E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfangspflicht ab 2025, Ausnahme beim Ausstellen

Die Pflicht zum Empfang gilt ohne Übergangszeit, die Erleichterung beim Ausstellen gilt ohne Enddatum; für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt daneben die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Beide Regeln betreffen denselben Betrieb in zwei Rollen: als Empfänger von Rechnungen seiner Lieferanten und als Aussteller eigener Rechnungen.

Kleinunternehmer sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, auch wenn ihre Umsätze steuerfrei sind. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand: Oktober 2026) nennt sie in Frage 3 ausdrücklich: „Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.“ Die E-Rechnungspflicht trifft sie deshalb beim Empfang wie jeden anderen Betrieb; den gesamten Rahmen mit Fristen und Gruppen beschreibt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die folgenden Abschnitte beantworten fünf Fragen in dieser Reihenfolge: ob Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen müssen, ob sie E-Rechnungen empfangen müssen, welche Angaben ihre Rechnungen nach § 34a Satz 1 UStDV brauchen, was beim Wechsel zur Regelbesteuerung gilt und wie sie Empfang, Aufbewahrung und freiwillige E-Rechnungen vorbereiten.

Die Tabelle fasst die neun Kernpunkte für Kleinunternehmer und ihre Rechtsgrundlage zusammen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, umsatzsteuerlich müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen ausstellen, weder heute noch ab 2028: § 34a Satz 4 UStDV erlaubt für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, immer eine sonstige Rechnung, abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Das BMF führt Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) in der BMF-FAQ Frage 4 unter den Fällen, in denen keine E-Rechnung nötig ist, neben Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweisen (§ 34 UStDV). Eine eigene Grundlage haben Rechnungen an Stellen des Bundes: Lieferanten sind dort „seit dem 27. November 2020 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)“ zur E-Rechnung verpflichtet (Rn. 24 BMF-Schreiben vom 15.10.2026), ausgenommen Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Zwischen UStG und ERechV besteht nach BMF-FAQ Frage 4a „kein Rangverhältnis“.

Die Erleichterung betrifft nur die eigenen Rechnungen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, bleibt bestehen und ist Gegenstand des nächsten Hauptabschnitts. Wie sich Kleinunternehmer neben Vereinen, Vermietern oder Freiberuflern einordnen, zeigt die Übersicht, wer von der E-Rechnungspflicht betroffen ist.

Was § 34a Satz 4 UStDV erlaubt: Papier, PDF mit Zustimmung oder freiwillig strukturiert

§ 34a Satz 4 UStDV lautet: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ Eine Rechnung nach Satz 1 ist jede Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind; den vollständigen Wortlaut zeigt § 34a UStDV auf gesetze-im-internet.de. Eine sonstige Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG „eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“.

Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE ordnet die Übermittlung einer Kleinunternehmer-Rechnung in drei Wege, die unten aufgeführt sind.

• Papier: Eine Papierrechnung ist immer zulässig, ohne Zustimmung des Empfängers.
• Anderes elektronisches Format, etwa PDF: Dieser Weg setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Die Zustimmung braucht keine bestimmte Form; eine Rahmenvereinbarung oder ein stillschweigendes Einverständnis genügt (Rn. 63 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; Abschn. 14.1 Abs. 7 UStAE).
• E-Rechnung: „Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.“ (Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE)

Eine freiwillige E-Rechnung muss die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 3 und Satz 6 UStG erfüllen. Das strukturierte Format entspricht entweder der europäischen Norm EN 16931 (Satz 6 Nr. 1) oder ist zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart und erlaubt „die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben“ (Satz 6 Nr. 2, Satz 7). Welches zulässige Format verwendet wird, „ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist“ (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Eine PDF-Datei per E-Mail bleibt dagegen eine sonstige Rechnung, auch wenn sie elektronisch ankommt. Wie das Gesetz beide Rechnungsarten abgrenzt, erklärt die Seite § 14 UStG: E-Rechnung und sonstige Rechnung.

Seit wann die Ausnahme für Kleinunternehmer gilt und warum sie nicht 2028 endet

Die Ausnahme gilt seit dem 1. Januar 2025: § 34a UStDV wurde durch Art. 29 des Jahressteuergesetzes 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 387) eingefügt und ist anders als die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG nicht befristet. Die Übergangsregeln laufen für Umsätze bis Ende 2027 aus, § 34a UStDV enthält dagegen kein Enddatum.

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich E-Rechnungen sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Ausnahmen der §§ 33, 34 und 34a UStDV bestehen über dieses Datum hinaus fort. Rn. 22 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 wendet dieselbe Regel einheitlich auf Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern an: Alle drei dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die Aussage, ab 2028 müssten auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen, widerspricht dem Wortlaut des § 34a Satz 4 UStDV.

Die heutige Fassung hat eine Vorgeschichte in der Verwaltungsanweisung. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 führte in Rn. 17 noch einen eigenen Spiegelstrich zu Rechnungen, „die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden“. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat diesen Spiegelstrich gestrichen; die Regel für Kleinunternehmer steht seitdem in § 34a UStDV und in Rn. 22. Insgesamt gibt es drei BMF-Schreiben, vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026; was jedes klargestellt hat, beschreibt die Seite BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 muss jeder im Inland ansässige Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, ausdrücklich auch, wer der Kleinunternehmerregelung unterliegt: „Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt.“ (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE). Satz 1 derselben Vorschrift lautet: „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen.“ Für den Empfang gibt es keine Übergangszeit, denn „hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung“ (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Die BMF-FAQ hält in Frage 12 fest: „Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.“ Den Wortlaut des geänderten Abschn. 14.1 UStAE enthält das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.

Was für den Empfang beim Kleinunternehmer genügt

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach oder ein bestimmter Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE; BMF-FAQ Frage 8). Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE formuliert: „Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“ Nach BMF-FAQ Frage 8 „sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E-Rechnung übermittelt werden muss“. Eine Pflicht zur Teilnahme am Peppol-Netz besteht für Kleinunternehmer deshalb nicht; Peppol ist ein Übertragungsnetz und kein Format.

Ein E-Mail-Postfach nimmt die Datei an, lesbar macht es sie nicht immer. Die BMF-FAQ erklärt in Frage 12a: „XRechnungen beinhalten keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei. Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer).“ Laut derselben Frage 12a kann der E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal unter www.e-rechnung.elster.de E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar darstellen. ELSTER bezeichnet ihn auf der ELSTER-Seite zum E-Rechnungs-Viewer als „unverbindlichen Service der Steuerverwaltung“ (Stand: 29.10.2026); er zeigt Rechnungen an, erstellt aber keine, und eine Prüfung der Datei nennt ELSTER nicht. Was der Empfang darüber hinaus verlangt, vom Postfach bis zur Weiterverarbeitung, erklärt die Seite E-Rechnung empfangen: was jedes Unternehmen können muss.

Lieferanten schicken auch Kleinunternehmern E-Rechnungen

Wer an einen Kleinunternehmer für dessen Unternehmen leistet, muss nach den allgemeinen Regeln eine E-Rechnung ausstellen; Rn. 17 Satz 2 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 stellt klar, dass dies auch gilt, wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist. Die Steuerbefreiung des Empfängers ändert an der Pflicht des Lieferanten also nichts.

Die Pflicht des Lieferanten setzt voraus, dass beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ansässig ist ein Unternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist, ohne Sitz mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt; ist eine Seite nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung (Abschn. 14.1 Abs. 6 UStAE). Ob der Lieferant eine Übergangsregel nutzt, entscheidet er selbst. Verweigert ein Kleinunternehmer die E-Rechnung oder kann er sie technisch nicht annehmen, hat er „kein Anrecht“ auf eine sonstige Rechnung (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE; BMF-FAQ Frage 11). Der Lieferant hat seine Pflichten nach Satz 5 erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und sich nachweislich, etwa durch ein Sendeprotokoll, um die Übermittlung bemüht hat.

Bis Ende 2027 darf der Lieferant nach § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG noch sonstige Rechnungen schicken. Nach Nr. 1 gilt das für Umsätze aus 2025 und 2026, übermittelt bis zum 31. Dezember 2026, auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format. Nach Nr. 2 gilt es für Umsätze aus 2027, übermittelt bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des Lieferanten im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag. Nach Nr. 3 bleibt für Umsätze aus 2027, übermittelt bis zum 31. Dezember 2027, ein EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG zulässig, mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze. Ein Kleinunternehmer erhält E-Rechnungen also spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028; den vollständigen Ablauf zeigt die Seite alle Fristen der E-Rechnung bis 2028.

Pflichtangaben einer Rechnung von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV

Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, braucht nach § 34a Satz 1 UStDV nur sechs Angaben, darunter Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Die Tabelle nennt die sechs Angaben in der Reihenfolge der Vorschrift.

Quelle: § 34a Satz 1 UStDV; keine fortlaufende Nummer (Abschn. 14.5 Abs. 14 UStAE).

Nach § 34a Satz 2 UStDV bleiben die §§ 33 und 34 UStDV unberührt, und nach Satz 3 gilt § 31 UStDV entsprechend: Die Angaben dürfen also auf mehrere Dokumente verteilt sein, wenn ein Dokument die übrigen bezeichnet. Ein Leistungszeitpunkt ist in § 34a UStDV nicht aufgeführt. Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erteilt das Bundeszentralamt für Steuern für das besondere Meldeverfahren, wenn ein im Inland ansässiger Unternehmer die Kleinunternehmerregelung in einem anderen EU-Mitgliedstaat nutzen will (§ 19a Abs. 1 UStG); auf der Rechnung kann sie statt Steuernummer oder USt-IdNr. stehen.

Ohne Rechnungsnummer, aber mit Hinweis auf § 19 UStG

Eine fortlaufende Rechnungsnummer muss die Rechnung eines Kleinunternehmers nicht enthalten: „Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.“ (Abschn. 14.5 Abs. 14 UStAE). Die Rechnungsnummer gehört damit nicht zu den sechs Angaben des § 34a Satz 1 UStDV, auch wenn allgemeine Listen für andere Rechnungen sie enthalten.

Der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist dagegen unverzichtbar, auch in einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto (§ 33 Satz 1 UStDV): Abschn. 14.7a Abs. 2 Satz 2 UStAE verlangt den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer auch dort. Die vollständige Liste für Rechnungen, die nicht unter § 34a UStDV fallen, beschreibt die Seite Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG.

Gutschriften über Umsätze eines Kleinunternehmers

Auch eine Gutschrift über Umsätze eines Kleinunternehmers darf immer eine sonstige Rechnung sein: § 34a Satz 1 Nr. 6 UStDV nennt die Angabe „Gutschrift“, und Satz 4 gilt für jede Rechnung nach Satz 1. Grundsätzlich gelten die Regeln zur E-Rechnung auch für Gutschriften (Abschn. 14.3 Abs. 1 Satz 2 UStAE); rechnet der Leistungsempfänger aber über steuerfreie Umsätze eines Kleinunternehmers ab, erlaubt § 34a Satz 4 UStDV weiterhin Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes elektronisches Format.

Ein typischer Anwendungsfall sind Gutschriften an Betreiber von Photovoltaikanlagen, die Kleinunternehmer sind. Die BMF-FAQ Photovoltaik (Stand 23. Juni 2023) hält fest: „Mit der Einspeisung von Strom ist der PV-Anlagenbetreiber Unternehmer im Sinne des UStG.“ Als Unternehmer muss der Betreiber E-Rechnungen empfangen können; die Gutschrift über seine steuerfreien Umsätze muss aber keine E-Rechnung sein.

Was gilt, wenn ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechselt?

Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung endet die Ausnahme des § 34a Satz 4 UStDV: Nach der BMF-FAQ Frage 4 ist ein Kleinunternehmer, der zur Regelbesteuerung wechselt, ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Der Wortlaut der BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand: Oktober 2026) lautet: „Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er … ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.“ Zwei Wege führen in die Regelbesteuerung: das Überschreiten der Umsatzgrenzen des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG und der freiwillige Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG. Die übrigen Voraussetzungen sind dieselben wie für jeden Unternehmer, also eine Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer und die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG.

Die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG

Kleinunternehmer ist seit dem 1. Januar 2025 nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Der Wortlaut auf § 19 UStG auf gesetze-im-internet.de stellt die Steuerbefreiung unter die Bedingung, „wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet“. Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG „die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1“, gemindert um bestimmte steuerfreie Umsätze.

Diese Grenzen sind ein anderer Test als die 800.000 Euro des § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG. Die 25.000 und 100.000 Euro entscheiden, ob ein Unternehmer Kleinunternehmer ist; die 800.000 Euro entscheiden nur, ob ein Unternehmer, der E-Rechnungen ausstellen muss, für Umsätze aus 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden darf. Beide Tests verwenden den Gesamtumsatz des § 19 Abs. 2 UStG. Wie dieser Gesamtumsatz berechnet wird und wer wegen der 800.000-Euro-Grenze schon 2027 umstellen muss, erklärt eine eigene Seite.

Ab dem Wechsel: Ausstellen nach den Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG

Ein früherer Kleinunternehmer stellt ab dem Wechsel E-Rechnungen nach denselben Fristen aus wie jeder andere Unternehmer: für Umsätze ab 1. Januar 2027, wenn sein Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst für Umsätze ab 1. Januar 2028.

Bis dahin gelten die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG. Nach Nr. 1 darf er für Umsätze aus 2025 und 2026 sonstige Rechnungen ausstellen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Nach Nr. 2 darf er für Umsätze aus 2027 sonstige Rechnungen bis zum 31. Dezember 2027 übermitteln, wenn sein Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag. Nach Nr. 3 bleibt für Umsätze aus 2027, übermittelt bis zum 31. Dezember 2027, ein EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers zulässig, ohne Umsatzgrenze. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatkunden müssen keine E-Rechnungen sein (BMF-FAQ Frage 4), und für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG keine Rechnungspflicht.

Welche Pflichten im eigenen Betrieb gelten, hängt vom Zeitpunkt des Wechsels, von den Kunden und vom Vorjahresumsatz ab. Der Pflicht-Check gibt dazu ein unverbindliches Ergebnis mit der jeweiligen Rechtsgrundlage, aber keine Steuerberatung; den Einzelfall klärt ein Steuerberater. Die Übergangsregeln im Zusammenhang zeigt die Übersicht der Fristen der E-Rechnung von 2025 bis 2028.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: fünf Jahre Bindung

Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist an den Verzicht nach § 19 Abs. 3 Satz 3 UStG „mindestens für fünf Kalenderjahre“ gebunden.

Ab dem Verzicht gelten die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung unter den übrigen Voraussetzungen, so wie nach jedem anderen Wechsel zur Regelbesteuerung (BMF-FAQ Frage 4). Es gelten dieselben Fristen und Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG wie im vorigen Abschnitt.

Als Kleinunternehmer vorbereiten: Empfang einrichten, aufbewahren, freiwillig ausstellen

Ein Kleinunternehmer braucht für die E-Rechnung vier Dinge: ein E-Mail-Postfach für den Empfang, eine Möglichkeit, XML-Rechnungen lesbar zu machen, eine Ablage, die die Datei unverändert aufbewahrt, und nur bei Bedarf ein Programm für freiwillige E-Rechnungen. Die vier Bausteine sind unten aufgeführt.

• Empfang: Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt; ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE).
• Lesen: Für XRechnungen ohne PDF-Ansicht brauchen Sie einen Viewer (BMF-FAQ Frage 12a); der Viewer im ELSTER-Portal zeigt Rechnungen an, erstellt aber keine. Werkzeuge im Vergleich: E-Rechnung lesen mit kostenlosen Viewern.
• Aufbewahrung: Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Bei einer E-Rechnung ist „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“ (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 4 UStAE); ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Details: E-Rechnung archivieren nach UStG und GoBD.
• Freiwillig ausstellen: Eine freiwillige E-Rechnung braucht ein Format nach der EN 16931 oder ein vereinbartes Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG, aber keine Zustimmung des Empfängers (Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE). Freie Werkzeuge beschreibt die Seite E-Rechnung kostenlos erstellen: freie Tools und ihre Grenzen.

Welche Programme E-Rechnungen empfangen und ausstellen, zeigt unser Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Kleinunternehmer neben anderen Ausnahmen und Gruppen

Kleinunternehmer sind einer von mehreren Fällen, in denen eine sonstige Rechnung immer zulässig ist; daneben stehen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 Satz 4 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht schon keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Alle Fälle im Zusammenhang behandelt die Seite Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Die Tabelle zeigt sechs Fälle und Gruppen, die häufig neben der Kleinunternehmerregelung stehen.

Häufige Fragen von Kleinunternehmern zur E-Rechnung

Fünf Einzelfragen von Kleinunternehmern, jeweils kurz beantwortet.

Sind Kleinunternehmen von der E-Rechnung befreit?

Nur beim Ausstellen: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV). E-Rechnungen empfangen können müssen sie seit 1. Januar 2025 wie jeder inländische Unternehmer (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE); für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt daneben die ERechV.

Darf ein Kleinunternehmer Rechnungen als PDF per E-Mail versenden?

Ja, mit Zustimmung des Empfängers, die keiner Form bedarf und auch stillschweigend erteilt werden kann (Abschn. 14.7a Abs. 3, 14.1 Abs. 7 UStAE). Eine PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.

Brauchen Kleinunternehmer ein Programm für den Empfang?

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ Frage 8). Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer, weil die Datei keine PDF-Ansicht enthält (BMF-FAQ Frage 12a).

Gilt die Ausnahme auch für ein Kleingewerbe?

Maßgeblich ist nicht die Bezeichnung Kleingewerbe, sondern ob die Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind. Nur für Rechnungen über solche Umsätze erlaubt § 34a Satz 4 UStDV immer eine sonstige Rechnung.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung schickt?

Das ist ohne Zustimmung des Empfängers zulässig (Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE). Die Rechnung bleibt eine Kleinunternehmer-Rechnung mit den Angaben des § 34a Satz 1 UStDV und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.