Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen? Unternehmen, Branchen und Sonderfälle

Empfangen und Ausstellen sind damit zwei getrennte Pflichten mit verschiedenen Stichtagen und verschiedenen Voraussetzungen.

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Papierrechnung oder eine PDF-Datei per E-Mail ist dagegen eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Kleinunternehmer müssen nie E-Rechnungen ausstellen, denn ihre Rechnungen dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer sonstige Rechnungen sein; empfangen müssen auch sie. Was eine E-Rechnung im Einzelnen ausmacht und ab wann die E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt, erklärt die Startseite.

Diese Seite ordnet die Betroffenheit in fünf Teilen: die allgemeine Prüfung mit ihren vier Voraussetzungen, die Empfangspflicht, die ausdrücklich erfassten und die dauerhaft ausgenommenen Fälle, die 13 Gruppen mit je einer Regel und den Schutz des Ausstellers nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Stand: 29.10.2026). Ob ein bestimmtes Unternehmen betroffen ist, klärt im Einzelfall ein Steuerberater.

Die allgemeine Prüfung: vier Voraussetzungen und ihre Rechtsgrundlage

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG auszustellen, wenn vier Voraussetzungen zusammen vorliegen: Ein Unternehmer erbringt einen steuerbaren, nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG befreiten Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, und beide sind im Inland ansässig; bis zum 31. Dezember 2027 gelten dafür die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Die Empfangspflicht hängt dagegen nicht an diesen vier Voraussetzungen, sie trifft jedes im Inland ansässige Unternehmen. Die folgende Tabelle ordnet in sechs Zeilen die Empfangspflicht, die vier Voraussetzungen und den Zeitpunkt, jeweils mit Rechtsgrundlage und der Folge, wenn die Voraussetzung fehlt.

Allgemeine Prüfung nach § 14 UStG und den BMF-Schreiben, Stand: 29.10.2026.

Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

Unternehmer ist nach § 2 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt; auf Rechtsform, Größe oder Branche kommt es nach dem Wortlaut nicht an. Die Vorschrift nennt allein die Tätigkeit und ihre Selbständigkeit, keinen Mindestumsatz und keine Mindestgröße.

Wer gehört außer Gewerbebetrieben noch dazu? Die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026) beantwortet das in Frage 3 ausdrücklich: „Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.“ Unternehmer ist man also nicht erst ab einem bestimmten Umsatz. Die Grenze von 800.000 Euro entscheidet allein über den Zeitpunkt des Ausstellens, nie darüber, ob jemand Unternehmer ist. Auch wer selbst keine E-Rechnung ausstellen muss, bleibt Unternehmer und muss E-Rechnungen empfangen können.

Ansässigkeit im Inland: Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte

Im Inland ansässig ist nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG ein Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer Betriebsstätte im Inland, die an dem Umsatz beteiligt ist, und in Ermangelung eines Sitzes mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland. Als Betriebsstätte zählt nach Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 2 UStAE eine „umsatzsteuerliche Betriebsstätte (vgl. Abschnitt 3a.1 Abs. 3), die an dem Umsatz beteiligt ist“. Eine Betriebsstätte, die mit dem konkreten Umsatz nichts zu tun hat, begründet die Ansässigkeit für diesen Umsatz also nicht. Dem Inland stellt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete gleich.

Ansässig sein müssen beide Seiten, der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger. Ist mindestens einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht nach Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE keine Pflicht zur E-Rechnung. Die Rechnung darf dann auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Was heißt das für ein ausländisches Unternehmen mit Kunden in Deutschland? Ohne Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte im Inland trifft es gegenüber diesen Kunden keine Pflicht zur E-Rechnung, und ebenso wenig braucht ein inländisches Unternehmen für einen Kunden ohne Ansässigkeit im Inland eine E-Rechnung.

Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen

Die Pflicht erfasst nur Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht darunter. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung hält das in ihrer Einleitung fest: „Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.“ Eine E-Rechnung an eine Privatperson ist nach Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE nur mit deren Zustimmung zulässig.

Zwei Fallgruppen liegen zwischen Unternehmer und Endverbraucher. Leistet ein Unternehmer an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, zum Beispiel an viele Vereine, muss er zwar eine Rechnung ausstellen, darf aber eine sonstige Rechnung verwenden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG; BMF-FAQ Frage 4). Vereine sind damit nicht immer ausgenommen: Für ihren unternehmerischen Bereich gelten nach Frage 5 die allgemeinen Regeln. Für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger, etwa Privatpersonen, bleibt die Rechnungspflicht bestehen, die Rechnung darf aber eine sonstige Rechnung sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG; Abschn. 14.1 Abs. 9 UStAE).

Steuerbarer Umsatz ohne Befreiung nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Erfasst sind Lieferungen und sonstige Leistungen nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, also steuerbare Umsätze (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG); ist der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei, besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG schon keine Pflicht zur Rechnung. Steuerfrei nach diesen Nummern sind zum Beispiel Heilbehandlungen als Arzt, Zahnarzt oder Heilpraktiker (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG) und die Vermietung von Wohnungen (§ 4 Nr. 12 UStG). Für solche Umsätze ist eine Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig, (BMF-FAQ Frage 4), eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers (Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE). Das Unternehmen bleibt trotzdem Unternehmer und muss E-Rechnungen empfangen können, die es von seinen Lieferanten erhält.

Nicht ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG. Für sie ist nach Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 9 UStAE unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen, etwa für eine innergemeinschaftliche Lieferung aus Deutschland an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers im Gemeinschaftsgebiet. Dauerhaft ausgenommen sind dagegen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§§ 33, 34 und 34a UStDV). Alle dauerhaften Fälle mit ihren Grenzen stehen unter Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Empfang: seit 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen

Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, denn für den Empfang gilt nach Rn. 62 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 keine Übergangsregelung, und die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026) hält in Frage 12 fest: „Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.“ Die Empfangspflicht trifft deshalb auch Unternehmer, die selbst keine E-Rechnung ausstellen müssen. Die drei Gruppen, für die das ausdrücklich klargestellt ist, sind nachfolgend aufgeführt.

• Kleinunternehmer: Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE bestimmt: „Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt.“
• Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter von Wohnungen oder Ärzte (BMF-FAQ Frage 3).
• Land- und Forstwirte, denen ihre Lieferanten nach Rn. 17 Satz 2 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 ebenfalls E-Rechnungen ausstellen.

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ Fragen 8 und 12). Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nach Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE nicht erforderlich. Nach Frage 8 „sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E-Rechnung übermittelt werden muss“. Ein Peppol-Zugang oder eine bestimmte Software ist für den Empfang also nicht vorgeschrieben.

Über das Format entscheidet in der Übergangszeit der Aussteller, nicht der Empfänger. Ein Unternehmen kann eine E-Rechnung also nicht mit dem Hinweis zurückweisen, es sei klein, Kleinunternehmer oder erbringe nur steuerfreie Umsätze; die Folgen einer Verweigerung beantwortet die Frage am Ende dieser Seite. Wie der Eingang praktisch eingerichtet wird, zeigt die Seite E-Rechnung empfangen.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen? Ausdrücklich erfasste und dauerhaft ausgenommene Fälle

E-Rechnungen ausstellen muss jedes im Inland ansässige Unternehmen, das steuerbare und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG befreite Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringt, für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn sein Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028; Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise bleiben dauerhaft ausgenommen. Bis dahin erlaubt § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG unter Bedingungen noch eine sonstige Rechnung: nach Nr. 1 jedem Aussteller für Umsätze aus 2025 und 2026 bei Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026 und nach Nr. 3 für Umsätze aus 2027 Rechnungen im EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG, übermittelt bis zum 31. Dezember 2027, mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze.

Ausdrücklich erfasst sind auch Fälle, die nach Sonderregeln abgerechnet werden: Gutschriften, Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind, die Sonderregelungen der §§ 23a bis 25c UStG, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG, Umsätze, die durch Option nach § 9 UStG steuerpflichtig werden, und Rechnungen, in denen nur ein Teil der Leistungen der Pflicht unterliegt (Rn. 17 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025; Abschn. 14.1 Abs. 4 Sätze 8, 9 und 10 UStAE). Die folgende Tabelle stellt diese erfassten Fälle in zehn Zeilen den dauerhaft ausgenommenen gegenüber.

Bis zum 31.12.2026 und für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 bis zum 31.12.2027 gelten die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG; EDI mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze aus 2027 bis zum 31.12.2027.

Der Status des Empfängers ändert die Pflicht des Ausstellers nicht. Nach Rn. 17 Satz 2 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 gelten die Regeln auch, wenn der Empfänger Kleinunternehmer oder Land- und Forstwirt ist oder nur steuerfreie Umsätze erbringt, etwa als Vermieter einer Wohnung. Ein Lieferant darf einem Kleinunternehmer also nicht deshalb eine sonstige Rechnung schicken, weil dieser selbst keine E-Rechnung ausstellen muss.

Für die Grenze von 800.000 Euro zählt allein der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, nie der Umsatz des Kunden. In einer Organschaft ist nach Rn. 64 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 auf den Umsatz des gesamten Organkreises abzustellen. Wie der Gesamtumsatz berechnet wird, erklärt die Seite zur 800.000-Euro-Grenze.

Die 13 Gruppen im Überblick: was für wen gilt

Keine Berufsgruppe und keine Branche ist als solche von der E-Rechnungspflicht ausgenommen; für jede Gruppe entscheiden dieselben vier Voraussetzungen, und die Unterschiede ergeben sich aus Steuerbefreiungen, Sonderregeln und der Frage, ob überhaupt an Unternehmen geleistet wird. Die Tabelle nennt für 13 Gruppen je eine Regel mit ihrer Rechtsgrundlage; die verlinkte Gruppenseite erklärt die Einzelheiten.

Was für die einzelnen Gruppen gilt, jeweils mit Rechtsgrundlage, Stand: 29.10.2026. Für den Einzelfall entscheidet die steuerliche Beratung.

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Schutz des Ausstellers, wenn die Unternehmereigenschaft des Kunden nicht erkennbar ist

Stellt ein Unternehmen eine sonstige Rechnung aus, obwohl der Kunde Unternehmer ist, beanstandet die Finanzverwaltung das nach Rn. 5 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 nicht, solange der Aussteller davon keine Kenntnis hatte und es auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte. Das ist eine Nichtbeanstandungsregel der Verwaltung, kein Gesetz. Woran lässt sich die Unternehmereigenschaft erkennen? Verwendet der Kunde eine USt-IdNr. oder eine W-IdNr., ist das nach Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 2 UStAE ein Indiz dafür, dass er Unternehmer ist.

Für das Massengeschäft enthält Rn. 6 desselben Schreibens eine Erleichterung. Bei Dauersachverhalten im Massenkundengeschäft, zum Beispiel bei Energielieferungen, genügt es, die Unternehmereigenschaft zu Beginn des Vertrags oder bei einer Änderung des Vertrags zu klären. Ein Versorger muss also nicht vor jeder einzelnen Abrechnung erneut prüfen, ob sein Kunde inzwischen Unternehmer ist.

Für den Vorsteuerabzug des Empfängers verweist Rn. 7 auf Rn. 55 bis 59 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024. Danach berechtigt eine sonstige Rechnung, die nach dem Ende der Übergangsregeln statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ausgestellt wird, dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (Rn. 55 und 56); eine Berichtigung durch eine E-Rechnung mit spezifischer Bezugnahme wirkt auf den Zeitpunkt der sonstigen Rechnung zurück (Rn. 57). Die übrigen Klarstellungen des Jahres 2026 fasst die Seite BMF-Schreiben zur E-Rechnung zusammen.

Häufige Fragen zur Betroffenheit

Die folgenden drei Fragen betreffen Themen am Rand der Betroffenheit; die Antworten bleiben kurz und verweisen auf die Seiten, die das Thema vollständig behandeln. Jede Antwort nennt ihre Rechtsgrundlage.

Was passiert, wenn ein betroffenes Unternehmen stattdessen eine PDF schickt?

Nach Rn. 28 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 ist eine sonstige Rechnung, die statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ausgestellt wird, keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Während der Übergangsregeln ist die PDF ohnehin noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt: für Umsätze aus 2025 und 2026 bei Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026, für Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 nur bei einem Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG).

Das Bußgeld ist nur eine Seite des Themas, die Pflicht zur E-Rechnung bleibt bestehen. Welche anderen Folgen von Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht möglich sind, erklärt eine eigene Seite.

Was gilt, wenn der Empfänger die Annahme verweigert?

Ein Empfänger, der eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder will, hat kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung (Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE). Der Aussteller hat seine Pflichten nach Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 5 UStAE erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und nachweislich, zum Beispiel anhand eines Sendeprotokolls, um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht war.

Kann der Kunde also Papier verlangen? Nein: Über die Nutzung einer Übergangsregel entscheidet der Aussteller (BMF-FAQ Frage 11). Frage 11 nennt die Kehrseite: Die Übergangsregeln ermöglichen es „auch einem Rechnungsempfänger, einen Vertragspartner auszuwählen, der zunächst z. B. noch Papierrechnungen ausstellt“.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Behörden?

Für Aufträge des Bundes gilt eine eigene Pflicht: Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 Rechnungen nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes in elektronischer Form ausstellen und übermitteln (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV); ausgenommen sind Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Die umsatzsteuerlichen Regeln erfassen Rechnungen an die Verwaltung nach Rn. 24 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 nur, wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt. Nach Rn. 25 besteht kein Rangverhältnis; gilt beides, ist die strengere Vorschrift maßgeblich.

Portale, Leitweg-ID und die Regeln der Länder beschreibt die Seite E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.