E-Rechnung Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 und EDI im Vergleich

Zulässig ist entweder ein Format nach der europäischen Norm EN 16931 mit ihren zwei Syntaxen oder ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format, aus dem sich alle erforderlichen Angaben vollständig extrahieren lassen.

Eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF-Datei per E-Mail, ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Einen Formatnamen enthält das Gesetz nicht. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026) nennt in Frage 7 die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als in Deutschland übliche Beispiele, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Für die E-Rechnungspflicht zählt deshalb allein das Format der Datei, nicht ihr Aussehen. Wer ab wann E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss, erklärt die Seite zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die Seite führt zu sieben Seiten über einzelne Formate, ordnet die gesetzliche Formatregel und die Lesart der Finanzverwaltung ein und fasst in einer Format-Matrix Syntax, Version und Status jedes Formats zusammen (Stand: 29.10.2026). Danach folgen die drei Fehlerarten, die über den Status einer Datei entscheiden, und die Frage, welche Angaben in den strukturierten Teil gehören.

E-Rechnung Formate im Überblick

In Deutschland sind vor allem zwei Formate für die E-Rechnung üblich, die XRechnung als rein strukturierte XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als hybrides Format aus PDF und XML; beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 mit ihren zwei Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII. EDI-Verfahren wie EDIFACT sind als vereinbartes Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG nutzbar. Erfüllen sie diese Vorgabe nicht, bleiben sie mit Zustimmung des Empfängers während der Übergangsregeln zulässig: für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG) und für Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027, nach Nr. 2 bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro und nach Nr. 3 als EDI ohne Umsatzgrenze. Die folgende Tabelle führt zu den sieben Seiten, die je ein Format oder Thema vollständig behandeln.

Die sieben Seiten zu den Formaten der E-Rechnung, Stand: 29.10.2026.

Welche Programme E-Rechnungen in welchen Formaten ausstellen und empfangen, zeigt der Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Was das Gesetz unter einem strukturierten Format versteht

Das Umsatzsteuergesetz nennt kein Format beim Namen: § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt entweder ein Format nach der europäischen Norm und ihrer Syntaxliste (Nr. 1) oder ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format (Nr. 2), aus dem sich die erforderlichen Angaben nach Satz 7 richtig und vollständig extrahieren lassen. Die E-Rechnung ist damit über ihr Format bestimmt und nicht über einen Übertragungsweg: § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG schreibt keinen Kanal vor. Nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats kann das Bundesministerium der Finanzen nach § 14 Abs. 6 Satz 2 UStG mit Zustimmung des Bundesrates erlassen. Die sieben Sätze des § 14 Abs. 1 UStG reichen von der Definition der Rechnung in Satz 1 bis zur Extraktionsbedingung in Satz 7. Wie das Gesetz Rechnung, E-Rechnung und sonstige Rechnung abgrenzt, erklärt § 14 UStG seit 2025.

Satz 6 Nr. 1: europäische Norm und Liste der Syntaxen

Nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG muss das Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen. Die Norm ist die EN 16931-1:2017, die Syntaxliste die CEN/TS 16931-2:2017; beide hat das Europäische Komitee für Normung (CEN) am 28. Juni 2017 veröffentlicht. Ihre Fundstelle hat die Europäische Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 vom 16. Oktober 2017 (ABl. L 266 vom 17.10.2017, S. 19) bekannt gemacht. Die Liste der Syntaxen steht in Abschnitt 7 der CEN/TS 16931-2:2017.

Welche Syntaxen zählen? Der Anhang des Durchführungsbeschlusses nennt genau zwei: die UN/CEFACT Cross Industry Invoice nach XML Schemas 16B (CII) und UBL für Rechnungen und Gutschriften gemäß ISO/IEC 19845:2015 (UBL 2.1). Die XRechnung nutzt beide Syntaxen, ZUGFeRD nur CII. Eine PDF, EDIFACT oder Peppol gehören nicht zu dieser Liste. Die EN 16931 „gibt die Verwendung des strukturierten Datenformates XML vor“ (Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE), deshalb ist jede normkonforme E-Rechnung im Kern eine XML-Datei. Ein Format, das der Norm entspricht, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung immer zulässig; die Fundstelle dazu nennt der Abschnitt zur Anerkennung durch die Finanzverwaltung weiter unten.

Satz 6 Nr. 2 und Satz 7: vereinbartes Format mit vollständiger Extraktion

Alternativ dürfen Aussteller und Empfänger nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, wenn es nach Satz 7 die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein normkonformes oder interoperables Format ermöglicht. Interoperabel bedeutet, dass sich die umsatzsteuerlich geforderten Informationen „ohne Informationsverlust“ weiterverarbeiten lassen; ein Verlust liegt vor, wenn sich Inhalt oder Bedeutung ändern oder nicht mehr erkennbar sind (Abschn. 14.1 Abs. 15 UStAE). Laut BMF-FAQ Frage 7 „können dadurch z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden“.

EDI-Verfahren, die § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllen, erlaubt nur die Übergangsregel des § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG: für Umsätze nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028, übermittelt bis zum 31. Dezember 2027, im EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG vom 19. Oktober 1994 (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze. Nach Ablauf dieser Übergangsfrist können Rechnungsformate, welche die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG erfüllen, weiter verwendet werden (Rn. 65 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Welche Übergangsregeln sonst gelten, zeigt die Übersicht alle Fristen der E-Rechnung.

Rein strukturiert oder hybrid: zwei zulässige Bauformen

Eine E-Rechnung kann nach Abschn. 14.1 Abs. 12 UStAE sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format vorliegen. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Format und enthält keine PDF-Datei (Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE; BMF-FAQ Frage 12a). ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit einem menschenlesbaren Rechnungsbild, in die eine XML-Datei eingebettet ist (FeRD).

Welcher Teil gilt bei einer hybriden Rechnung? „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil“ (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Vor 2025 ging der Bildteil vor; laut BMF-FAQ Frage 12a gilt: „Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich dieses Verhältnis umgekehrt.“ Für den Vorsteuerabzug folgt daraus: „Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich“ (Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE). Enthält der Bildteil keine abweichenden Pflichtangaben, ist er ein „inhaltlich identisches Mehrstück“; weicht sein Inhalt ab, kann er eine weitere Rechnung nach § 14c UStG sein (Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE); geringe technische Abweichungen werden nicht beanstandet. Spezifische Prüfpflichten zur Übereinstimmung von PDF und XML hat die Finanzverwaltung laut FeRD nicht festgelegt; FeRD empfiehlt eigene Kontrollen.

Warum eine PDF keine E-Rechnung ist

Eine Rechnung als PDF ist auch dann keine E-Rechnung, wenn sie per E-Mail kommt: Sie ist eine sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, weil ihr das strukturierte Format fehlt, das Satz 3 verlangt. Satz 4 fasst zwei Fälle zusammen: die Rechnung auf Papier und die Rechnung „in einem anderen elektronischen Format“. Eine PDF-Datei ohne strukturierten Teil gehört zum zweiten Fall, denn ihr fehlt ein Format nach Satz 6.

Kann man eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln? Satz 3 verlangt, dass die Rechnung im strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird; alle drei Schritte gehören zur Definition. Was Konverter leisten und wo ihre Grenzen liegen, zeigt PDF in E-Rechnung umwandeln.

Als sonstige Rechnung bleibt die PDF in den folgenden fünf Fällen zulässig:

• Umsätze aus 2025 und 2026, übermittelt bis zum 31. Dezember 2026, mit Zustimmung des Empfängers zum PDF-Format (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG).
• Umsätze aus 2027, übermittelt bis zum 31. Dezember 2027, nur für einen Aussteller, dessen Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG).
• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto, dauerhaft (§ 33 Satz 1 und Satz 4 UStDV).
• Fahrausweise, dauerhaft (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV).
• Rechnungen von Kleinunternehmern, dauerhaft (§ 34a Satz 4 UStDV).

Eine PDF für alle Aussteller bis 2028 kennt das Gesetz damit nicht.

Woran Sie eine E-Rechnung erkennen

Eine E-Rechnung erkennen Sie daran, dass sie eine XML-Datei ist oder eine XML-Datei als strukturierten Teil enthält: die XRechnung als reine XML-Datei, ZUGFeRD als PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML. Wie muss eine E-Rechnung aussehen? Ein bestimmtes Aussehen schreibt das Recht nicht vor, und eine menschenlesbare Darstellung ist nicht erforderlich (Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE).

Eine XRechnung erscheint ohne Hilfsprogramm als Code. Die BMF-FAQ hält in Frage 12a fest, dass XRechnungen „keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei“ enthalten und Unternehmen deshalb eine Software zur Visualisierung benötigen. Bei ZUGFeRD entscheidet nicht die sichtbare PDF, sondern die eingebettete XML, denn sie bildet den führenden Teil. Technische Fehler der PDF/A-Hülle sind laut FeRD-FAQ nur Warnungen und keine schwerwiegenden Fehler; der Empfänger kann eine korrigierte Version verlangen. Auch eine eingebettete XML genügt nicht in jedem Fall: Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten XML-Daten und ergeben trotzdem keine E-Rechnung, wie der Abschnitt zu den Profilen zeigt.

Welche Formate die Finanzverwaltung als E-Rechnung anerkennt

Nach Rn. 24 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 sind strukturierte Formate nach der Normenreihe EN 16931 immer zulässig, und laut BMF-FAQ Frage 7 erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die Voraussetzungen einer E-Rechnung. Rn. 24 lautet: „Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 ... entsprechen, ist immer zulässig.“ Die Regel zu ZUGFeRD steht ebenso in Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE. Beide Formate sind kostenfrei verfügbar (KoSIT-FAQ; FeRD). Die Version 2.0.1 von ZUGFeRD stammt vom 15. Oktober 2019 (FeRD-Versionsarchiv).

Das Wort „insbesondere“ macht die Liste offen: Auch andere Formate, die der EN 16931 entsprechen, sind E-Rechnungen, denn die Rn. 24 lässt jedes normkonforme Format zu. Drei BMF-Schreiben prägen die Formatregeln: vom 15.10.2024 (BStBl 2024 I S. 1320), vom 15.10.2025 (BStBl 2025 I S. 1806), das den Umsatzsteuer-Anwendungserlass ändert, und vom 15.10.2026 mit ergänzenden Regelungen. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format 1.0 gehört nicht zu den anerkannten Versionen, weil die Anerkennung erst mit Version 2.0.1 beginnt.

Profile, die trotz XML keine E-Rechnung ergeben

Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zwar XML-Daten, ergeben aber keine E-Rechnung (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE; BMF-FAQ Frage 7). Laut FeRD-FAQ hat ZUGFeRD fünf Datenprofile und ein Referenzprofil, deren Status die folgende Liste zeigt:

• MINIMUM: keine E-Rechnung; FeRD bezeichnet das Profil als Buchungshilfe.
• BASIC WL: keine E-Rechnung; Buchungshilfe ohne Rechnungspositionen.
• BASIC: E-Rechnung; laut FeRD eine Teilmenge der EN 16931.
• EN 16931 (COMFORT): E-Rechnung; bildet die EN 16931-1 vollständig ab und ist das von FeRD empfohlene Profil.
• EXTENDED: E-Rechnung; der Austausch muss laut FeRD-FAQ vorher zwischen Verkäufer und Käufer vereinbart werden.
• XRECHNUNG (Referenzprofil): E-Rechnung; nur in CII und an die jeweils gültige XRechnung gebunden.

Anhänge als Base64 im XML lassen laut FeRD-FAQ nur die Profile EN 16931 und EXTENDED zu.

Welches Format Sie nutzen: eine zivilrechtliche Frage

Welches zulässige Format Aussteller und Empfänger verwenden, ist nach Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE eine zivilrechtliche Frage; das Umsatzsteuerrecht schreibt im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen weder die XRechnung noch ZUGFeRD vor. Die Vorschrift formuliert es so: „Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.“ Auch die KoSIT als Herausgeberin stellt in ihrer FAQ klar, dass die Nutzung der XRechnung für B2B nicht verpflichtend ist. Welches Format für eine elektronische Rechnung passt, entscheiden also die Vertragsparteien.

Eine Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung selbst ist nicht nötig, soweit die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht; die Zustimmung verlangt § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG nur außerhalb dieser Pflicht. Eine Leitweg-ID brauchen Unternehmen im B2B-Bereich laut KoSIT-FAQ weder zum Empfang noch zum Versand von E-Rechnungen. Lehnt ein Empfänger eine E-Rechnung ab, hat er kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung (Rn. 42 BMF-Schreiben vom 15.10.2024).

Den Übertragungsweg legt das Gesetz ebenfalls nicht fest. Auch ZUGFeRD bestimmt keinen Versandweg; die FeRD-FAQ nennt unter anderem E-Mail-Anhang, Upload, Portale und Peppol. Peppol ist ein Netzwerk für die Zustellung und kein Format, und im B2B-Bereich besteht keine gesetzliche Pflicht, es zu nutzen. Wie das Netzwerk E-Rechnungen zustellt, beschreibt Peppol in Deutschland.

Format-Matrix: Syntax, Version und Status je Format

Die Formate unterscheiden sich in Syntax, Container, aktueller Version und darin, ob sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung ergeben; die Matrix fasst den Stand vom 29.10.2026 zusammen. Sie vergleicht acht Formate und Profilgruppen in sechs Spalten: Die ersten zwei Zeilen zeigen dieselbe XRechnung in zwei Syntaxen, die Zeilen drei bis fünf trennen die ZUGFeRD-Profile nach ihrem umsatzsteuerlichen Status.

Format-Matrix der E-Rechnung: Syntax, Version und umsatzsteuerlicher Status, Stand: 29.10.2026.

Factur-X ist der technische Zwilling von ZUGFeRD: „Technisch sind ZUGFeRD und Factur-X identisch“, und die Version 1.09.2 von Factur-X entspricht ZUGFeRD 2.5.2 (FeRD). Herausgeber der XRechnung ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, Herausgeber von ZUGFeRD das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV e.V.

Versionsstand der Formate am 29.10.2026

Aktuell ist die XRechnung 3.0.2 (Spezifikation vom 20. Juni 2024; Stand: 29.10.2026); Version 3.0 gilt seit 1. Februar 2024 und laut KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027. Dieses Datum ist eine Angabe der KoSIT und keine gesetzliche Frist. Das jüngste Bundle ist das „XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix“ vom 31. August 2026, ohne normative Änderungen. Die XRechnung 4.0 liegt nur als Vorversion 4.0.0 vom 15. September 2026 vor, die laut KoSIT „noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen“ ist; das Bundle soll voraussichtlich im Frühjahr 2027 erscheinen. Inhaltlich soll die XRechnung 4.0 die deutsche Umsetzung der EN 16931-1:2026 werden, die laut KoSIT über 50 neue Business Terms und 7 neue Business Groups enthält.

Bei ZUGFeRD ist die Version 2.5.2 aktuell (Infopaket vom 4. August 2026, gültig ab 1. September 2026). Seit Version 2.4 beruht ZUGFeRD auf UN/CEFACT CII D22B und ist vollständig rückwärtskompatibel zu D16B. Die Norm selbst hat eine neue Ausgabe: Die EN 16931-1:2026 ist laut KoSIT-Meldung vom 1. September 2026 ratifiziert, der englische Text liegt seit März 2026 vor, die deutsche Ausgabe trägt die Bezeichnung DIN EN 16931-1:2026-10. „Bis März 2029 ist eine parallele Nutzung der bisherigen und der neuen Version der EN 16931-1 vorgesehen“ (KoSIT).

Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler

Ob eine fehlerhafte Datei eine E-Rechnung bleibt, hängt von der Fehlerart ab: Ein Formatfehler macht sie zur sonstigen Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025), ein Geschäftsregelfehler ohne Formatfehler lässt sie nach Rn. 22 und 23 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 prinzipiell eine E-Rechnung bleiben. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei wegen ihres Fehlers § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht (auch Abschn. 14.1 Abs. 11 UStAE).

Geschäftsregelfehler sind zum Beispiel eine fehlende Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ einer XRechnung oder ein Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt; ein Validator zeigt sie etwa als „critical Error“ an (Rn. 6b BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Eine Validierung ist laut BMF-FAQ Frage 7 keine unmittelbare Voraussetzung für eine E-Rechnung, aber sinnvoll; einen bestimmten Validator empfiehlt das BMF nicht. Wer mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns validiert, kann sich auf das technische Ergebnis verlassen, und die Aufbewahrung des Validierungsberichts bietet sich an (Rn. 35a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Vorübergehende Fehlermeldungen können laut KoSIT entstehen, weil Regelupdates der KoSIT, nationale und europäische Updates nicht synchron erscheinen. Welche Programme eine E-Rechnung prüfen und was ihre Meldungen bedeuten, zeigt E-Rechnung prüfen.

Inhaltsfehler betreffen die Pflichtangaben nach §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG. Eine falsche Pflichtangabe, etwa ein fehlerhafter Steuersatz, macht die Datei zu keiner ordnungsmäßigen Rechnung, auch wenn die Validierung keinen Fehler meldet (Rn. 35a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025; Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 7 ff. UStAE).

Was in den strukturierten Teil gehört

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; ein Link auf ein externes Ziel genügt nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025 nicht. Die Randnummer formuliert: „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV.“ Anhänge müssen in die Datei eingebettet sein: Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ersetzt in Abschn. 14.1 Abs. 17 und 19 sowie 14.5 Abs. 9 und 17 UStAE das Wort „enthalten“ durch „eingebettet“.

Für Rechnungen auf Bruttopreisbasis gilt eine Sonderregel. Das Kern-Datenmodell der EN 16931 rechnet vom Entgelt aus (Rn. 18 BMF-Schreiben vom 15.10.2026), und Rn. 19 hält fest: „Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar.“ (Stand: 29.10.2026) Bei E-Rechnungen nach EN 16931 auf Bruttopreisbasis, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung deshalb nicht, wenn der strukturierte Teil die Summen je Steuersatz enthält und die Einzelpositionen in einem eingebetteten Anhang stehen (Nichtbeanstandungsregel, Rn. 19). Welche Pflichtangaben das im Einzelnen sind, listet Pflichtangaben einer Rechnung.

Häufige Fragen zu den Formaten

Die folgenden vier Fragen betreffen Randthemen der Formate; die Antworten bleiben kurz und verweisen auf die Seiten, die das Thema vollständig behandeln.

Besteht eine E-Rechnung immer aus XML?

Ja, im Kern: Die EN 16931 gibt nach Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE das Datenformat XML vor; bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einer PDF/A-3-Datei. Ein vereinbartes Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG kann eine eigene Syntax haben, etwa ein EDI-Verfahren.

Lesen lässt sich eine XRechnung nur mit einer Software zur Visualisierung, einem Viewer (BMF-FAQ Frage 12a). Kostenlose Programme, mit denen Sie eine E-Rechnung lesen können, vergleicht E-Rechnung lesen.

Welches PDF steckt in einer hybriden E-Rechnung?

ZUGFeRD nutzt seit Version 2.0 den Standard PDF/A-3 (ISO 19005-3:2012) als Container, in den die XML-Datei eingebettet ist. Die eingebettete XML ist die Rechnung; laut FeRD gilt: „Ab dem 01.01.2025 ist in Deutschland das in das Hybriddokument eingebettete XML die Rechnung.“

Werden ältere Formatversionen ungültig?

ZUGFeRD-Spezifikationen haben laut FeRD kein Ablaufdatum, ausgenommen das Profil XRECHNUNG, das der jeweils gültigen XRechnung folgen muss; die XRechnung 3.0 gilt laut KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027 (Stand: 29.10.2026). Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1.

Welche Formate gelten für Rechnungen an den Bund?

Für Rechnungen an Stellen des Bundes nennt § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV den Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung; nach Satz 2 ist auch ein anderer Standard zulässig, der der EN 16931 entspricht.

Portale, Leitweg-ID und die Regeln der Länder beschreibt E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.