich gilt, erklärt die Startseite.

Die Übersichtstabelle nennt neun Fallgruppen mit Rechtsgrundlage; die Abschnitte danach zeigen, wo jede Ausnahme endet. Ob eine Ausnahme für ein bestimmtes Unternehmen greift, klärt im Einzelfall ein Steuerberater.

Alle Ausnahmen im Überblick

Die Tabelle fasst neun Fallgruppen zusammen, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss; acht gelten ohne Enddatum, die Nichtbeanstandung für Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben erfasst nur Bescheide, die bis zum 30. Juni 2030 erlassen werden.

Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung mit Rechtsgrundlage, Stand: 29.10.2026; die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG sind befristet und stehen nicht in der Tabelle.

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Zwei Arten von Ausnahmen: keine Rechnungsausstellung nötig oder Papier und PDF zulässig

Die Ausnahmen wirken auf zwei Stufen: Bei steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und bei Leistungen an Privatpersonen besteht schon keine Pflicht zur Rechnung, während bei Kleinbeträgen, Fahrausweisen, Kleinunternehmern, juristischen Personen ohne Unternehmereigenschaft und Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer eine Rechnung nötig ist, die aber als sonstige Rechnung übermittelt werden darf (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 4). Rn. 22 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 bestätigt das für die drei Fälle der UStDV. Eine Rechnung auf Papier ist auf der zweiten Stufe immer zulässig, eine PDF-Datei oder ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers (Abschn. 14.6 Abs. 4 Sätze 1 bis 3, Abschn. 14.1 Abs. 8 Satz 2 und Abs. 9 Satz 3 UStAE); bei Kleinbetragsrechnungen ist diese Zustimmung formfrei.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt für ihn die E-Rechnungspflicht unter den übrigen Voraussetzungen (BMF-FAQ Frage 4). Ob eine der Ausnahmen für Ihr Unternehmen in Betracht kommt, zeigt der E-Rechnungspflicht-Check mit der jeweiligen Rechtsgrundlage.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, lösen nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG keine Pflicht zur Rechnung aus und damit auch keine Pflicht zur E-Rechnung; eine Rechnung ist aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig (BMF-FAQ Frage 4). Wer eine solche Rechnung freiwillig als E-Rechnung ausstellt, braucht dafür die Zustimmung des Empfängers (Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE). Die Ausnahme gilt allerdings nicht für jede Steuerbefreiung. Die beiden folgenden Abschnitte trennen die ausgenommenen Umsätze von den Fällen, in denen die Befreiung nicht genügt.

Welche steuerfreien Umsätze ausgenommen sind

Zu den ausgenommenen Umsätzen zählen nach der BMF-FAQ (Frage 4) steuerfreie Finanzdienstleistungen und steuerfreie Grundstücksvermietungen; ebenso steuerfreie Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG. Nicht befreit und damit nicht ausgenommen sind nach § 4 Nr. 12 Satz 2 UStG vier Vermietungsleistungen: die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden, die Vermietung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen, die kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen und die Vermietung von Betriebsvorrichtungen.

Vermieter von Wohnungen und Ärzte bleiben Unternehmer, auch wenn sie ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen (BMF-FAQ Frage 3). Die Ausnahme betrifft deshalb nur ihre eigenen Rechnungen über steuerfreie Umsätze. Was für Praxen mit steuerfreien Leistungen gilt, beschreibt E-Rechnung für Ärzte, Zahnärzte und Heilberufe.

Wann die Steuerbefreiung nicht genügt: § 4 Nr. 1 bis 7, Option und gemischte Rechnungen

Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind, etwa Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen, ist unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen (Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 9 UStAE). Die Ausnahme erfasst nur die Nummern 8 bis 29.

Wer nach § 9 Abs. 1 UStG auf eine Steuerbefreiung verzichtet, unterliegt der E-Rechnungspflicht. Diese Option ist für Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis g, Nr. 9 Buchst. a, Nr. 12, 13 oder 19 UStG möglich, wenn der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird. Die Pflicht gilt außerdem für gemischte Rechnungen, also auch dann, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht unterliegen (Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 10 UStAE; Rn. 17 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025).

Nötig ist die E-Rechnung für Umsätze ab 1. Januar 2027, wenn der Vorjahres-Gesamtumsatz des Ausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 UStG). Welche Folgen die Option für Mietverträge hat, behandelt E-Rechnung für Vermieter.

Fahrausweise: Mindestangaben, keine Betragsgrenze, kein Taxi

Fahrausweise dürfen nach § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, und zwar ohne Betragsgrenze, weil § 34 UStDV anders als § 33 UStDV keinen Höchstbetrag nennt. Fahrausweise sind nach Abschn. 14.7 Abs. 1 und 2 UStAE Dokumente, die einen Anspruch auf Beförderung von Personen gewähren, einschließlich Zuschlag-, Platz-, Bett- und Liegekarten sowie Zeitkarten. Ein Fahrausweis muss nach § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV fünf Angaben enthalten.

• Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers
• Ausstellungsdatum
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz, wenn nicht der ermäßigte Steuersatz nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG gilt
• Hinweis in den Fällen des § 26 Abs. 3 UStG

Rechnungen über die Benutzung eines Taxis oder Mietwagens sind keine Fahrausweise (Abschn. 14.7 Abs. 1 Satz 4 UStAE), bis 250 Euro brutto aber Kleinbetragsrechnungen.

Ab dem 1. Januar 2028 kommt eine Angabe hinzu: Wer die Steuer nach § 20 UStG nach vereinnahmten Entgelten berechnet, vermerkt auf Fahrausweisen und Kleinbetragsrechnungen „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ (§ 34 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2a und § 33 Satz 1 Nr. 3a UStDV, eingefügt durch Art. 30 JStG 2024). Den Vorsteuerabzug mit 19 Prozent erlaubt § 35 Abs. 2 UStDV nur, wenn dieser Steuersatz auf dem Fahrausweis steht; sonst gilt der ermäßigte Satz nach § 12 Abs. 2 UStG. Welche Rechnungsmängel den Vorsteuerabzug ohne E-Rechnung gefährden, erklärt eine eigene Seite.

Leistungen an Empfänger ohne Unternehmereigenschaft

Für Leistungen an Empfänger, die nicht Unternehmer sind, gilt die E-Rechnungspflicht nicht, weil § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG nur Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erfasst; private Endverbraucher sind nach der Einleitung der BMF-FAQ „von diesen Regelungen nicht betroffen“. Für Leistungen an Privatpersonen besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG schon keine Pflicht zur Rechnung, ausgenommen Grundstücksleistungen nach Nr. 3. Eine E-Rechnung an Privatkunden ist nur mit deren Zustimmung zulässig (Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE).

Juristische Personen, die nicht Unternehmer sind

Für Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG eine Rechnung, die auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden kann, vorbehaltlich anderer Vorschriften wie der E-Rechnungsverordnung (Abschn. 14.1 Abs. 8 Satz 2 UStAE). Bezieht die juristische Person die Leistung zugleich für ihren unternehmerischen und ihren nichtunternehmerischen Bereich, geht die E-Rechnungspflicht vor (Abschn. 14.1 Abs. 8 Satz 4 UStAE).

Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer

Für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG eine Rechnung, die auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch übermittelt werden darf (Abschn. 14.1 Abs. 9 Satz 3 UStAE). Der private Empfänger muss eine solche Rechnung 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Keine Rechnung ist dagegen nötig für steuerpflichtige sonstige Leistungen der in § 4 Nr. 12 Sätze 1 und 2 UStG bezeichneten Art an Privatpersonen (Abschn. 14.1 Abs. 9 Satz 8 UStAE).

Wenn der Kunde nicht erkennbar Unternehmer ist

Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht wird nicht beanstandet, solange der Aussteller die Unternehmereigenschaft des Kunden weder kannte noch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns erkennen konnte (Abschn. 14.1 Abs. 6 Sätze 1 und 2 UStAE; Rn. 5 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden ist dafür ein Indiz.

Im Massengeschäft mit Dauersachverhalten und gemischter Kundenstruktur, etwa bei Energieversorgern, genügt es, die Unternehmereigenschaft zu Beginn des Vertrages oder bei seiner Änderung zu klären (Rn. 6 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Welche Unternehmen grundsätzlich erfasst sind, zeigt die Übersicht, wer von der E-Rechnungspflicht betroffen ist.

Was keine Ausnahme ist: Reverse Charge, Barzahlung und Sonderregelungen

Für drei Gruppen von Umsätzen gibt es keine Ausnahme: Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG, Umsätze unter den Sonderregelungen der §§ 23a bis 25c UStG (Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 8 UStAE) und bar bezahlte Leistungen (BMF-FAQ Frage 10). Auch Gutschriften fallen unter die E-Rechnungspflicht (Abschn. 14.3 Abs. 1 Satz 2 UStAE).

Reverse Charge nach § 13b UStG

Rechnungen über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet, sind als E-Rechnung auszustellen, wenn beide Beteiligten im Inland ansässig sind (Rn. 17 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025; Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 8 UStAE). Die Rechnung trägt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG) und ist für Umsätze ab 1. Januar 2027 nötig, wenn der Vorjahres-Gesamtumsatz des Ausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst ab 1. Januar 2028.

Eine Kleinbetragsrechnung ist bei diesen Umsätzen nicht möglich, weil § 33 Satz 3 UStDV Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG ausschließt. Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung (Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE). Was das für Bauleistungen bedeutet, beschreibt E-Rechnung im Handwerk.

Barzahlung und Kassenbeleg

Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten nach der BMF-FAQ (Frage 10) keine besonderen Regelungen: Ein Geschäftsessen oder ein Einkauf im Baumarkt über 250 Euro an ein Unternehmen verlangt eine E-Rechnung, soweit keine Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG greift. Das betrifft Umsätze ab 1. Januar 2027 bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz des Ausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro, sonst ab 1. Januar 2028.

Für die Praxis beschreibt dieselbe Frage zwei Schritte: Zunächst erhält der Kunde einen Kassenbeleg als sonstige Rechnung, der später durch eine E-Rechnung berichtigt wird; die E-Mail-Adresse dafür wird vor Ort erfragt.

Reisekosten, Bewirtung, Hotel und Tankbeleg: Kleinbetrag oder E-Rechnung

Für Belege von Dienstreisen und Geschäftsessen gibt es keine eigene Ausnahme: Bahnfahrkarten sind Fahrausweise ohne Betragsgrenze, Taxi-, Restaurant-, Hotel- und Tankbelege bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen, und darüber gilt für Leistungen an ein inländisches Unternehmen die E-Rechnungspflicht nach den Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Die folgende Tabelle ordnet acht Belegarten ihrer Regel zu; die Fußnote nennt die Bedingungen der Übergangsregeln.

¹ an ein im Inland ansässiges Unternehmen für Umsätze ab 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst für Umsätze ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 UStG).

Bewirtung im Restaurant

Bei einer Bewirtung bis 250 Euro ist ein Kassenbeleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV eine ordnungsmäßige sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG i. V. m. § 33 Satz 4 UStDV; BMF-Schreiben vom 19.11.2025). Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, verlangt das Schreiben eine Rechnungsnummer (Rn. 11) und den Namen des Bewirtenden (Rn. 12). Eine E-Rechnung braucht das Restaurant für Umsätze ab 1. Januar 2027 bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro, sonst ab 1. Januar 2028.

Den Kassenbeleg darf das Restaurant nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen (Rn. 13 BMF-Schreiben vom 19.11.2025). Das Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 30.06.2021, das für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024 weiter anzuwenden ist. Wie eine solche Berichtigung als E-Rechnung aussieht, erklärt E-Rechnung korrigieren und stornieren.

Hotelübernachtung

Eine Hotelübernachtung ist nicht nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, weil Satz 2 die kurzfristige Beherbergung von Fremden ausnimmt; die Hotelrechnung an ein Unternehmen fällt deshalb unter die E-Rechnungspflicht, sofern ihr Gesamtbetrag 250 Euro brutto übersteigt. Maßgeblich ist allein der Gesamtbetrag der Rechnung (Rn. 23 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; Abschn. 14.6 Abs. 4 Sätze 5 und 6 UStAE). Die E-Rechnung ist für Umsätze ab 1. Januar 2027 nötig, wenn der Vorjahres-Gesamtumsatz des Hotels nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst ab 1. Januar 2028.

Tankquittung und Tankkarte

Eine Tankquittung bis 250 Euro brutto ist eine Kleinbetragsrechnung und darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 1 und 4 UStDV). Der Tankstellenbetreiber ist im UStAE das Beispiel für vermittelte Umsätze: Auf der Rechnung steht die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, also der Mineralölgesellschaft (Abschn. 14.5 Abs. 6 Satz 3 UStAE).

Für Kraftstofflieferungen im Rahmen eines Tankkartensystems gilt das BMF-Schreiben vom 21.01.2025 (BStBl I S. 371). Werden mehrere Tankvorgänge in einer Sammelrechnung abgerechnet, darf als Zeitpunkt der Leistung der Kalendermonat angegeben werden (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Befristete Regeln statt Ausnahmen: Übergangsregeln und Bescheide

Die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG sind keine Ausnahmen, sondern befristete Erlaubnisse: Nr. 1 erlaubt allen Ausstellern für Umsätze aus 2025 und 2026 eine sonstige Rechnung bis zum 31. Dezember 2026, Nr. 2 für Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 nur Ausstellern, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag, und Nr. 3 für EDI-Rechnungen über Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers. Alle Stichtage mit ihren Bedingungen stehen unter E-Rechnung ab wann Pflicht.

Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, insbesondere über Gebühren, Beiträge oder Kostenersätze, die bis zum 30. Juni 2030 erlassen werden, beanstandet die Finanzverwaltung als sonstige Rechnung nicht (Rn. 26, 27 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Diese Nichtbeanstandung ist eine Regel der Verwaltung, kein Gesetz. Ein solcher Bescheid kann selbst eine Rechnung sein; weist die Behörde die Steuer zusätzlich in einer weiteren Rechnung aus, droht ein unberechtigter Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG.

Für den Empfang gilt keine Ausnahme

Für den Empfang von E-Rechnungen sieht die Finanzverwaltung keine Ausnahme vor: Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Freiberufler, Kleinunternehmer, Vermieter von Wohnungen und Ärzte mit nur steuerfreien Umsätzen (BMF-FAQ Frage 3 und 12; Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Frage 12 hält knapp fest: „Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.“ Die Regeln zur E-Rechnung gelten auch dann, wenn der Empfänger Kleinunternehmer oder Land- und Forstwirt ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt (Rn. 17 Satz 2 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025).

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE). Wie der Empfang eingerichtet wird, zeigt E-Rechnung empfangen.

Häufige Fragen zu den Ausnahmen

Die vier folgenden Fragen betreffen Randfälle der Ausnahmen; die Antworten bleiben kurz. Jede Antwort nennt ihre Rechtsgrundlage.

Darf trotz Ausnahme eine E-Rechnung verschickt werden?

Ja: Bei Kleinbeträgen, Fahrausweisen und Kleinunternehmerrechnungen ist eine E-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers möglich (Abschn. 14.6 Abs. 4 Satz 4, 14.7 Abs. 4 Satz 4, 14.7a Abs. 3 Satz 4 UStAE). Bei Privatpersonen und bei Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG braucht sie dagegen die Zustimmung des Empfängers (Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE).

Gilt die Empfangspflicht auch bei nur steuerfreien Umsätzen?

Ja: Wer nur steuerfreie Umsätze ausführt, etwa als Vermieter von Wohnungen oder Arzt, ist Unternehmer und muss E-Rechnungen empfangen können (BMF-FAQ Frage 3). Die Ausnahme nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG betrifft nur die eigenen Rechnungen über steuerfreie Umsätze, nicht den Empfang.

Droht ein Bußgeld, wenn eine Ausnahme falsch angewendet wird?

Nach Rn. 28 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 ist eine sonstige Rechnung, die statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ausgestellt wird, keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Die Pflicht zur E-Rechnung bleibt davon unberührt.

Gelten bei Aufträgen des Bundes dieselben Ausnahmen?

Für Rechnungen an den Bund gilt neben dem UStG die E-Rechnungsverordnung des Bundes mit einer eigenen Ausnahme: Rechnungen nach Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Nach der BMF-FAQ (Frage 4a) besteht kein Rangverhältnis zwischen dem UStG und der ERechV; beide Vorschriften sind nebeneinander für ihren jeweiligen Geltungsbereich zu beachten. Portale und Leitweg-ID erklärt E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.