E-Rechnung empfangen: Was seit 1. Januar 2025 jedes Unternehmen können muss

Der Empfang ist damit der Teil der E-Rechnungspflicht, der bereits heute für alle gilt, während das Ausstellen erst später und unter Bedingungen Pflicht wird.

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Jede andere Rechnung, ob auf Papier oder als PDF-Datei per E-Mail, ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Empfang und Rechnungseingang bezeichnen denselben Schritt: Die strukturierte Datei kommt beim Leistungsempfänger an, wird angenommen, lesbar gemacht und aufbewahrt. Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, erklärt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die Übersichtstabelle fasst sieben Regeln des Empfangs mit ihrer Rechtsgrundlage zusammen (Stand: 29.10.2026). Danach folgen die fünf Schritte vom Annehmen bis zum Speichern, das E-Mail-Postfach als Mindestanforderung, die Fälle der verweigerten Annahme und der Papier- oder PDF-Rechnung, die Aufbewahrung und der Schutz vor manipulierten Rechnungen. Ob eine Regel für ein bestimmtes Unternehmen gilt, klärt im Einzelfall ein Steuerberater.

Empfangspflicht seit 1. Januar 2025: ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahmen

Für den Empfang einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen, während das Ausstellen erst für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 Pflicht wird, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028 (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 1 UStAE). Rn. 62 formuliert es ausdrücklich: „Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung.“ Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 1 UStAE, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025, lautet: „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen.“ Ausnahmen gibt es keine; die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026) hält in Frage 12 fest: „Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.“ Die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 bis 3 UStG betreffen allein den Aussteller und gelten nur bis zum 31. Dezember 2026 oder, unter den Bedingungen der Nr. 2 und Nr. 3, bis zum 31. Dezember 2027; ein Empfänger kann sich auf keine dieser drei Nummern berufen. Die folgende Tabelle fasst sieben Regeln des Empfangs zusammen.

Regeln für den Empfang von E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, Stand: 29.10.2026.

Welche Programme E-Rechnungen empfangen, anzeigen und ablegen, zeigt der Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Für wen die Empfangspflicht gilt

Die Pflicht trifft jeden Unternehmer, der im Inland ansässig ist, also hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Fehlt ein Sitz, zählen ersatzweise der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt. Der Ansässigkeit im Inland steht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die Ansässigkeit in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete gleich. Ist mindestens einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung (Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE); ein Lieferant ohne Ansässigkeit im Inland muss einem inländischen Kunden also keine E-Rechnung schicken.

Kleinunternehmer sind ausdrücklich eingeschlossen. Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE bestimmt, dass die Empfangspflicht auch gilt, „wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt“. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen also annehmen können, obwohl sie selbst nie E-Rechnungen ausstellen müssen: Ihre eigenen Rechnungen dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer sonstige Rechnungen sein. Empfangen und Ausstellen sind damit zwei getrennte Pflichten mit getrennten Regeln.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen eigenen Regeln. Lieferanten des Bundes müssen nach § 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) seit dem 27. November 2020 Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Welche Portale und Regeln dort gelten, beschreibt E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

Was Empfangen technisch bedeutet: Datei annehmen, sichtbar machen, Daten übernehmen

Eine E-Rechnung empfangen heißt, die strukturierte Datei über einen Empfangsweg anzunehmen, sie für das menschliche Auge lesbar zu machen, ihren Inhalt zu prüfen und sie im empfangenen Format zu speichern; eine weitergehende elektronische Verarbeitung verlangt die Finanzverwaltung nicht (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 9). Frage 9 zieht die Grenze genau: Der Rechnungsempfänger ist „nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist“. Die automatische Übernahme der Rechnungsdaten in eine Buchhaltung ist damit eine betriebliche Entscheidung und keine umsatzsteuerliche Pflicht.

Zum Lesen einer XRechnung braucht der Empfänger ein zusätzliches Programm. Laut BMF-FAQ Frage 12a beinhalten XRechnungen „keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei“, und Unternehmen benötigen „eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer)“. Nach derselben Frage kann der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darstellen; er ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar. ELSTER bezeichnet ihn als „ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“ (Stand: 29.10.2026). Der Viewer zeigt Rechnungen an; erstellen oder prüfen lassen sich E-Rechnungen damit nicht.

Als E-Rechnung kommen in Deutschland vor allem zwei Formate an. Nach BMF-FAQ Frage 7 erfüllen „die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung; Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE enthält dieselbe Grenze. Die XRechnung ist nach Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE ein „rein strukturiertes Format“, eine ZUGFeRD-Datei dagegen ein hybrides Format aus einem Bildteil und einem strukturierten Teil. Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil, und bei Abweichungen gelten sie (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE); ein Vorsteuerabzug ist nach Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE „nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich“. Vor 2025 ging bei hybriden Rechnungen der Bildteil vor; laut BMF-FAQ Frage 12a hat sich „dieses Verhältnis umgekehrt“, seit die E-Rechnung obligatorisch ist. Ein zusätzliches menschenlesbares Dokument muss eine E-Rechnung nicht enthalten (Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE). Wie die einzelnen Formate der E-Rechnung aufgebaut sind, zeigt eine eigene Seite.

Die Prüfung der Datei ist nach BMF-FAQ Frage 7 keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll. Eine bestimmte Validierungsanwendung kann das BMF nach derselben Frage nicht empfehlen. Die folgende Tabelle ordnet die fünf Schritte des Empfangs mit ihrer Grundlage.

Fünf Schritte beim Empfang einer E-Rechnung, Stand: 29.10.2026.

Das E-Mail-Postfach genügt: die Mindestanforderung der Finanzverwaltung

Für den Empfang reicht nach Rn. 40 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 ein E-Mail-Postfach aus, und ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE). Rn. 40 lautet: „Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.“ Was man braucht, um E-Rechnungen zu empfangen, beantwortet die BMF-FAQ zur E-Rechnung in Frage 12 ebenso knapp: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“ Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor; nach Frage 8 „sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E-Rechnung übermittelt werden muss“. Ein Peppol-Zugang, eine eigene Rechnungsadresse oder eine besondere Software sind für den Empfang deshalb nicht vorgeschrieben.

Der Aussteller braucht für eine E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer keine Zustimmung des Empfängers (Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 4 UStAE; § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Das Postfach muss deshalb für jeden Lieferanten bereitstehen, nicht nur für Lieferanten, mit denen ein Empfangsweg vereinbart ist. Eine Rechnung per E-Mail zu schicken, bleibt also zulässig: Die E-Mail ist einer der Übermittlungswege, und die angehängte strukturierte Datei ist die Rechnung. Die E-Mail selbst dient dabei nur als Transportmittel; was daraus für die Aufbewahrung folgt, steht im Abschnitt zum Speichern.

Weitere Empfangswege neben der E-Mail

Neben der E-Mail nennt Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 6 UStAE den Download über ein Internetportal, EDI, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle und den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort. Keiner dieser Wege ist vorgeschrieben; welcher genutzt wird, vereinbaren Aussteller und Empfänger untereinander. Innerhalb eines Konzernverbundes ist nach BMF-FAQ Frage 8 auch der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort als Übermittlungsweg zulässig. EDI bleibt über das Jahr 2027 hinaus als Empfangsweg nutzbar, wenn das Verfahren die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG erfüllt (Rn. 65 BMF-Schreiben vom 15.10.2024).

Peppol ist ein Netzwerk zur Zustellung von Rechnungen, kein Format und im B2B-Bereich keine gesetzliche Pflicht. Nach KoSIT FAQ Peppol Frage 45 ist der Empfang über das Peppol-Netz für Unternehmen freiwillig; wer über Peppol sendet, muss darüber nicht auch empfangen. Das BMF erwartet, dass die Übertragungswege im Rahmen eines künftigen Meldesystems neu zu definieren sein werden, und misst E-Rechnungsplattformen dafür Bedeutung bei (Rn. 41 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); ein Gesetzentwurf ist nicht bekannt (Stand: 29.10.2026). In den drei BMF-Schreiben taucht Peppol nur einmal auf: Rn. 26 des Schreibens vom 15.10.2024 nennt Peppol-BIS Billing als Beispiel eines europäischen Formats; die Schreiben vom 15.10.2025 und 15.10.2026 erwähnen Peppol nicht. Wie das Netzwerk Peppol in Deutschland Rechnungen zustellt, erklärt eine eigene Seite.

Kein Anrecht auf Papier: wenn ein Empfänger die strukturierte Datei nicht annimmt

Wer eine E-Rechnung nicht annimmt oder technisch nicht empfangen kann, hat kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung auf Papier oder als PDF (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE; Rn. 42 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Die Verwaltungsanweisung spricht ausdrücklich von keinem „Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung“. Ein Kunde kann eine Papierrechnung also nicht verlangen, weil ihm ein Viewer oder ein Empfangsweg fehlt. Auch in der Übergangszeit ändert sich daran nichts: Die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG erlauben dem Aussteller eine sonstige Rechnung, einen Anspruch des Empfängers darauf begründen sie nicht.

Der Aussteller hat seine Pflichten erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt hat „und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat“ (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 5 UStAE). Das Sendeprotokoll ist damit der Beleg des Ausstellers, dass die Datei auf den Weg gebracht wurde. Die Verantwortung für die Empfangsbereitschaft liegt beim Empfänger, nicht beim Lieferanten.

Von der verweigerten Annahme zu trennen ist die fehlerhafte Datei. Eine Datei mit Formatfehler ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung; eine Datei mit einem Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, bleibt grundsätzlich eine E-Rechnung und wird erst dann zum Inhaltsfehler, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist (Rn. 22 und 23 BMF-Schreiben vom 15.10.2026).

Versenden und Nachweisen sind Aufgaben des Ausstellers. Wie Aussteller Übermittlung und Nachweis organisieren, zeigt die Seite E-Rechnung versenden.

Wenn statt der strukturierten Datei eine Papier- oder PDF-Rechnung ankommt

Bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Aussteller für Umsätze aus 2025 und 2026 noch eine sonstige Rechnung übermitteln, auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format wie PDF (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG); für Umsätze aus 2027 und eine Übermittlung bis zum 31. Dezember 2027 gilt das nur noch für Aussteller, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag (Nr. 2), und für EDI-Rechnungen nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG mit Zustimmung des Empfängers, ohne Umsatzgrenze (Nr. 3). Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie nach BMF-FAQ Frage 2 für den Vorsteuerabzug als ordnungsmäßige Rechnung. Eine Papierrechnung über einen Umsatz aus 2026, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird, gilt deshalb als ordnungsmäßige Rechnung, eine PDF-Datei nur, wenn der Empfänger dieser Übermittlung zugestimmt hat. Für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt unabhängig davon seit dem 27. November 2020 die ERechV.

Eine sonstige Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben war (Rn. 56 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Für E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden, gilt eine Nichtbeanstandungsregel: Entsprechen sie den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025, nicht aber den zusätzlichen Vorgaben des Schreibens vom 15.10.2026, beanstandet die Finanzverwaltung das nicht, auch nicht für den Vorsteuerabzug (Anwendungsregelung des BMF-Schreibens vom 15.10.2026). Diese Regel ist eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz, und reicht nicht über den 31. Dezember 2026 hinaus.

Erfüllt ein Datensatz die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, kann der Empfänger den zivilrechtlichen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung vor den ordentlichen Gerichten geltend machen (Rn. 43 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Welche Folgen fehlerhafte Rechnungen für den Vorsteuerabzug ohne E-Rechnung haben, erklärt eine eigene Seite.

Empfangene Dateien speichern: im empfangenen Format und mit strukturiertem Teil

Eine empfangene E-Rechnung wird grundsätzlich im empfangenen Format aufbewahrt, und zumindest ihr strukturierter Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Sätze 2 und 4 UStAE). Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Außerdem muss nach Abschn. 14b.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE „eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung“ sichergestellt sein. Bei einer hybriden Datei genügt nach Rz. 119 GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 grundsätzlich der strukturierte Teil; den Bildteil, etwa die PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, verlangen die GoBD nur, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Die E-Mail, mit der eine Rechnung ankommt, muss nicht aufbewahrt werden, wenn sie nur als „Transportmittel“ dient und keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält; die GoBD vergleichen sie mit dem „bisherigen Papierbriefumschlag“ (Rz. 121 GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Die angehängte Datei dagegen ist aufzubewahren. Eine Umwandlung in ein anderes Format darf den strukturierten Datenteil nicht löschen; die GoBD nennen als Beispiel die Umwandlung in TIFF (Rz. 125 Beispiel 10 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025). Ausdrucken und die Datei anschließend löschen genügt deshalb nicht.

Betrugsrisiko beim Empfang: manipulierte Rechnungen erkennen

Die IHK für München und Oberbayern rät, Rechnungen an eine eigene, gesicherte E-Mail-Adresse senden zu lassen und Bankdaten bei Erstkontakten und Änderungen von Hand zu prüfen. Die Hinweise der Kammer zum Schutz vor manipulierten Rechnungen umfassen vier Punkte:

• eine separate, sichere E-Mail-Adresse nur für Rechnungen,
• die manuelle Prüfung der Bankdaten bei Erstkontakten oder Änderungen,
• Rückfragen beim Lieferanten nur über bekannte Nummern,
• sichere Übertragungswege, etwa Peppol.

Diese Hinweise sind Empfehlungen einer Kammer und keine gesetzliche Pflicht. Die rechtliche Mindestanforderung bleibt das E-Mail-Postfach nach Rn. 40 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024, und ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE gerade nicht. Wer den Hinweisen der IHK folgt und eine eigene Adresse für Rechnungen einrichtet, geht damit über das gesetzliche Minimum hinaus. Eine geänderte Bankverbindung in einer Rechnung ist nach diesen Hinweisen ein Anlass, vor der Zahlung über einen bekannten Kontakt beim Lieferanten nachzufragen.

Häufige Fragen zum Empfang

Die folgenden vier Fragen betreffen Einzelheiten am Rand des Empfangs; die Antworten bleiben kurz und verweisen auf die Seiten, die das Thema vollständig behandeln. Jede Antwort nennt ihre Rechtsgrundlage.

Darf man eine empfangene Datei ausdrucken?

Ein Ausdruck ersetzt nicht die Aufbewahrung: Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 4 UStAE). Bei einer hybriden Datei wie ZUGFeRD bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil, nicht das Bild der Rechnung (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Maßgeblich für Aufbewahrung und Vorsteuerabzug bleibt deshalb die empfangene Datei, nicht ein Blatt Papier.

Braucht man für den Empfang eine eigene Software?

Nein, gesetzlich genügt ein E-Mail-Postfach (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); zum Lesen einer XRechnung braucht es aber einen Viewer (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 12a). Für den Empfang reichen damit zwei Bausteine:

• ein E-Mail-Postfach, das kein gesondertes Postfach für E-Rechnungen sein muss,
• ein Viewer, der die XML-Datei für das menschliche Auge lesbar macht.

Welche kostenlosen Tools für die E-Rechnung es gibt und wo ihre Grenzen liegen, zeigt eine eigene Seite.

Muss man empfangene Rechnungsdaten elektronisch weiterverarbeiten?

Nein: Der Empfänger muss eine E-Rechnung nicht weitergehend elektronisch verarbeiten, als es die Regeln zur Aufbewahrung ohnehin verlangen (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 9). Zu diesen Regeln gehört, die Rechnung im empfangenen Format und ihren strukturierten Teil unversehrt aufzubewahren (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Sätze 2 und 4 UStAE). Eine automatische Buchung oder eine Schnittstelle zur Buchhaltung ist deshalb keine umsatzsteuerliche Pflicht.

Wie reicht man eine empfangene Rechnung beim Finanzamt ein?

Auf Anforderung des Finanzamts wird die E-Rechnung über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ hochgeladen, unter „5 - Anhänge“ (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 14). Das gilt nur, wenn das Finanzamt eine Rechnung anfordert; empfangene E-Rechnungen gehen nicht laufend an das Finanzamt. Bis dahin bleibt die Datei im eigenen Archiv, im empfangenen Format.