XRechnung: Der deutsche Standard für E-Rechnungen, Versionen, Aufbau und Pflichtfelder

Die Datei enthält keine Bildansicht, sondern nur Daten, die ein Programm des Empfängers direkt weiterverarbeiten kann.

Für Rechnungen an Stellen des Bundes nennt § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV den Standard XRechnung; nach Satz 2 ist daneben nur ein anderer Standard zulässig, der der EN 16931 entspricht. Zwischen Unternehmen ist die XRechnung ein zulässiges Format, aber nicht vorgeschrieben, denn § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt die Norm oder ein vereinbartes Format und nennt keinen Formatnamen. Die XRechnung ist damit ein Weg, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, und kein eigener Pflichttatbestand; den gesamten Rahmen mit Fristen und Betroffenen beschreibt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die folgenden Abschnitte ordnen die XRechnung in fünf Schritten ein: welche Version gilt, wie die Datei aufgebaut ist, welche Felder die deutschen Geschäftsregeln zusätzlich verlangen, wann die XRechnung Pflicht ist und wie ein Betrieb sie liest, ausstellt und prüft.

Die Tabelle fasst die Merkmale der XRechnung jeweils mit ihrer Grundlage zusammen.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine Rechnung im XML-Format nach dem Standard XRechnung und damit eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, die ausschließlich aus strukturierten Daten besteht und kein PDF enthält. Eine E-Rechnung ist nach dieser Vorschrift eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE bezeichnet die XRechnung als „rein strukturiertes Format“. Eine PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist dagegen eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, auch wenn sie per E-Mail kommt.

Rechtlich gehört die XRechnung zu den Formaten, die § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG erfüllen, weil sie der europäischen Norm und einer der zugelassenen Syntaxen folgt. Das Gesetz selbst nennt weder die XRechnung noch ein anderes Format beim Namen. Die Finanzverwaltung ordnet die XRechnung in Rn. 25 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ausdrücklich ein: XRechnung und ZUGFeRD „ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ erfüllen grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung. Welche Formate der E-Rechnung es neben der XRechnung gibt und wie sie sich unterscheiden, zeigt der Überblick Formate der E-Rechnung im Vergleich.

XRechnung als CIUS der europäischen Norm

Die XRechnung ist eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931: Sie übernimmt das semantische Datenmodell der Norm und schränkt es für Deutschland mit eigenen Geschäftsregeln ein. Diese Geschäftsregeln tragen das Kürzel BR-DE. Die KoSIT veröffentlicht sie als prüfbares Regelwerk, das XRechnung Schematron, derzeit in der Version 2.6.0.

Das Kernmodell der XRechnung ist „compliant“, also normkonform: Eine XRechnung im Kernmodell ist zugleich eine gültige Rechnung nach der EN 16931. Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE stellt daneben die Extension XRechnung, eine „konforme („conformant“) Erweiterung“, die zusätzliche Elemente zulässt. Was die Extension enthält und wie eine Datei ihre Variante kennzeichnet, beschreiben die Abschnitte zu den Varianten und zum Feld BT-24.

Die Norm selbst beruht auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1), die für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in der EU eine europäische Norm vorsah. Auf dieselbe Richtlinie und ihre Liste der Syntaxen verweist § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG, sodass die Norm heute auch für Rechnungen zwischen Unternehmen der Maßstab ist. Wie das Datenmodell der Norm mit Geschäftsbegriffen und Regeln aufgebaut ist, erklärt die Seite über die europäische Norm hinter jeder E-Rechnung.

Wer die XRechnung herausgibt: KoSIT und IT-Planungsrat

Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen herausgegeben; beschlossen hat den Standard der IT-Planungsrat am 22. Juni 2017 in seiner 23. Sitzung. Die KoSIT ist beim Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen angesiedelt und betreibt die XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats. Sie pflegt Spezifikation, Schematron, Testsuite und Visualisierung und veröffentlicht neue Fassungen auf xeinkauf.de. Dieselbe Stelle ist zugleich die nationale Peppol Authority für Deutschland. Das Bundesfinanzministerium gibt die XRechnung nicht heraus, sondern regelt in seinen BMF-Schreiben die umsatzsteuerliche Seite der E-Rechnung.

Die Nutzung ist kostenfrei: Die KoSIT stellt die Spezifikation einschließlich der technischen Artefakte ohne Gebühr bereit. Die Spezifikation erscheint nur auf Deutsch, eine englische Zusammenfassung gibt es zusätzlich. Fragen aus der Praxis, etwa zu Anhängen, Gutschriften oder Rundung, beantwortet die KoSIT in einer eigenen FAQ zur XRechnung.

Welche XRechnung-Version gilt aktuell?

Aktuell gilt die XRechnung 3.0.2 (Spezifikation vom 20. Juni 2024); die Version 3.0 ist seit 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt nach Angabe der KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027 gültig (Stand: 29.10.2026). Die KoSIT veröffentlicht diese Gültigkeit auf ihrer Seite Versionen und Bundles. „Bis mindestens“ ist eine Untergrenze und kein festes Enddatum: Die KoSIT begründet die Geltung von 3.0 bis zu diesem Datum damit, dass im Sommer 2026 keine normative neue Fassung erschienen ist. Alle Versionen 2.x gelten seit 1. Februar 2024 nicht mehr, denn seither gilt nur noch XRechnung 3.0.x.

Die Tabelle listet die Versionen und Bundles der XRechnung mit Datum und Status.

XRechnung 3.0.2 und die Bundles bis Sommer 2026

Die Version 3.0.2 ist eine Fassung innerhalb von XRechnung 3.0; ihr erstes Bundle erschien am 2. Juli 2024, das jüngste Bundle „XRechnung Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix“ vom 31. August 2026 enthält keine normativen Änderungen. Normativ bedeutet hier: Felder, Regeln und Pflichten der Datei bleiben gleich. Schon die Fassung 3.0.2 selbst brachte gegenüber 3.0 nur redaktionelle Änderungen, sodass eine Datei nach 3.0 und eine Datei nach 3.0.2 denselben Anforderungen folgen.

Die technischen Bestandteile tragen eigene Versionsstände, die sich bei jedem Bugfix ändern können. Das XRechnung Schematron liegt in der Version 2.6.0 vor (Version vom 31. August 2026, Release auf GitHub am 2. September 2026). Die KoSIT-Visualisierung trägt den Stand v2026-10-13; dieser Hotfix schließt eine Lücke, über die bei der Anzeige von Anhängen (BG-24) JavaScript-Code eingeschleust werden konnte. Die Testsuite mit Beispieldateien steht auf v2026-08-31. Alle drei Bestandteile sind mit XRechnung 3.0 kompatibel (Stand: 29.10.2026). Unterhalb der deutschen Regeln liegen die Validierungsartefakte des CEN für die EN 16931, derzeit in der Version 1.3.17 vom 12. Oktober 2026, die beide Syntaxen abdecken. Für Programme, die XRechnungen erzeugen, anzeigen oder prüfen, sind diese Stände die Bezugsgröße.

XRechnung 4.0: Vorversion vom 15.09.2026

Die XRechnung 4.0 ist bisher nur als Vorversion 4.0.0 vom 15. September 2026 veröffentlicht, die nach Angabe der KoSIT „noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen“ ist; das Bundle erwartet die KoSIT „voraussichtlich im Frühjahr 2027“, abhängig von den Validierungsartefakten des CEN. Für den laufenden Rechnungsaustausch ist die Vorversion damit nicht bestimmt.

Inhaltlich soll die XRechnung 4.0 die deutsche Umsetzung der EN 16931-1:2026 werden. Diese neue Ausgabe der Norm ist nach Angabe der KoSIT (Meldung vom 1. September 2026) ratifiziert, liegt seit März 2026 in englischer Sprache vor und erscheint in Deutschland als DIN EN 16931-1:2026-10; eine parallele Nutzung mit der bisherigen Ausgabe ist bis März 2029 vorgesehen. Die vier wichtigsten Änderungen der Vorversion nach Angabe der KoSIT sind unten aufgeführt.

• Neue Geschäftsbegriffe: mehr als 50 zusätzliche Business Terms gegenüber XRechnung 3.0.
• Skonto und Fremdforderungen: Die neue Gruppe BG-35 „Early Payment Discount“ soll die bisherige Skonto-Schreibweise in BT-20 ersetzen, die neue Gruppe BG-34 „Charges on Behalf of a Third Party“ soll Fremdforderungen abbilden.
• Anhänge: XML-Anhänge sollen künftig in der Kernrechnung zulässig sein.
• Käuferreferenz: Das Feld BT-10 soll mehrfach und mit optionalem Schema-Kennzeichen angegeben werden können.

Für den Wechsel kündigt die KoSIT einen schrittweisen Übergang an. Bis dahin bleibt XRechnung 3.0 in der Fassung 3.0.2 die Grundlage für jede XRechnung, die heute ausgestellt oder empfangen wird. Auch die Skonto-Schreibweise nach BR-DE-18 gilt bis zur Umstellung unverändert. Den jeweils aktuellen Stand der Planung veröffentlicht die KoSIT auf ihrer Seite zur XRechnung 4.0 (Stand: 29.10.2026).

Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Eine XRechnung besteht aus den Geschäftsbegriffen (BT) und Gruppen (BG) der EN 16931, ergänzt um nationale Geschäftsregeln (BR-DE), und wird als XML-Datei in einer von zwei Syntaxen übermittelt: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Ein Geschäftsbegriff (Business Term) ist ein einzelnes Feld, etwa BT-10 für die Käuferreferenz oder BT-24 für die Kennung der Spezifikation. Eine Gruppe (Business Group) fasst zusammengehörige Felder zusammen, etwa BG-6 für den Kontakt des Verkäufers oder BG-16 für die Zahlungsanweisungen. Weitere Beispiele sind BT-3 für die Rechnungsart, BT-20 für die Zahlungsbedingungen, BG-1 für Bemerkungen zur Rechnung (Invoice note) und BG-24 für eingebettete Anhänge. Eine feste Größengrenze für die Datei setzt der Standard nicht.

In welcher XML-Syntax wird die XRechnung übermittelt?

Eine XRechnung wird entweder in UBL 2.1 oder in UN/CEFACT CII (D16B) übermittelt, den beiden Syntaxen, die die Liste nach CEN/TS 16931-2:2017 für die EN 16931 vorsieht. Diese Liste hat die Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 vom 16. Oktober 2017 (ABl. L 266 vom 17.10.2017, S. 19) veröffentlicht. Sie enthält genau zwei Syntaxen: UN/CEFACT CII (XML Schemas 16B) und UBL 2.1 (ISO/IEC 19845:2015). PDF, EDIFACT oder Peppol sind keine Syntaxen in diesem Sinn.

Beide Syntaxen tragen dieselben Geschäftsbegriffe, denn sie bilden dasselbe semantische Modell der Norm ab. Der Inhalt einer XRechnung hängt also nicht davon ab, ob sie als UBL oder als CII ankommt, wohl aber die Struktur der XML-Datei. Ein Empfänger braucht deshalb Software, die beide Syntaxen verarbeitet, denn die Syntax wählt der Aussteller. Auch über das Peppol-Netz lassen sich XRechnungen in beiden Syntaxen versenden. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG nutzt dagegen nur CII. Wie die Elemente in den beiden Syntaxen benannt sind, zeigt die Seite über die zwei Syntaxen der E-Rechnung.

Kern, Extension und CVD: die Varianten der XRechnung

Neben dem Kernmodell gibt es die Extension XRechnung, eine „konforme“ Erweiterung, und die CVD-Variante für Rechnungen nach der Clean Vehicles Directive. Das Kernmodell ist die Grundform, auf der die beiden anderen Varianten aufbauen.

Die Extension ergänzt Strukturen, die das Kernmodell nicht kennt, nämlich Unterpositionen (Sub invoice lines, BG-DEX-01) und Zahlungen an Dritte (BG-DEX-09). Für diese Elemente gelten eigene Regeln, BR-DEX-01 bis BR-DEX-14. Für die Unterpositionen fehlt bisher ein Binding in der Syntax CII. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören auch bei der Extension in das Kernmodell (Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE); die Erweiterung trägt nur zusätzliche Informationen.

Die CVD-Variante setzt die Clean Vehicles Directive um, die Richtlinie 2009/33/EG über die Förderung sauberer und energieeffizienter Straßenfahrzeuge in der Fassung der Richtlinie (EU) 2019/1161 vom 20. Juni 2019 (ABl. L 188 vom 12.7.2019). Die CIUS XRechnung CVD baut auf der CIUS XRechnung 3.0 auf. Ihre Regeln BR-DE-CVD-01 bis BR-DE-CVD-06 stehen seit dem XRechnung Schematron 2.4.0 (Version vom 10. Juli 2025) im Regelwerk.

Die Kennung der XRechnung im Feld BT-24

Welche Variante eine Datei ist, steht im Feld BT-24 (Specification identifier): Das Kernmodell und die Extension tragen je eine eigene Kennung. Die Extension hängt an die Kennung des Kerns einen Teil mit dem Zusatz „conformant“ an. Die erste Zeile zeigt die Kennung des Kerns, die zweite die der Extension.

urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0#conformant#urn:xeinkauf.de:kosit:extension:xrechnung_3.0

Die Kennung nennt die Version 3.0, nicht die Fassung 3.0.2: Eine Datei nach 3.0.2 trägt dieselbe Kennung wie eine Datei nach 3.0. An BT-24 erkennt das Programm des Empfängers, ob es eine Datei im Kernmodell oder mit Extension vor sich hat, und kann sie gegen die passenden Regeln prüfen. Die Regel BR-DE-21 prüft, ob BT-24 der Kennung des Standards XRechnung entspricht; ein Verstoß erzeugt nur eine Warnung (warning) und keinen fatalen Fehler.

Welche Felder verlangt die XRechnung zusätzlich zur Norm?

Über die EN 16931 hinaus verlangt die XRechnung mit den BR-DE-Regeln weitere Angaben, unter anderem Zahlungsanweisungen (BG-16), einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Telefon und E-Mail (BG-6, BT-41 bis BT-43) und die Käuferreferenz (BT-10). Ein fataler Fehler (fatal) bedeutet, dass die Validierung fehlschlägt; eine Warnung (warning) lässt die Datei bestehen. Die Tabelle zeigt die BR-DE-Regeln mit Feld, Inhalt und Fehlerstufe.

Quelle: XRechnung Schematron 2.6.0 (Version 2026-08-31), Stand: 29.10.2026.

Die BR-DE-Regeln sind technische Regeln des Standards und keine Aufzählung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Die Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; ein Verweis nach außen genügt nicht: „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV“ (Rn. 35 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Anhänge gehören deshalb eingebettet in die Datei. Auch Art, Umfang und Gehalt der Leistung müssen im strukturierten Teil stehen (Rn. 12 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Welche Felder die einzelnen Pflichtangaben aufnehmen, zeigt eine Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD, deren jeweils aktuelle Fassung das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 empfiehlt (Rn. 8 und 9). Die Pflichtangaben einer Gutschrift gehören nach der KoSIT-FAQ nicht in BT-33, sondern in eine Rechnungsnotiz (Invoice note) mit dem Qualifier AIQ. Welche Angaben das Gesetz verlangt, erläutert die Seite zu den Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG.

Die Referenz des Käufers: technisch Pflicht, umsatzsteuerlich unbeachtlich

Das Feld BT-10 (Buyer reference) muss in jeder XRechnung übermittelt werden; fehlt es, meldet der Validator nach BR-DE-15 einen fatalen Fehler. Die Datei besteht die Prüfung gegen den Standard XRechnung damit nicht. Für die Umsatzsteuer hat das Fehlen dieses Feldes aber keine Folgen.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025 sagt dazu ausdrücklich: „Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten (z. B. die fehlende Angabe des Feldes „BT-10 Buyer reference“) sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.“ (Rn. 35a). Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 bestätigt in Rn. 22 und 23, dass eine Rechnung mit einem Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, dennoch prinzipiell eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist. Anders liegt ein Formatfehler: Eine Datei, die nicht dem strukturierten Format entspricht, ist eine sonstige Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025).

Inhaltlich trägt BT-10 bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID, mit der die Rechnung der richtigen Stelle zugeordnet wird. Zwischen Unternehmen braucht niemand eine Leitweg-ID: „zum Empfang und Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich benötigen Sie keine Leitweg-ID“ (KoSIT FAQ). Für diesen Fall hält die BMF-FAQ (Frage 6, Stand: Oktober 2026) fest, dass umsatzsteuerlich bereits ein Platzhalter wie „-“ in BT-10 ausreicht. Die Testsuite der KoSIT verwendet als Beispielwert für BT-10 im Testfall 01.01a die Leitweg-ID 04011000-12345-03. Wie eine Leitweg-ID gebildet wird und welche Stelle sie vergibt, erklärt die Seite zu Aufbau der Leitweg-ID und wo Sie sie finden.

Zahlung, Skonto und Umsatzsteuer: die übrigen BR-DE-Regeln

Weitere BR-DE-Regeln betreffen Zahlung und Steuer: BR-DE-14 verlangt den Umsatzsteuersatz (BT-119), BR-DE-16 verlangt für die Steuerkategorien S, Z, E, AE, K, G, L und M eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Verkäufers (BT-31 oder BT-32), und BR-DE-18 legt für Skonto in BT-20 die Schreibweise #SKONTO#TAGE=n#PROZENT=n.nn# fest. Optional folgt ein Basisbetrag als #BASISBETRAG=n#. Eine Skonto-Zeile, die dem Muster nicht folgt, ist ein fataler Fehler. BR-DE-17 begrenzt die Codes der Rechnungsart in BT-3, löst bei anderen Codes aber nur eine Warnung aus. Welcher Rechnungstyp für bestimmte Korrekturen zu verwenden ist, ist nach Rn. 20 und 21 BMF-Schreiben vom 15.10.2026 technisch noch nicht festgelegt; derzeit genügt jede taugliche Art der Korrektur mit einem tauglichen Rechnungstyp.

Zwei Nichtbeanstandungsregelungen des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 knüpfen unmittelbar an diese Felder an und sind unten aufgeführt.

1. Bruttopreise: Das Kern-Datenmodell der EN 16931 rechnet vom Entgelt aus (Rn. 18). „Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar“ (Rn. 19). Rechnungen nach der EN 16931 auf Bruttobasis, die bis 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, mit Summen je Steuersatz und eingebettetem Anhang beanstandet die Finanzverwaltung nicht (Rn. 19).
2. Endrechnung: Geleistete Anzahlungen dürfen als Summe im Feld BT-113 (Paid amount) stehen, die Einzelheiten in BT-22 (Invoice note) oder in einem eingebetteten Anhang; diese Nichtbeanstandung gilt bis 30. Juni 2030 (Rn. 3 und 4). Die Einzelheiten beschreibt die Seite zu Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung.

Ist die XRechnung Pflicht?

Die XRechnung ist Pflicht nur dort, wo ein öffentlicher Auftraggeber sie vorgibt, etwa der Bund nach § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV, der nach Satz 2 auch andere Standards nach der EN 16931 zulässt; zwischen Unternehmen schreibt das Umsatzsteuergesetz kein bestimmtes Format vor, die XRechnung ist dort ein zulässiges Format unter mehreren. Die Antwort hängt also vom Empfänger der Rechnung ab: Für Stellen des Bundes gilt die ERechV, für Stellen der Länder und Kommunen das jeweilige Landesrecht und für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen allein das Umsatzsteuergesetz. Die Tabelle zeigt, was für welchen Empfänger gilt.

Rechnungen an öffentliche Stellen: der XRechnung-Standard im B2G

Für Rechnungen an Stellen des Bundes nennt § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV den „Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1)“ in der jeweils aktuellen Fassung; nach Satz 2 ist auch ein anderer Standard zulässig, der der EN 16931 entspricht. „Jeweils aktuelle Fassung“ heißt: Maßgeblich ist heute XRechnung 3.0 in der Fassung 3.0.2. Den Wortlaut enthält § 4 ERechV auf gesetze-im-internet.de.

Lieferanten des Bundes sind seit 27. November 2020 zur E-Rechnung verpflichtet (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV). Ausgenommen sind Rechnungen nach Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV), eine andere Grenze als die 250 Euro brutto der Kleinbetragsrechnung nach § 33 Satz 1 UStDV. Beide Regelwerke gelten nebeneinander: „Es besteht kein Rangverhältnis zwischen dem UStG und einer anderen Vorschrift zur Ausstellung einer E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung“; trifft beides zu, „ist die strengere Vorschrift maßgeblich, um beiden Vorschriften zu entsprechen“ (Rn. 25 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Unter die umsatzsteuerlichen Regeln fällt eine Rechnung an die Verwaltung nur, „wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt“ (Rn. 24 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Portale, Leitweg-ID und Verfahren beschreibt die Seite zu E-Rechnungsverordnung und Portale für öffentliche Auftraggeber.

Rechnungen an den Bund gehen seit 19. September 2025 nur noch über die Plattform OZG-RE (xrechnung-bdr.de); die frühere Plattform ZRE ist abgeschaltet. Wer über Peppol an die OZG-RE sendet, adressiert den Empfänger mit der Kennung 0204 und der Leitweg-ID und trägt die Leitweg-ID zusätzlich in BT-10 ein. Eine ZUGFeRD-Rechnung nimmt der Bund nur im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei ohne Sichtformat an. Für Stellen der Länder und Kommunen gilt Landesrecht. Empfangen müssen sie E-Rechnungen mindestens oberhalb der EU-Schwellenwerte seit 18. April 2020 (Art. 11 Abs. 2 Richtlinie 2014/55/EU; Mecklenburg-Vorpommern seit 29. Juni 2021); eine Pflicht für Lieferanten haben die sieben Länder aus der Tabelle oben. Die Empfängerliste der OZG-RE (Stand: 19.09.2025) nennt neben dem Bund fünf Länder: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen; dieselben fünf Länder führte das Beschaffungsamt des BMI am 25. Juni 2026 auf.

Zwischen Unternehmen: zulässiges Format ohne XRechnung-Pflicht

Zwischen inländischen Unternehmen verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine E-Rechnung, aber keine XRechnung: § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt die EN 16931 und eine ihrer Syntaxen (Nr. 1) oder ein vereinbartes Format, aus dem die Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahiert werden können (Nr. 2, Satz 7). Den Wortlaut enthält § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de. Für die Übergangszeit lässt § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG drei Ausnahmen zu: eine sonstige Rechnung für Umsätze aus 2025 und 2026, übermittelt bis 31. Dezember 2026 (Nr. 1); eine sonstige Rechnung für Umsätze aus 2027, übermittelt bis 31. Dezember 2027, nur wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nach § 19 Abs. 2 UStG nicht über 800.000 Euro lag (Nr. 2); und ein EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG für Umsätze aus 2027, übermittelt bis 31. Dezember 2027, mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze (Nr. 3).

Welches der zulässigen Formate zwei Unternehmen nutzen, entscheiden sie selbst: „Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist“ (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Die KoSIT bestätigt, dass die Nutzung der XRechnung für B2B nicht verpflichtend ist. Wie § 14 UStG die E-Rechnung von der sonstigen Rechnung abgrenzt, erklärt die Seite zu § 14 UStG: E-Rechnung und sonstige Rechnung.

Für den Empfänger gilt umgekehrt, dass ein Format nach der Norm wie die XRechnung stets zulässig ist: „Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 ... entsprechen, ist immer zulässig“ (Rn. 24 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Zudem muss jeder im Inland ansässige Unternehmer seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch ein Kleinunternehmer (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); dafür genügt ein E-Mail-Postfach (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Wer eine XRechnung erhält, braucht deshalb einen Weg, sie zu lesen und zu prüfen.

XRechnung umsetzen: Ansicht, Ausstellung und Kontrolle im Betrieb

Im Betrieb geht es bei der XRechnung um drei Aufgaben: eingehende Dateien lesbar machen, eigene Rechnungen als XRechnung ausstellen und Dateien vor dem Versand oder nach dem Empfang prüfen. Die drei Aufgaben und ihre Werkzeuge sind unten aufgeführt (Stand: 29.10.2026).

1. Ansicht: „XRechnungen beinhalten keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei. Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer).“ (BMF-FAQ, Frage 12a, Stand: Oktober 2026). Laut derselben Frage 12a kann der E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar darstellen; ELSTER bezeichnet ihn als „unverbindlichen Service der Steuerverwaltung“, er erstellt oder prüft keine Rechnungen. Die KoSIT-Visualisierung erzeugt eine HTML- oder PDF-Ansicht, die keine gültige XRechnung ist und sich nicht zur Langzeitarchivierung eignet. Werkzeuge im Vergleich: E-Rechnung lesen mit kostenlosen Viewern.
2. Ausstellung: Eine XRechnung entsteht im Rechnungsprogramm oder im ERP-System, das die Daten als UBL oder CII ausgibt. Ein externer Dienstleister darf die Erstellung oder Übermittlung übernehmen; der leistende Unternehmer hat dann sicherzustellen, dass die formalen Voraussetzungen der §§ 14, 14a UStG eingehalten werden (Rn. 37 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Die Weberfassung der OZG-RE steht nur für Rechnungen an den Bund zur Verfügung, nicht für Rechnungen zwischen Unternehmen. Den Ablauf zeigt XRechnung erstellen Schritt für Schritt.
3. Kontrolle: Der KoSIT-Validator in der Version 1.6.3 (20. August 2026) prüft mit der Konfiguration XRechnung v2026-08-31 gegen Schema und Schematron und erzeugt immer einen Prüfbericht im XML-Format; seit Version 1.6.0 braucht er Java 11 oder neuer, er steht unter der Lizenz Apache-2.0. Das BMF empfiehlt keine bestimmte Validierungsanwendung (BMF-FAQ, Frage 7). Wer sich mit kaufmännischer Sorgfalt auf eine geeignete Validierung verlässt, bewahrt den Validierungsbericht auf (Rn. 35a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Meldungen können vorübergehend auftreten, weil die KoSIT, die nationalen und die europäischen Regelwerke nicht gleichzeitig aktualisiert werden. Mehr dazu: E-Rechnung prüfen mit Validatoren für XRechnung.

Welche Programme XRechnungen ausstellen und einlesen, zeigt unser Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Wo die XRechnung unter den übrigen Formaten steht

Die XRechnung ist eines von mehreren Formaten, die § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG erfüllen; neben ihr steht vor allem ZUGFeRD, das hybride Format aus PDF/A-3 und XML. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD bilden „die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil“ (Rn. 31 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); die XRechnung hat nur diesen Teil. Peppol ist dagegen kein Format, sondern ein Netz, über das XRechnungen zugestellt werden können. OpenPeppol hat die Dokumenttypen für XRechnung 2.0 und 2.1 in der Code-Liste v9.5 als „deprecated“ markiert und zur Entfernung zum 1. August 2026 vorgesehen, eine tatsächliche Entfernung zeigt noch keine veröffentlichte Code-Liste. Wo welches der beiden Formate eingesetzt wird und worin sie sich unterscheiden, vergleicht die Seite XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und Einsatzbereiche.

Häufige Fragen zur XRechnung

Sieben Einzelfragen zur XRechnung, jeweils kurz beantwortet.

Ist Rechnung gleich XRechnung?

Nein: Die XRechnung ist ein Format der E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG; eine E-Rechnung kann auch ZUGFeRD oder ein anderes Format nach der EN 16931 sein. Eine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Enthält eine XRechnung eine PDF-Datei?

Nein, die XRechnung ist ein rein strukturiertes Format ohne PDF (Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE). Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die XML-Datei als Rechnungsbild darstellt. Eine solche Ansicht ist selbst keine XRechnung.

Kostet die XRechnung-Spezifikation Geld?

Nein, die KoSIT stellt die Spezifikation einschließlich der technischen Artefakte kostenfrei bereit, wie ihre FAQ zur XRechnung bestätigt.

Gibt es die XRechnung-Spezifikation auf Englisch?

Die Spezifikation erscheint nur auf Deutsch. Die KoSIT bietet zusätzlich eine englische Zusammenfassung an.

Gibt es eine Größenbeschränkung für XRechnungen?

Der Standard setzt keine Größengrenze für XRechnungen und ihre Anhänge. Betreiber von Rechnungsportalen können aber eigene Grenzen festlegen; maßgeblich sind dann die Bedingungen des jeweiligen Portals.

Müssen Gebührenbescheide als XRechnung gestellt werden?

Nein, nach der KoSIT muss die XRechnung für Gebührenbescheide nicht verwendet werden. Die Aussage betrifft Bescheide öffentlicher Stellen im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU.

Wie kommen EnWG-Pflichtangaben in eine XRechnung?

Eine strukturierte Übermittlung von Pflichtangaben nach dem Energiewirtschaftsgesetz ist nach der KoSIT derzeit nicht vorgesehen. Sie gehören in BG-1 (Invoice note) oder als Anhang in BG-24.