E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber: E-Rechnungsverordnung, Portale und Leitweg-ID

Die Regeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) bilden ein eigenes Regelwerk; die umsatzsteuerliche Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen nach § 14 UStG steht daneben, mit eigenen Daten und Übergangsregeln. Was zwischen Unternehmen gilt und wen die E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft, erklärt die Startseite.

Unter dem Namen „E-Rechnung an den Bund“ gibt es auch ein österreichisches Verfahren; diese Seite behandelt Deutschland. Sie erläutert die Rechtsgrundlagen, die Ausnahmen nach § 3 Abs. 3 ERechV, Format, Angaben und Übermittlung und ordnet das Landesrecht der 16 Länder (Stand: 29.10.2026).

E-Rechnung an den Bund im Überblick

Wer an eine Stelle der Bundesverwaltung liefert oder leistet, muss seit dem 27. November 2020 eine Rechnung in elektronischer Form über ein Verwaltungsportal des Bundes übermitteln; eine PDF-Datei ist dabei nach den Merksätzen des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern (BMI) keine E-Rechnung, und ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 1, Abs. 3 Nr. 1, § 4 Abs. 3 ERechV). Ist die E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern also verpflichtend? Gegenüber dem Bund ja, bei Ländern und Kommunen entscheidet das Landesrecht. Die Tabelle fasst die Regeln in acht Zeilen zusammen.

Regeln für Rechnungen an Stellen des Bundes, Stand: 29.10.2026.

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Rechtsgrundlagen: Richtlinie 2014/55/EU, § 4a EGovG und ERechV

Die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber beruht auf vier Rechtsakten, die aufeinander aufbauen: der Richtlinie 2014/55/EU, dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017, dem damit eingefügten § 4a des E-Government-Gesetzes und der E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 13. Oktober 2017. Die Länder setzen die Richtlinie in eigener Kompetenz um, ihre Anforderungen können deshalb von denen des Bundes abweichen. Jeder der vier Rechtsakte hat eine eigene Aufgabe, wie die folgende Liste zeigt.

• die Richtlinie 2014/55/EU: Empfangspflicht der öffentlichen Auftraggeber in der EU,
• das E-Rechnungsgesetz: Umsetzung der Richtlinie für den Bund,
• § 4a EGovG: Geltung auch unterhalb der Schwellenwerte, Wirkung auf den Verzug, Zuständigkeit des Beschaffungsamts,
• die ERechV: Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Ausnahmen, Format, Angaben und Übermittlung.

Richtlinie 2014/55/EU: Empfangspflicht der öffentlichen Auftraggeber

Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) verpflichtet öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 in einer der gelisteten Syntaxen zu empfangen und zu verarbeiten (Art. 7). Sie ist am 26. Mai 2014 in Kraft getreten (Art. 13) und war bis zum 27. November 2018 umzusetzen (Art. 11 Abs. 1). Eine elektronische Rechnung ist nach Art. 2 Nr. 1 „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“.

Die Richtlinie verpflichtet nur die Rechnungsempfänger; nach Erwägungsgrund 35 dürfen die Mitgliedstaaten aber Lieferanten zum Ausstellen verpflichten, wie es Deutschland für den Bund in § 3 Abs. 1 ERechV getan hat. Für subzentrale öffentliche Auftraggeber erlaubte die Richtlinie einen Aufschub von höchstens 30 Monaten (Art. 11 Abs. 2 UAbs. 2). Länder und Kommunen müssen E-Rechnungen deshalb spätestens seit dem 18. April 2020 empfangen, zumindest oberhalb der EU-Schwellenwerte; in Mecklenburg-Vorpommern gilt das erst seit dem 29. Juni 2021.

E-Rechnungsgesetz und § 4a EGovG

Das Gesetz vom 4. April 2017 (BGBl. I S. 770), das E-Rechnungsgesetz, setzte die Richtlinie für den Bund um und fügte § 4a in das E-Government-Gesetz (EGovG) ein. Nach § 4a Abs. 1 Satz 2 EGovG gilt die Regelung unabhängig davon, ob der Schwellenwert nach § 106 GWB erreicht wird. Vertragliche Regelungen, die eine elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, bleiben nach Satz 3 unberührt.

§ 4a Abs. 4 EGovG verknüpft die Pflicht mit dem Zivilrecht: Erfasste Rechnungen gelten nur dann als „Rechnung oder gleichwertige Zahlungsaufstellung im Sinne von § 286 Abs. 3 BGB“, wenn sie elektronisch gestellt werden. Was bedeutet das für den Zahlungsverzug? Für den Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB zählt gegenüber dem Bund nur die elektronisch gestellte Rechnung, eine Papierrechnung genügt dafür nicht. Die fachliche Betreuung und zentrale Steuerung des elektronischen Rechnungsverkehrs in der gesamten Bundesverwaltung liegt nach § 4a Abs. 5 EGovG beim Beschaffungsamt des BMI, das auch die Informationsseite e-rechnung-bund.de herausgibt.

In Kraft in drei Stufen: 2018, 2019 und 2020

Die ERechV gilt seit dem 27. November 2018 für den Empfang durch die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane, seit dem 27. November 2019 für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber des Bundes, und die Pflicht der Lieferanten nach § 3 Abs. 1 gilt seit dem 27. November 2020 (§ 11 Abs. 1 bis 3 ERechV). Ausgefertigt wurde die Verordnung am 13. Oktober 2017 (BGBl. I S. 3555), nachdem das Bundeskabinett sie am 6. September 2017 beschlossen hatte. Die Tabelle ordnet die elf Daten der B2G-Regeln.

Rechnungssteller und Rechnungsempfänger nach § 2 ERechV

Rechnungssteller im Sinne der ERechV ist jeder Unternehmer nach § 14 Abs. 1 BGB, der Rechnungen an Rechnungsempfänger ausstellt und übermittelt, und Rechnungsempfänger sind alle Stellen nach § 159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GWB (§ 2 Abs. 3 und 4 ERechV). Eine Umsatzgrenze, eine Mindestgröße oder eine bestimmte Rechtsform nennt § 2 ERechV nicht. Der Wortlaut knüpft allein an die Unternehmereigenschaft nach § 14 Abs. 1 BGB und an die Rechnung an einen Rechnungsempfänger des Bundes an.

Die Pflicht selbst steht in § 3 Abs. 1 ERechV: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.“ Selbst übermitteln muss der Rechnungssteller dabei nicht. Er darf einen Rechnungssender einsetzen, also einen Dienstleister, der die Rechnung für ihn an den Rechnungsempfänger übermittelt. Die Ausnahmen von dieser Pflicht regelt § 3 Abs. 3 ERechV.

Ausnahmen nach § 3 Abs. 3 ERechV

§ 3 Abs. 3 Nr. 1 bis 3 ERechV nimmt Rechnungen nach Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro, Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Daten, Fälle des Auswärtigen Dienstes und der Beschaffung im Ausland sowie die Organleihe von der Pflicht aus. Die Ausnahme nach Nr. 1 hängt am Betrag des Direktauftrags, die Ausnahmen nach Nr. 2 und Nr. 3 hängen an der Art der Beschaffung.

Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro

Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden, fallen nicht unter die Pflicht (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV); ein Betrag von genau 1.000 Euro ist also noch ausgenommen. Die Ausnahme ist an den Direktauftrag gebunden und keine allgemeine Grenze für kleine Rechnungen an den Bund. Nach Angaben des Beschaffungsamts des BMI vom 1. April 2025 wurde die Wertgrenze für Direktaufträge nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) 2025 befristet auf 15.000 Euro angehoben. Die Grenze der ERechV hat sich dadurch nicht geändert, sie bleibt bei 1.000 Euro.

Eine 250-Euro-Grenze enthält die ERechV nicht. Die 250 Euro brutto stammen aus dem Umsatzsteuerrecht: Eine Kleinbetragsrechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto (§ 33 Satz 1 UStDV) darf nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Beide Grenzen gehören zu verschiedenen Regelwerken und lassen sich nicht gegeneinander verrechnen. Was die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro im Umsatzsteuerrecht bedeutet, erklärt eine eigene Seite.

Geheimhaltung, Auslandsbeschaffung und Organleihe

Auch Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten nach § 8 ERechV, Rechnungen im Auswärtigen Dienst und bei Beschaffungen im Ausland nach § 9 ERechV und Rechnungen im Rahmen der Organleihe nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB sind ausgenommen (§ 3 Abs. 3 Nr. 2 und 3 ERechV). Für Rechnungsdaten nach § 4 Abs. 2 Nr. 4 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (SÜG), also Verschlusssachen der Stufe VS-NfD, gilt zusätzlich ein Verbot: Sie dürfen nach § 8 Abs. 2 ERechV nicht per E-Mail übertragen werden.

Für Auslandsvertretungen gilt eine eigene Schwelle. Sie müssen E-Rechnungen nach § 9 Abs. 1 ERechV erst ab dem Schwellenwert nach § 106 Abs. 2 GWB empfangen.

XRechnung für Rechnungen an den Bund: § 4 Abs. 1 ERechV

Für Rechnungen an den Bund ist der Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden; ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 4 Abs. 1 Satz 1 und 2 ERechV). Welches E-Rechnungsformat verlangen Behörden des Bundes also? Grundsätzlich die XRechnung, so auch Merksatz 4 des Beschaffungsamts, daneben jeden Standard, der der EN 16931 entspricht. Den Standard XRechnung hat der IT-Planungsrat am 22. Juni 2017 beschlossen.

Die XRechnung 3.0 gilt nach Angaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) seit dem 1. Februar 2024 und mindestens bis zum 31. Juli 2027; aktuell ist die Version 3.0.2 (Stand: 29.10.2026). Die Vorversion der XRechnung 4.0 hat die KoSIT am 15. September 2026 veröffentlicht. Sie ist nach Angaben der KoSIT noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen; das Bundle soll voraussichtlich im Frühjahr 2027 erscheinen, Übergangsfristen sind noch nicht veröffentlicht.

Für ZUGFeRD gilt beim Bund eine Einschränkung auf das Profil XRECHNUNG, die der Fragenteil am Ende der Seite erläutert. Eine XRechnung lässt sich mit einer Rechnungssoftware erzeugen oder über die Weberfassung der Plattform des Bundes eingeben. Wie Sie eine solche Datei Schritt für Schritt anlegen, zeigt XRechnung erstellen.

Angaben nach § 5 ERechV: Zahlungsdaten, Kontakt und Bestellbezug

Eine Rechnung an den Bund muss die Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindungsdaten, die Zahlungsbedingungen und die De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers enthalten, und Lieferantennummer und Bestellnummer kommen hinzu, wenn der Auftraggeber sie bei der Beauftragung übermittelt hat (§ 5 Abs. 1 und 2 ERechV). Die Leitweg-ID teilt der Auftraggeber bei der Bestellung mit, und verwendet wird nur die bei der Auftragserteilung benannte ID; ein Unternehmen braucht nach den FAQ des Beschaffungsamts keine eigene Leitweg-ID. In der XRechnung steht sie im Feld BT-10. Die Tabelle ordnet die sechs Angaben den Feldern der XRechnung nach den FAQ des Beschaffungsamts zu.

Übermittlung nach § 4 Abs. 3 ERechV: Verwaltungsportal und Nutzerkonto

Rechnungen an den Bund sind über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Abs. 2 OZG zu übermitteln, und das setzt eine vorherige Registrierung mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Abs. 5 OZG voraus (§ 4 Abs. 3 ERechV). Eine Rechnung, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann, wird abgelehnt, und der Rechnungssteller erhält darüber keine Information (§ 4 Abs. 4 ERechV).

Seit dem 19. September 2025 ist die OZG-RE die einzige Rechnungseingangsplattform der Bundesverwaltung; die frühere ZRE nimmt seit diesem Tag keine Rechnungen mehr an und wurde nach Angaben des Beschaffungsamts „zum Jahresende 2025 abgeschaltet“. Wo melden sich Lieferanten für die E-Rechnung an den Bund an? Die Registrierung bei der OZG-RE ist nach den FAQ des Beschaffungsamts einmalig und kostenlos und für jeden Kanal nötig, auch für Peppol. Die OZG-RE bietet die folgenden vier Übertragungskanäle (Stand: 29.10.2026).

• die Weberfassung im Portal,
• den Upload einer fertigen Rechnungsdatei,
• die E-Mail,
• das Peppol-Netzwerk.

Verpflichtend ist die OZG-RE für die unmittelbare Bundesverwaltung und die Verfassungsorgane, optional für die mittelbare Bundesverwaltung, Zuwendungsempfänger und kooperierende Länder; angebunden sind nach Angaben des Beschaffungsamts über 170 Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (22. September 2025) und aktuell fünf Länder (25. Juni 2026). Im Peppol-Netz sind Empfänger der OZG-RE unter 0204 und ihrer Leitweg-ID erreichbar, die zusätzlich in BT-10 steht. Wie das Netzwerk funktioniert, erklärt Peppol in Deutschland.

Landesrecht für Länder und Kommunen

Für Rechnungen an Stellen der Länder und Kommunen gilt das Recht des jeweiligen Landes, das die Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz umsetzt; eine Pflicht für Lieferanten besteht nach dem Jahresbericht 2026 des ORH Bayern (TNr. 41) in sieben Ländern: Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg, Saarland, Mecklenburg-Vorpommern, Hessen und Rheinland-Pfalz. In den übrigen neun Ländern, Bayern, Berlin, Brandenburg, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen, sieht das Landesrecht nach dieser Aufstellung keine Pflicht für Lieferanten vor. Empfangen müssen auch ihre Stellen E-Rechnungen, mindestens nach den Vorgaben der Richtlinie.

Ein gemeinsames E-Rechnungsportal für alle Länder gibt es nicht; beim Eingang lassen sich vier Gruppen unterscheiden (Stand: 29.10.2026). Die Empfängerliste der OZG-RE (Stand: 19.09.2025) nennt Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen. Bremen, Hamburg, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein nutzen das gemeinsame GO-Serviceportal E-Rechnung. Eigene Plattformen betreiben Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen und Rheinland-Pfalz, dessen ZRE RLP auch das Saarland nutzt, und Bayern und Hessen haben kein zentrales Portal.

Pflicht für Lieferanten nach ORH Bayern, Jahresbericht 2026, TNr. 41; Eingangsplattformen nach den Angaben der Länder und des Beschaffungsamts, OZG-RE nach der Empfängerliste (Stand: 19.09.2025), sonst Stand: 29.10.2026. Schwellenwerte und Ausnahmen der Länder stehen auf den Länderseiten.

Abgrenzung zum Umsatzsteuerrecht: zwei getrennte Regelwerke

Die ERechV und das Landesrecht regeln Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; die E-Rechnungspflicht zwischen im Inland ansässigen Unternehmen folgt dagegen aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG mit den Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Beide Regelwerke haben eigene Rechtsgrundlagen, Stichtage und Ausnahmen. Wie das UStG die E-Rechnung definiert, beschreibt § 14 UStG seit 2025.

Die Stichtage zeigen den Unterschied. Lieferanten des Bundes stellen seit dem 27. November 2020 Rechnungen in elektronischer Form aus, zwischen Unternehmen ist seit dem 1. Januar 2025 zunächst der Empfang Pflicht, und zwar ohne Übergangsregelung (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Für das Ausstellen zwischen Unternehmen erlauben die drei Nummern des § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG dagegen unter jeweils eigenen Bedingungen noch eine sonstige Rechnung.

Gemeinsam ist beiden Ebenen der Begriff: Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG wie nach Art. 2 Nr. 1 der Richtlinie verlangt die E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, eine PDF-Datei genügt in keinem der beiden Regelwerke. Nach Rn. 25 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 besteht „kein Rangverhältnis zwischen dem UStG und einer anderen Vorschrift zur Ausstellung einer E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung“; gelten beide, „ist die strengere Vorschrift maßgeblich, um beiden Vorschriften zu entsprechen“.

Nach Rn. 24 desselben Schreibens fallen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung nur unter die umsatzsteuerlichen Regeln zur E-Rechnung, wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt. Wann Kommunen selbst als Unternehmer Rechnungen stellen und empfangen, erklärt E-Rechnung bei Kommunen und Körperschaften des öffentlichen Rechts.

Stand der Regeln für den Bund am 29.10.2026

Stand: 29.10.2026 gilt die ERechV in der Fassung ihrer letzten Änderung durch Art. 76 der Verordnung vom 19. Juni 2020 (BGBl. I S. 1328), und das E-Government-Gesetz wurde zuletzt durch Art. 11 des Gesetzes vom 2. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 301) geändert. § 10 ERechV verpflichtete das Bundesministerium des Innern, die Anwendung der Verordnung spätestens bis zum 31. Dezember 2022 zu prüfen.

Die OZG-RE ist seit 2019 in Betrieb und verarbeitet nach Angaben des Beschaffungsamts über 330.000 E-Rechnungen pro Monat (Mitteilung vom 25. Juni 2026). Insgesamt gingen bis zum 27. November 2025 mehr als 14 Millionen E-Rechnungen ein, und registriert waren Ende Oktober 2025 knapp 80.000 Rechnungssender (Mitteilung vom 27. November 2025).

Häufige Fragen zur E-Rechnung an Behörden

Die folgenden vier Fragen betreffen Randfälle der E-Rechnung an Behörden des Bundes; die Antworten bleiben kurz und nennen die Rechtsgrundlage. Für Rechnungen an Stellen der Länder gilt jeweils das Landesrecht.

Gilt die Pflicht auch für ausländische Lieferanten?

Ja: Die ERechV gilt für jeden Unternehmer nach § 14 Abs. 1 BGB, der Rechnungen an Stellen des Bundes stellt, also auch für Lieferanten mit Sitz im Ausland (§ 2 Abs. 3 ERechV). Die Weboberfläche der OZG-RE steht nach den FAQ des Beschaffungsamts auf Deutsch und auf Englisch zur Verfügung (Stand: 29.10.2026).

Reicht eine PDF-Rechnung an eine Bundesbehörde?

Nein: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, und auch eine hybride ZUGFeRD-Rechnung nimmt die OZG-RE nach den FAQ des Beschaffungsamts nur im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei ohne Sichtformat an (Stand: 29.10.2026). Eine ZUGFeRD-Datei mit PDF-Teil genügt gegenüber dem Bund also nicht. Welche Profile das hybride Format sonst hat, beschreibt ZUGFeRD.

Gilt die Pflicht auch unterhalb der EU-Schwellenwerte?

Ja: Die elektronische Rechnungsstellung gilt nach § 4a Abs. 1 Satz 2 EGovG unabhängig davon, ob der Schwellenwert nach § 106 GWB erreicht wird; ausgenommen sind nur die Fälle des § 3 Abs. 3 ERechV. Eine eigene Schwelle kennt die ERechV nur für Auslandsvertretungen (§ 9 Abs. 1 ERechV).

Sind steuerfreie Leistungen an den Bund ausgenommen?

Nicht pauschal: Nach den FAQ des Beschaffungsamts des BMI sind steuerbefreite Leistungen nicht allgemein von der E-Rechnung an den Bund ausgenommen (Stand: 29.10.2026). Die Ausnahmen der ERechV knüpfen an Direktauftrag, Geheimhaltung, Auslandsbeschaffung und Organleihe an, nicht an die Umsatzsteuer.