ZUGFeRD: Das hybride Rechnungsformat, seine Profile und wann es als E-Rechnung gilt

Eine ZUGFeRD-Datei vereint damit zwei Teile: ein Rechnungsbild, das jedes PDF-Programm anzeigt, und einen Datensatz, den ein Buchhaltungsprogramm direkt weiterverarbeiten kann.

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine ZUGFeRD-Rechnung ab der Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). ZUGFeRD ist dabei ein zulässiges, aber kein vorgeschriebenes Format, denn § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt die europäische Norm EN 16931 oder ein vereinbartes Format und nennt keinen Formatnamen. ZUGFeRD ist also ein Weg, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen; Fristen, Übergangsregeln und Betroffene beschreibt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die folgenden Abschnitte ordnen ZUGFeRD in fünf Schritten ein: welche Version gilt, welche Profile es gibt, wann eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung ist, welcher Teil der hybriden Datei rechtlich zählt und wie ein Betrieb das Format ausstellt, ansieht, kontrolliert und versendet.

Die Tabelle fasst die Merkmale von ZUGFeRD jeweils mit ihrer Grundlage zusammen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Standard für E-Rechnungen, der eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei und eine strukturierte XML-Rechnung in einer Datei verbindet; als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG gilt eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Eine E-Rechnung ist nach dieser Vorschrift „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Diese elektronische Verarbeitung leistet bei ZUGFeRD allein der eingebettete XML-Teil, nicht das Rechnungsbild.

Das hybride Prinzip erkennt die Finanzverwaltung ausdrücklich an: Eine E-Rechnung ist „sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format“ möglich (Abschn. 14.1 Abs. 12 UStAE). Eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz ist dagegen eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, also eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier. Neben ZUGFeRD stehen weitere Formate, etwa die rein strukturierte XRechnung oder EDI-Verfahren; ihre Unterschiede zeigt der Überblick Formate der E-Rechnung im Vergleich.

Hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML

In den Fassungen der Reihe 2.x ist der Container einer ZUGFeRD-Rechnung eine PDF/A-3-Datei nach ISO 19005-3:2012, in die genau ein Rechnungsdatendokument als XML eingebettet ist. Die ZUGFeRD-FAQ des FeRD hält fest, dass pro PDF/A-3-Datei nur ein Rechnungsdatendokument zulässig ist. Eine ZUGFeRD-Datei trägt damit immer genau eine Rechnung, deren Bild und Daten zusammengehören.

Der XML-Datensatz nutzt ausschließlich die Syntax UN/CEFACT CII. Eine ZUGFeRD-Rechnung in der Syntax UBL gibt es nicht; eine Rechnung in UBL ist ein anderes Format, etwa eine XRechnung, die beide Syntaxen kennt. Die Bindung an CII gilt für alle Profile, vom einfachsten Profil MINIMUM bis zum Referenzprofil XRECHNUNG.

Inhaltlich folgt der Datensatz dem semantischen Modell der europäischen Norm EN 16931. Für diese Norm nennt der Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 vom 16. Oktober 2017 genau zwei Syntaxen, UN/CEFACT CII und UBL 2.1; ZUGFeRD nutzt davon nur die erste. Wie das Datenmodell der Norm aufgebaut ist, erklärt die Seite über die europäische Norm hinter jeder E-Rechnung.

Wer den Standard herausgibt: FeRD in der AWV

ZUGFeRD gibt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) heraus, das zur AWV, der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., gehört (BMF-FAQ Frage 16, Stand: Oktober 2026). Das FeRD veröffentlicht die Spezifikation als Infopaket, beantwortet Praxisfragen in einer eigenen ZUGFeRD-FAQ und führt ein Versionsarchiv mit den Daten der Fassungen. Beispielrechnungen liegen dem Paket 2.5.2 bei; seit 25. März 2026 bietet das FeRD sie zusätzlich als Direktdownload an. In Frage 16 nennt die BMF-FAQ das FeRD und die AWV neben der EU-Kommission und der KoSIT als Stellen für weitere Informationen.

Die XRechnung stammt dagegen nicht vom FeRD, sondern von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Beide Standards berühren sich im Referenzprofil XRECHNUNG, das eine XRechnung in eine ZUGFeRD-Datei einbettet. Das Bundesfinanzministerium gibt keinen der beiden Standards heraus; es regelt die umsatzsteuerliche Seite. Für die Nutzung von ZUGFeRD verlangt das FeRD keine Gebühr, wie die Frage zu den Kosten unten zeigt.

Welche ZUGFeRD-Version gilt aktuell?

Aktuell gilt ZUGFeRD 2.5.2: Das FeRD hat das Infopaket am 4. August 2026 veröffentlicht, gültig ist die Version ab 1. September 2026, und technisch entspricht sie Factur-X 1.09.2 (Stand: 29.10.2026). Die Fassung 2.5.2 ist ein Corrigendum zur Version 2.5, also eine berichtigte Ausgabe derselben Version.

Die Tabelle listet die Versionen von ZUGFeRD mit Datum und Status.

Kein Ablaufdatum, außer für das Profil XRECHNUNG. Quelle: ZUGFeRD-Versionsarchiv des FeRD.

ZUGFeRD 2.5.2 und das angekündigte Release für Bruttorechnungen

ZUGFeRD 2.5 erschien am 10. Juni 2026 und wird ab 1. Juli 2026 empfohlen; das FeRD hatte am 19. Mai 2026 angekündigt, das Release in zwei Schritten zu veröffentlichen, mit Bruttorechnungen im zweiten Schritt. Ursprünglich war die Veröffentlichung für den 20. Mai 2026 geplant. Auf die Version 2.5 folgte mit dem Infopaket vom 4. August 2026 die berichtigte Fassung 2.5.2, die das FeRD ab 1. September 2026 für gültig erklärt.

Ein Bruttorechnungs-Format gibt es für ZUGFeRD derzeit noch nicht: „Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar“ (Rn. 19 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Der Grund liegt im Kern-Datenmodell der EN 16931, das vom Entgelt aus rechnet (Rn. 18 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Das FeRD hat den zweiten Schritt mit Bruttorechnungen angekündigt, ein Datum dafür steht nicht fest; aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 (Stand: 29.10.2026). Wie die Finanzverwaltung Rechnungen auf Bruttobasis bis dahin behandelt, beantwortet die Frage zu Bruttopreisen unten.

Frühere Fassungen von 1.0 bis 2.4: kein Ablaufdatum

ZUGFeRD-Spezifikationen haben nach dem FeRD kein Ablaufdatum; die einzige Ausnahme ist das Profil XRECHNUNG, das der jeweils gültigen XRechnung folgen muss. Eine ältere Fassung wird also nicht ungültig, wenn eine neue erscheint. Für die Umsatzsteuer zählt aber eine zweite Grenze: Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE erkennt ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, sodass eine Datei nach ZUGFeRD 1.0 vom 25. Juni 2014 keine E-Rechnung ist. Die Version 2.4 hat das FeRD am 4. Dezember 2025 veröffentlicht; sie ist seit 15. Januar 2026 in Kraft.

Herunterladen lassen sich die älteren Fassungen beim FeRD nicht mehr: „Die ZUGFeRD-Versionen 1.0 bis einschließlich 2.5 stehen nicht mehr zum Download bereit.“ (FeRD, ZUGFeRD-Versionsarchiv). Technisch unterscheiden sich die Fassungen unter anderem in der Syntaxversion: Seit ZUGFeRD 2.4 beruht der XML-Teil auf UN/CEFACT CII D22B, die vollständig rückwärtskompatibel zur älteren Fassung D16B ist. Wie CII und UBL aufgebaut sind und worin sie sich unterscheiden, zeigt die Seite über die zwei Syntaxen der E-Rechnung.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD kennt fünf Datenprofile, MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED, sowie das Referenzprofil XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). Das Profil legt fest, wie viel Rechnungsinhalt der XML-Teil trägt, von der Buchungshilfe ohne Rechnungspositionen bis zur konformen Erweiterung der Norm. Welches Profil eine Datei nutzt, entscheidet deshalb darüber, ob sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung ist.

Die Tabelle zeigt die sechs Profile mit Inhalt, Status als E-Rechnung, Austausch und Anhängen.

Quelle: ZUGFeRD-FAQ des FeRD; Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE, Stand: 29.10.2026.

MINIMUM und BASIC WL: nur Buchungshilfen

MINIMUM und BASIC WL sind nach dem FeRD Buchungshilfen: BASIC WL enthält keine Rechnungspositionen, und beide Profile erfüllen nach Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung. Die BMF-FAQ nimmt beide Profile in Frage 7 ausdrücklich von den ZUGFeRD-Formaten aus, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen. Die Ausnahme gilt unabhängig von der Version, also auch für eine Datei nach ZUGFeRD 2.5.2.

Eine Rechnung in diesen beiden Profilen ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn sie als ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML ankommt. Umsatzsteuerlich ist sie eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG und erfüllt die Pflicht zur E-Rechnung nur dort, wo eine Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG noch eine sonstige Rechnung zulässt. Eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ist eine sonstige Rechnung anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung nach Rn. 28 BMF-Schreiben vom 15.10.2026 nicht; die Pflicht zur E-Rechnung bleibt davon unberührt. Wer bisher MINIMUM oder BASIC WL ausgibt, braucht für eine E-Rechnung ein Profil ab BASIC, und das FeRD nennt dafür das Profil EN 16931 als Empfehlung.

BASIC, COMFORT und EXTENDED: Profile mit vollständigem Rechnungsinhalt

BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED sind Profile, mit denen eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG sein kann. Das FeRD ordnet BASIC und EXTENDED nach dem UStG als vollständige Rechnung ein. Für das Profil EN 16931 folgt der Status unmittelbar aus der Norm, die es vollständig abbildet.

BASIC ist eine Teilmenge der EN 16931-1, enthält also nur einen Teil der Geschäftsbegriffe der Norm. Das Profil EN 16931, das die ZUGFeRD-FAQ zusätzlich mit COMFORT bezeichnet, „bildet die EN 16931-1 vollständig ab“. Die Profiltabelle des FeRD weist Empfang und Verarbeitung dieses Profils beim Käufer als „Pflicht“ aus, und das FeRD empfiehlt, Rechnungen mit dem Profil EN 16931 zu stellen.

EXTENDED ist eine konforme Erweiterung der Norm für Angaben, die über die EN 16931 hinausgehen. Der Austausch in diesem Profil muss nach der ZUGFeRD-FAQ vorher zwischen Verkäufer und Käufer vereinbart werden. Gemeinsam ist EN 16931 und EXTENDED, dass nur diese beiden Profile Anhänge im XML-Teil aufnehmen.

Das Referenzprofil XRECHNUNG und seine Bindung an die gültige Fassung

Das Referenzprofil XRECHNUNG bettet eine XRechnung in der Syntax CII in die ZUGFeRD-Datei ein und muss der jeweils gültigen XRechnung folgen. Nach der ZUGFeRD-FAQ ist für dieses Profil nur CII zulässig, obwohl die XRechnung selbst auch in UBL existiert. Die Gültigkeit dieses Profils richtet sich damit nicht nach dem FeRD, sondern nach den Fassungen der KoSIT.

Gültig ist derzeit die XRechnung 3.0.2; die Version 3.0 bleibt nach Angabe der KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027 gültig (Stand: 29.10.2026). Ändert die KoSIT die XRechnung, muss der XML-Teil im Profil XRECHNUNG der neuen Fassung folgen, während die übrigen Profile bei ihrer ZUGFeRD-Fassung bleiben können. Versionen, Aufbau und Zusatzfelder des eingebetteten Standards beschreibt die Seite über XRechnung, der deutsche Standard für E-Rechnungen.

Für Rechnungen an Stellen des Bundes hat das Profil eine eigene Rolle: Die Plattform OZG-RE nimmt „ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG“ nur als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat an (FAQ des Bundes auf e-rechnung-bund.de). Die hybride PDF-Datei geht dort also nicht ein, sondern nur der Datensatz. Wer über Peppol an die OZG-RE sendet, adressiert den Empfänger mit der Kennung 0204 und der Leitweg-ID und trägt die Leitweg-ID zusätzlich in das Feld BT-10 ein; ein Unternehmen selbst braucht keine eigene Leitweg-ID. Wie Länderportale mit ZUGFeRD umgehen, beantwortet die Frage zu öffentlichen Auftraggebern unten.

Wann gilt eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, wenn sie mindestens der Version 2.0.1 entspricht und nicht im Profil MINIMUM oder BASIC WL ausgestellt ist (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE; BMF-FAQ Frage 7). Die BMF-FAQ formuliert es so: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“ (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand: Oktober 2026). Beide Bedingungen gelten zusammen: Eine Datei nach Version 2.5.2 im Profil BASIC WL ist ebenso wenig eine E-Rechnung wie eine Datei nach Version 1.0.

Die Voraussetzungen nach Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE

Die Voraussetzung folgt aus § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG: Das strukturierte Format muss der EN 16931 und einer ihrer Syntaxen entsprechen, und ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllt das in den Profilen ab BASIC. Die Vorschrift verweist auf die europäische Norm und die Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1). Alternativ lässt Nr. 2 ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format zu, wenn die Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahiert werden können (Satz 7). Den Wortlaut von Abschn. 14.1 UStAE enthält das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.

Für den Rechnungsaustausch gilt zudem ein Grundsatz der Finanzverwaltung: „Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 ... entsprechen, ist immer zulässig“ (Rn. 24 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Eine ZUGFeRD-Rechnung in einem Profil ab BASIC fällt unter diesen Grundsatz, eine Datei in MINIMUM oder BASIC WL nicht. Wie § 14 UStG die E-Rechnung von der sonstigen Rechnung abgrenzt, erklärt die Seite zu § 14 UStG: E-Rechnung und sonstige Rechnung.

Fehler in der Datei wirken unterschiedlich. Ein Formatfehler, bei dem die Datei nicht dem strukturierten Format entspricht, macht die Rechnung zur sonstigen Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Eine Rechnung mit einem Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, ist dagegen „dennoch prinzipiell eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG“ (Rn. 22 und 23 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Welche Felder die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben aufnehmen, zeigt eine Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD, die das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 „in der jeweils aktuellen Version“ empfiehlt (Rn. 8 und 9). Für den Übergang enthält dasselbe Schreiben eine Anwendungsregelung: E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und nur den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 entsprechen, beanstandet die Finanzverwaltung nicht, auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Ist die ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist keine Pflicht: § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt zwischen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung, mit den Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG bis längstens 31. Dezember 2027, aber kein bestimmtes Format; die Formatwahl ist „eine zivilrechtliche Frage“ (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Vollständig lautet der Satz: „Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.“ Den Wortlaut der Vorschrift enthält § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de.

Die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG lassen drei Ausnahmen zu. Nach Nr. 1 genügt für Umsätze aus 2025 und 2026 eine sonstige Rechnung, auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format, die bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Nach Nr. 2 genügt für Umsätze aus 2027 bis 31. Dezember 2027 eine sonstige Rechnung, aber nur für einen Aussteller, dessen Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG nicht über 800.000 Euro lag. Nach Nr. 3 bleibt ein EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG für Umsätze aus 2027 zulässig, übermittelt bis 31. Dezember 2027, mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze. Für Umsätze ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle inländischen Unternehmen. Wer wegen der Umsatzgrenze schon für Umsätze aus 2027 umstellen muss, zeigt die Seite E-Rechnung Pflicht ab 2027 und die 800.000-Euro-Grenze.

Unabhängig von diesen Fristen dürfen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern stets als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4 UStDV). Empfangen können muss eine E-Rechnung dagegen jeder im Inland ansässige Unternehmer seit 1. Januar 2025, auch ein Kleinunternehmer (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; BMF-FAQ Frage 12); dafür genügt ein E-Mail-Postfach (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Eigene Regeln gelten für Rechnungen an Stellen des Bundes: Lieferanten des Bundes sind seit 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung zur E-Rechnung verpflichtet (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV), ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Zwischen beiden Regelwerken besteht kein Rangverhältnis; trifft beides zu, „ist die strengere Vorschrift maßgeblich, um beiden Vorschriften zu entsprechen“ (Rn. 25 BMF-Schreiben vom 15.10.2026).

Welcher Teil der hybriden Rechnung zählt?

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zählt der XML-Teil: „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.“ (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Das FeRD formuliert es in seiner ZUGFeRD-FAQ noch knapper: „Ab dem 01.01.2025 ist in Deutschland das in das Hybriddokument eingebettete XML die Rechnung.“ Vor 2025 ging der Bildteil vor; die BMF-FAQ hält dazu fest: „Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich dieses Verhältnis umgekehrt.“ (Frage 12a, Stand: Oktober 2026).

Die Rangfolge hat unmittelbare Folgen für den Empfänger: „Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.“ (Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE). Wer eine ZUGFeRD-Rechnung nur anhand des PDF-Bildes prüft und bucht, stützt den Vorsteuerabzug also auf einen Teil, der umsatzsteuerlich nicht maßgeblich ist. Was Empfänger beim Vorsteuerabzug aus fehlerhaften Rechnungen riskieren, beschreibt die Seite Vorsteuerabzug ohne E-Rechnung.

Abweichungen zwischen Bildteil und XML-Daten

Enthält der Bildteil keine abweichenden Pflichtangaben, ist er nach Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE ein „inhaltlich identisches Mehrstück“ des XML-Teils. Das Rechnungsbild ist dann keine zweite Rechnung, sondern eine weitere Ausfertigung derselben Rechnung.

Weicht der Bildteil inhaltlich ab, kann er eine weitere Rechnung sein, für die § 14c UStG zu prüfen ist (Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE). Geringe, technisch bedingte Abweichungen beanstandet die Finanzverwaltung dagegen nicht. Maßgeblich für den Inhalt der Rechnung bleibt in beiden Fällen der XML-Teil als führender Teil.

Spezifische Prüfpflichten zur Identität von PDF und XML hat die Finanzverwaltung nicht festgelegt; das FeRD empfiehlt aber eigene Kontrollen. Die Kontrolle liegt damit bei Aussteller und Empfänger selbst; entscheidend sind dabei die Pflichtangaben, denn nur ein Bildteil ohne abweichende Pflichtangaben ist ein Mehrstück. Welche Angaben das sind, zeigt die Seite zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG in jeder E-Rechnung.

PDF/A-Fehler, Anhänge und Rechnungsarten im Datensatz

Technische Fehler der PDF/A-Datei sind nach dem FeRD nur eine Warnung und kein schwerwiegender Fehler; der Empfänger kann eine korrigierte Fassung verlangen. Diese Einstufung passt zur Rangfolge des Umsatzsteuerrechts, denn die Rechnung ist der XML-Teil und nicht die PDF-Hülle. Für Fehler im XML-Teil gelten dagegen die Regeln zu Format- und Geschäftsregelfehlern aus dem Abschnitt zu den Voraussetzungen.

Anhänge darf der XML-Teil nur in den Profilen EN 16931 und EXTENDED als Base64-kodierte Daten aufnehmen. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören in jedem Profil in den strukturierten Teil, und ein Verweis nach außen genügt nicht: „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV“ (Rn. 35 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Auch Art, Umfang und Gehalt der Leistung müssen im strukturierten Teil stehen (Rn. 12 BMF-Schreiben vom 15.10.2026), nicht allein im Rechnungsbild. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ersetzt in Abschn. 14.1 Abs. 17 und 19 sowie Abschn. 14.5 Abs. 9 und 17 UStAE das Wort „enthalten“ durch „eingebettet“.

Für die Rechnungsart im Feld BT-3 lässt ZUGFeRD nach der FeRD-FAQ über 50 Codes zu. Welcher Rechnungstyp für bestimmte Korrekturen zu verwenden ist, ist nach Rn. 20 und 21 BMF-Schreiben vom 15.10.2026 technisch noch nicht festgelegt; derzeit genügt jede taugliche Art der Korrektur mit einem tauglichen Rechnungstyp. Für Gutschriften gelten die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung entsprechend (Abschn. 14.3 Abs. 1 Satz 2 UStAE, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

ZUGFeRD umsetzen: Ausstellung, Ansicht, Kontrolle und Versand

Im Betrieb geht es bei ZUGFeRD um vier Aufgaben: Rechnungen im passenden Profil ausstellen, eingehende Dateien ansehen, Dateien kontrollieren und den Versandweg wählen. Die vier Aufgaben und ihre Grundlagen sind unten aufgeführt (Stand: 29.10.2026).

1. Ausstellung: Das FeRD empfiehlt das Profil EN 16931; EXTENDED setzt eine vorherige Vereinbarung mit dem Käufer voraus, und MINIMUM und BASIC WL ergeben keine E-Rechnung. Ein PDF ohne eingebetteten XML-Datensatz bleibt eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Ein externer Dienstleister darf die Erstellung oder Übermittlung übernehmen; der leistende Unternehmer hat dann sicherzustellen, dass der Dienstleister die formalen Voraussetzungen der §§ 14, 14a UStG einhält (Rn. 37 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Den Ablauf zeigt ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Profil wählen und XML einbetten, die Grenzen von Konvertern die Seite PDF in E-Rechnung umwandeln.
2. Ansicht: „Im Gegensatz zu E-Rechnungen im Format ZUGFeRD beinhalten XRechnungen keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei.“ (BMF-FAQ Frage 12a, Stand: Oktober 2026). Laut derselben Frage 12a kann der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal unter www.e-rechnung.elster.de E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar darstellen; ELSTER bezeichnet ihn als „unverbindlichen Service der Steuerverwaltung“. Das mitgelieferte PDF-Bild ersetzt den Blick auf die XML-Daten nicht, denn maßgeblich ist der führende Teil. Werkzeuge im Vergleich: E-Rechnung lesen mit kostenlosen Viewern.
3. Kontrolle: Eine Validierung ist keine Voraussetzung der E-Rechnung; das BMF hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt keinen bestimmten Validator (BMF-FAQ Frage 7). Wer sich mit kaufmännischer Sorgfalt auf eine geeignete Validierungsanwendung verlässt, bewahrt den Validierungsbericht auf (Rn. 35a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Bei ZUGFeRD betrifft die Kontrolle zwei Ebenen: die PDF/A-3-Hülle, deren Fehler nach dem FeRD nur Warnungen sind, und den XML-Datensatz mit Profil, Version und Geschäftsregeln. Mehr dazu: E-Rechnung prüfen mit Validatoren für ZUGFeRD.
4. Versand: Einen Versandweg legt ZUGFeRD nicht fest; nach der FeRD-FAQ kommen unter anderem E-Mail-Anhang, Upload, Portale und Peppol in Betracht. Für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt die Ausnahme der OZG-RE, die nur den Datensatz im Profil XRECHNUNG annimmt. Die Wege im Einzelnen: E-Rechnung versenden per E-Mail, Peppol oder Portal.

Welche Programme ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen und einlesen, zeigt unser Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Wo ZUGFeRD neben den anderen Formaten steht

ZUGFeRD ist eines von mehreren Formaten, die § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG erfüllen; der wichtigste Unterschied zur XRechnung ist der PDF/A-3-Bildteil, denn die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format (Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE). Peppol ist dagegen kein Format, sondern ein Netz, über das E-Rechnungen zugestellt werden können; eine Pflicht zu Peppol besteht zwischen Unternehmen nicht. Wo welches der beiden Formate eingesetzt wird und worin sie sich im Einzelnen unterscheiden, vergleicht die Seite XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und Einsatzbereiche.

Die Tabelle ordnet die benachbarten Formate, Syntaxen und Netze im Verhältnis zu ZUGFeRD ein.

Factur-X: der technische Zwilling

„Technisch sind ZUGFeRD und Factur-X identisch“, schreibt das FeRD in seiner Meldung vom 4. Dezember 2025; ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2. Eine Datei, die einer dieser beiden Fassungen folgt, folgt damit zugleich der anderen.

Die Zwillingsversionen laufen parallel: Factur-X 1.08 entspricht ZUGFeRD 2.4, Factur-X 1.09 entspricht ZUGFeRD 2.5. Factur-X gibt das FeRD gemeinsam mit dem FNFE-MPE heraus. Für die Einordnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht gilt für eine Factur-X-Datei dasselbe wie für das entsprechende ZUGFeRD-Profil.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Sechs Einzelfragen zu ZUGFeRD, jeweils kurz beantwortet.

Was kostet ZUGFeRD?

Nichts: Das FeRD stellt ZUGFeRD als „kostenfrei verfügbares, branchenübergreifendes Datenformat“ bereit, wie seine Seite zum Standard ZUGFeRD beschreibt.

Darf eine ZUGFeRD-Rechnung an öffentliche Auftraggeber gehen?

An Stellen des Bundes nimmt die OZG-RE ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat an (FAQ auf e-rechnung-bund.de); rechtlich nennt § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV die XRechnung und lässt nach Satz 2 einen anderen Standard zu, der der EN 16931 entspricht. Hessen nimmt nach eigener Angabe ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF an, Nordrhein-Westfalen nimmt hybride PDF-Dateien mit eingebettetem XML nicht an (Stand: 29.10.2026). Portale und Verfahren beschreibt die Seite E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

Ist ZUGFeRD 1.0 noch gültig?

Die Spezifikation hat kein Ablaufdatum, als E-Rechnung nennt das BMF ZUGFeRD aber erst ab Version 2.0.1 (BMF-FAQ Frage 7). Eine Rechnung nach ZUGFeRD 1.0 ist daher umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung.

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit genau einem eingebetteten XML-Rechnungsdatensatz; ein PDF ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Ob ein Datensatz eingebettet ist und welches Profil er nutzt, zeigt eine Kontrolle mit Viewer oder Validator, wie sie die Liste zur Umsetzung beschreibt.

Gibt es ZUGFeRD-Rechnungen mit Bruttopreisen?

„Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar“ (Rn. 19 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Rechnungen nach der EN 16931 auf Bruttobasis, die bis 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, mit Summen je Steuersatz und eingebettetem Anhang beanstandet die Finanzverwaltung nach dieser Nichtbeanstandungsregelung nicht; ein Release mit Bruttorechnungen hat das FeRD angekündigt.

Muss ich ZUGFeRD-Rechnungen archivieren und das PDF aufheben?

E-Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); dabei genügt nach Rz. 119 der GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025 der strukturierte Teil. Den PDF-Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 131 GoBD). Eingehende Rechnungen sind dabei im empfangenen Format aufzubewahren; mehr dazu unter E-Rechnung archivieren: XML und PDF.