E-Rechnung archivieren: Was UStG und GoBD seit 2025 für XML und PDF verlangen

Neben dieser umsatzsteuerlichen Pflicht gelten für dieselbe Datei die Aufbewahrungsregeln der Abgabenordnung und der GoBD.

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Jede andere Rechnung, auf Papier oder als PDF, ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Empfangen können muss eine E-Rechnung jedes im Inland ansässige Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsregelung (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 12). Deshalb archiviert jedes Unternehmen eingehende E-Rechnungen, auch bevor es selbst welche ausstellt. Wen die E-Rechnungspflicht in Deutschland sonst betrifft, erklärt die Startseite.

Diese Seite ordnet die beiden Rechtsebenen UStG und GoBD, zeigt, warum der XML-Datensatz das Original ist und wann der Bildteil ins Archiv gehört, welche Grenzen für Konvertierung, Index und Buchungsvermerke gelten und was nicht aufbewahrt werden muss. Wie ein bestimmtes Unternehmen sein Archiv einrichtet, klärt im Einzelfall ein Steuerberater.

Archivierung der E-Rechnung im Überblick

Für die Archivierung der E-Rechnung gelten zwei Regelwerke nebeneinander: § 14b UStG mit Abschn. 14b.1 UStAE für die Umsatzsteuer und § 147 AO mit den GoBD für Buchführung und Außenprüfung. Die folgende Tabelle fasst zehn Regeln mit ihrer Fundstelle zusammen, von der Dauer bis zum Archivsystem.

Regeln für die Archivierung von E-Rechnungen nach UStG, UStAE und GoBD, Stand: 29.10.2026.

Welche Programme E-Rechnungen empfangen und ablegen, zeigt der Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Zwei Rechtsgrundlagen: § 14b UStG und § 147 AO

Die Umsatzsteuer verlangt die Aufbewahrung der Rechnung selbst, die Abgabenordnung zusätzlich eine ordnungsmäßige Aufbewahrung aller Buchungsbelege; Abschn. 14b.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE stellt klar, dass die Pflichten nach der AO für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt bleiben. Eine E-Rechnung ist beides zugleich: Rechnung im Sinne des § 14b UStG und Buchungsbeleg im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Wer nur eine der beiden Ebenen erfüllt, hat seine Aufbewahrungspflichten deshalb nicht vollständig erfüllt.

Umsatzsteuer: acht Jahre und die Regeln des Abschn. 14b.1 UStAE

Nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG bewahrt jeder Unternehmer ein Doppel jeder ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre auf; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt, und die neue Frist gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 Satz 1 UStG). § 147 Abs. 3 AO bleibt nach § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG unberührt.

Wie die Rechnung aufzubewahren ist, regelt Abschn. 14b.1 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025. Die vier Regeln für E-Rechnungen sind im Folgenden aufgeführt.

• Format: Die Aufbewahrung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen (Abs. 1 Satz 2).
• Strukturierter Teil: Er liegt unversehrt in seiner ursprünglichen Form vor (Abs. 1 Satz 4).
• Auswertbarkeit: „Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.“ (Abs. 5 Satz 4)
• Signatur: Eine qualifizierte elektronische Signatur wird als Nachweis aufbewahrt, selbst wenn ihre Gültigkeit nach anderen Vorschriften bereits abgelaufen ist (Abs. 6 Satz 2).

Über die ganze Frist hinweg muss die Rechnung zudem die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllen (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG): Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Was diese drei Anforderungen im Rechnungsbegriff des § 14 UStG bedeuten, erklärt eine eigene Seite.

Abgabenordnung: die GoBD in der Fassung vom 14.07.2025

Die GoBD sind ein BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1269), zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (BStBl I S. 1502), das die Regeln zur E-Rechnung mit Wirkung vom 14. Juli 2025 ergänzt hat (GoBD Rz. 185). Eine frühere Änderung stammt vom 11.03.2024 (BStBl I S. 374). Die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026) nennt in Frage 13 dieselben Fundstellen: das Schreiben von 2019 (BStBl I S. 1269), zuletzt geändert am 14. Juli 2025 (BStBl I S. 1502).

§ 147 Abs. 2 AO verlangt für Wiedergaben auf Bild- oder Datenträgern, dass sie mit empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich übereinstimmen, während der Frist jederzeit verfügbar sind und maschinell ausgewertet werden können. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO acht Jahre aufzubewahren. Diese acht Jahre sind kein festes Enddatum: Die Frist läuft nicht ab, „soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist“ (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Der strukturierte Teil ist das Original

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die Rechnung: Im hybriden Format bildet er den führenden Teil, bei Abweichungen gelten seine Daten (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE), und ein zusätzliches menschenlesbares Dokument ist nicht erforderlich (Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE). Für das Archiv folgt daraus, dass die XML-Datei das aufzubewahrende Original ist und eine Darstellung am Bildschirm oder auf Papier nur eine Lesehilfe. Die beiden folgenden Abschnitte zeigen, was das für eingehende und für ausgehende Rechnungen bedeutet.

Eingehende Belege: Inhalt statt Bild

Eingehende Belege sind im empfangenen Format aufzubewahren (GoBD Rz. 131; Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE), und bei einem empfangenen strukturierten Datensatz verlangen die GoBD abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO keine bildliche, sondern nur eine inhaltliche Übereinstimmung (GoBD Rz. 118, BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Maßgeblich ist bei einer XML-Datei also, dass ihr Inhalt erhalten bleibt, nicht ihr Aussehen.

Rz. 131 nennt als Beispiel ausdrücklich Rechnungen im XML-Format. Informationen, die per OCR aus einem Dokument ausgelesen werden, sind nach derselben Randziffer ebenfalls aufzubewahren. Eine weitergehende elektronische Verarbeitung schreibt das Steuerrecht dem Empfänger dagegen nicht vor: Nach Frage 9 der BMF-FAQ zur E-Rechnung ist er nicht verpflichtet, die E-Rechnung weiter elektronisch zu verarbeiten, als es die Regeln zur Aufbewahrung ohnehin erfordern.

Ausgangsrechnungen aus dem Fakturierungsprogramm

Wer Rechnungen mit einem Fakturierungsprogramm erstellt, braucht keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung, auch nicht den PDF-Teil eines hybriden Formats, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann (GoBD Rz. 76, BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Die Erleichterung betrifft nur die Form der Kopie, nicht die Pflicht selbst. Das Doppel jeder ausgestellten Rechnung ist nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG weiter acht Jahre aufzubewahren; das Fakturierungsprogramm muss das Mehrstück deshalb über die ganze Frist erzeugen können.

Hybride Formate wie ZUGFeRD: wann der Bildteil ins Archiv gehört

Bei einer E-Rechnung reicht es nach GoBD Rz. 119 aus, nur den strukturierten Teil aufzubewahren; den Bildteil, etwa die PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, bewahren Sie zusätzlich auf, wenn er weitere oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Rz. 119 gilt für E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG. Rz. 131 nennt neben Buchungsvermerken die qualifizierte elektronische Signatur als solche Information. Ob der Bildteil ins Archiv gehört, hängt also an seinem Inhalt und nicht an der Dateiart.

Eine XRechnung kennt diese Frage nicht. Nach Frage 12a der BMF-FAQ zur E-Rechnung enthalten XRechnungen „keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei“, sodass nur der XML-Datensatz aufzubewahren ist. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung bleibt der eingebettete XML-Teil dagegen in jedem Fall im Archiv, auch wenn die PDF-Hülle keine Zusatzangaben trägt.

Konvertierung, Index und Buchungsvermerke

Was mit der Datei im Archiv geschieht, regeln die GoBD in vier Randziffern: Rz. 125 und 135 zur Umwandlung, Rz. 122 und 123 zu Index und Bearbeitung. Die umgekehrte Richtung, also wer aus einer PDF erst eine E-Rechnung erzeugen will, behandelt die Seite PDF in E-Rechnung umwandeln.

Keine Formatumwandlung, die den XML-Teil löscht

Der strukturierte Datenteil muss erhalten bleiben und darf nicht durch eine Formatumwandlung, zum Beispiel in TIFF, gelöscht werden; eine PDF mit Buchungsvermerken ist zusätzlich aufzubewahren (GoBD Rz. 125 Beispiel 10, BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Ein Scan, ein Bildexport oder ein Ausdruck einer E-Rechnung ersetzt die Datei deshalb nie. Umsatzsteuerlich führt die Regel zum selben Ergebnis, denn der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 4 UStAE). Archivverfahren, die eingehende Belege einheitlich in ein Bildformat überführen, müssen den XML-Teil daneben unverändert behalten.

Inhouse-Format: die vier Bedingungen der Rz. 135

Wird eine Datei in ein Inhouse-Format konvertiert, sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen, unter demselben Index zu verwalten und die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen (GoBD Rz. 135, BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Rz. 131 verweist für eingehende E-Rechnungen ausdrücklich auf diese Regel.

Die konvertierte Fassung allein genügt nur, wenn die folgenden vier Bedingungen zusammen erfüllt sind.

1. Die Konvertierung verändert das Dokument weder bildlich noch inhaltlich.
2. Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
3. Die Konvertierung ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
4. Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff der Finanzverwaltung werden nicht eingeschränkt.

Index und Bearbeitungsprotokoll

Jedes elektronische Dokument erhält einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index, dessen Verknüpfung mit dem Dokument während der gesamten Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben muss (GoBD Rz. 122, BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Der Index ist damit der Schlüssel, über den eine E-Rechnung auch nach acht Jahren wiedergefunden wird. Buchungsvermerke, Indexierungen, Barcodes und farbliche Hervorhebungen dürfen keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben (GoBD Rz. 123). Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern. Ein Buchungsvermerk darf den Originalzustand der E-Rechnung also nicht überdecken.

Was nicht archiviert werden muss: Transport-E-Mail und Zahlungsnachweise

Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung und enthält sie keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nach GoBD Rz. 121 nicht aufbewahrungspflichtig, wie früher der Briefumschlag. Die Regel betrifft die Rechnungs-E-Mail, nicht jede geschäftliche E-Mail. Aufzubewahren bleibt die angehängte Datei selbst, und zwar im empfangenen Format (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE).

Die Änderung vom 14. Juli 2025 hat Rz. 121 um Zahlungsnachweise ergänzt. Nicht aufbewahrungspflichtig ist danach auch der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes, der die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung dokumentiert. Das gilt nicht, wenn der Nachweis als Buchungsbeleg verwendet wird, wenn er die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst ist oder wenn nur mit ihm bare und unbare Geschäftsvorfälle in der Kassenbuchführung eindeutig abgegrenzt werden können.

GoBD-konformes Archivsystem und Datenzugriff der Finanzverwaltung

Umsatzsteuerlich liegt allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vor (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 5 UStAE; BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 13); die Pflichten nach AO und GoBD gelten daneben weiter. Ein GoBD-konformes System ist damit keine umsatzsteuerliche Voraussetzung, für Buchführung und Außenprüfung bleiben die GoBD aber maßgeblich. Ein staatliches GoBD-Zertifikat gibt es nicht; Angaben wie „GoBD-konform“ in Produktbeschreibungen sind Aussagen des jeweiligen Herstellers.

Den Datenzugriff der Finanzverwaltung regelt § 147 Abs. 6 AO: Sie kann Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem nutzen, die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswerten lassen oder ihre Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen. Für den mittelbaren Zugriff (Z2) hält GoBD Rz. 166 in der Fassung vom 14. Juli 2025 fest, dass die Finanzbehörde verlangen kann, die Daten nach ihren Vorgaben selbst oder durch einen beauftragten Dritten maschinell auszuwerten und ihr die Auswertung im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen oder anschließend einen Nur-Lesezugriff zu ermöglichen. Verlangt werden kann nur eine Auswertung mit den im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten.

Häufige Fragen zur Archivierung

Drei Fragen am Rand der Archivierung, kurz beantwortet und mit Verweis auf die Seiten, die das Thema vollständig behandeln. Jede Antwort nennt ihre Rechtsgrundlage.

Reicht ein Ausdruck auf Papier?

Nein: Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 4 UStAE), ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Als Lesehilfe darf er zusätzlich abgelegt werden; die Datei bleibt dennoch für die vollen acht Jahre im Archiv.

Wie lassen sich archivierte XML-Dateien lesbar anzeigen?

Mit einem Viewer: Laut BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 12a, kann der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar darstellen; er ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar, und ELSTER schreibt dazu: „Dies ist ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung.“ Weitere Programme beschreibt die Seite E-Rechnung lesen mit einem Viewer.

Darf das Archiv im Ausland liegen?

Ja, mit Grenzen: § 14b Abs. 2 bis 5 UStG erlaubt die elektronische Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn ein Online-Zugriff besteht; für eine Aufbewahrung außerhalb der EU gilt § 146 Abs. 2b AO. Grundsätzlich sieht § 14b UStG die Aufbewahrung im Inland vor.