E-Rechnung kostenlos erstellen: Freie Tools, Behördenportale und ihre Grenzen

Kostenlos heißt dabei nicht anspruchslos: Jede Datei muss dieselben gesetzlichen Vorgaben erfüllen, und die Aufbewahrung bleibt Ihre Aufgabe.

Für eine kostenlos erzeugte Datei gelten dieselben Anforderungen wie für jede andere. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Empfang kostet nichts über ein E-Mail-Postfach hinaus, denn ein solches Postfach genügt nach Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Welche Pflichten und Fristen kostenlose Werkzeuge bedienen müssen, beschreibt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die folgenden Abschnitte gehen in dieser Reihenfolge vor: was die Datei erfüllen muss, welche kostenlosen Werkzeuge es nach Herstellerangaben gibt, welche Behördenportale zu welchem Zweck bereitstehen, wo kostenlose Lösungen bei Aufbewahrung über acht Jahre, Menge, Empfang und Kontrolle enden und wie Sie eine kostenlose Lösung im Betrieb umsetzen.

Die Tabelle zeigt die kostenlosen Wege zur E-Rechnung auf einen Blick (Stand: 29.10.2026).

Kann man eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja: Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG lässt sich mit kostenlosen Werkzeugen erstellen, denn das Gesetz verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, aber kein bestimmtes Programm, und das BMF nennt keine Software (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 7). Maßgeblich ist allein die erzeugte Datei. In Frage 7 der BMF-FAQ zur E-Rechnung erklärt das Ministerium zudem, dass es „keine bestimmte Validierungsanwendung empfehlen“ kann.

Kostenlose Werkzeuge müssen deshalb dieselben Fristen bedienen wie gekaufte Software. E-Rechnungen an inländische Unternehmen stellen Sie für Umsätze ab 1. Januar 2027 aus, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG). Für Umsätze aus 2025 und 2026 bleibt die sonstige Rechnung zulässig, wenn sie bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Ein EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG bleibt für Umsätze aus 2027 mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze zulässig, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt wird (Nr. 3). E-Rechnungen empfangen können muss jedes im Inland ansässige Unternehmen schon seit 1. Januar 2025 (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Alle Daten mit ihren Bedingungen ordnet die Seite zu den Fristen und Übergangsregeln der E-Rechnung.

Was eine kostenlos erzeugte Datei erfüllen muss

Ob eine Datei kostenlos oder mit gekaufter Software entsteht, ändert nichts an den Anforderungen: Sie muss der EN 16931 und einer ihrer Syntaxen entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG) oder einem vereinbarten Format, aus dem die Angaben richtig und vollständig extrahiert werden können (Nr. 2, Satz 7). Die zwei Syntaxen der Norm sind UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.

Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt das nicht. Sie ist eine sonstige Rechnung, also eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Auch ein Formatfehler macht aus der Datei eine sonstige Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel ohne Formatfehler lässt die E-Rechnung dagegen bestehen (Rn. 22 und 23 BMF-Schreiben vom 15.10.2026).

Welche Formate die Finanzverwaltung anerkennt, nennt sie ausdrücklich: „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ (BMF-FAQ Frage 7; Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). Aktuell sind die XRechnung 3.0.2 der KoSIT und ZUGFeRD 2.5.2 des FeRD, gültig ab 1. September 2026 (Stand: 29.10.2026). Ein kostenloses Werkzeug, das ZUGFeRD im Profil MINIMUM ausgibt, erzeugt deshalb keine E-Rechnung. In einer hybriden ZUGFeRD-Datei ist der strukturierte XML-Teil der führende Teil (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE), nicht die PDF-Ansicht. Welche Profile es gibt, erklärt die Seite ZUGFeRD-Profile und wann sie als E-Rechnung gelten.

Kostenlose Generatoren und Tarife nach Herstellerangaben

Kostenlos sind laut Herstellerangaben drei Arten von Werkzeugen: Online- oder Offline-Werkzeuge ohne Konto wie PDF24, Formulare wie der E-Rechnungsgenerator von sevdesk und kostenlose Tarife von Rechnungsprogrammen (Stand: 29.10.2026). Hinzu kommen kostenlose Viewer und Validatoren, die Dateien anzeigen oder prüfen, aber keine Rechnung schreiben. Alle Angaben stammen aus der Dokumentation der Hersteller, gelesen am 29.10.2026; die Tabelle ordnet die Werkzeuge alphabetisch und bildet keine Rangfolge. Ein staatliches GoBD-Zertifikat gibt es nicht, und wo ein Hersteller sein Programm als GoBD-konform bezeichnet, ist das eine Angabe des Herstellers.

Die Tabelle vergleicht zehn kostenlose Angebote nach Art, Ausgabe, Speicherung und Grenze.

Herstellerangaben, Stand: 29.10.2026; keine Rangfolge.

PDF24: Ausgabeformate, lokale Speicherung und Grenzen

PDF24 stellt E-Rechnungen laut eigener Hilfe kostenfrei aus, als Online-Werkzeug und offline in der PDF24 Creator Toolbox; die XRechnung erzeugt es nur in der Syntax CII, die ZUGFeRD-PDF mit dem XRechnungs-Profil (Stand: 29.10.2026). Die eingegebenen Daten legt PDF24 in einer lokalen Datenbank des Browserprofils ab, nicht in einer Cloud, und rät deshalb zum Export. Skonto-Felder bietet die Eingabemaske nicht; Skonto tragen Sie laut PDF24 von Hand in BT-20 ein. Eine Versandfunktion beschreibt die Hilfe nicht, die fertige Datei verschicken Sie also selbst.

Bestehende PDF-Rechnungen importiert PDF24 nur eingeschränkt: Nicht maschinenlesbare PDFs lassen sich nicht direkt übernehmen, der KI-Dienst arbeitet nur online und erkennt laut PDF24 „nicht immer alles fehlerfrei“. Für Rechnungen an Stellen des Bundes nimmt die OZG-RE ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei ohne Sichtformat an, eine hybride ZUGFeRD-PDF genügt dort also nicht. Was Konverter leisten, wenn Sie eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln wollen, und wo ihre Grenzen liegen, beschreibt die Seite PDF in eine E-Rechnung umwandeln.

Formular im Browser ohne Registrierung und ohne Speicherung

Der E-Rechnungsgenerator von sevdesk erstellt laut Hersteller eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei und schickt sie per E-Mail, ohne Registrierung und ohne Nutzungsgrenze; die eingegebenen Daten werden beim Schließen gelöscht (Stand: 29.10.2026). Alle Rechnungsdaten geben Sie dafür bei jeder Rechnung neu in das Formular ein.

Der Hersteller bezeichnet den Generator selbst als „nur bedingt GoBD-konform“. Das folgt aus der Bauweise: Ein Formular, das nichts speichert, führt kein Rechnungsarchiv, keine fortlaufende Ablage und keine Kundendaten. Die Aufbewahrung der XML-Datei bleibt damit vollständig bei Ihnen, wie der Abschnitt zur Aufbewahrung weiter unten zeigt.

Kostenlose Tarife von Rechnungsprogrammen: Kontingente und Formate

Fünf der hier erfassten Rechnungsprogramme gibt es in einer kostenlosen Variante, die E-Rechnungen enthält, laut Preisliste mit unterschiedlichen Grenzen (Stand: 29.10.2026); bei der Menge nennen die Hersteller sevdesk Kostenlos mit „3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat“, easybill Free mit 50 Dokumenten pro Monat und WISO Business von Buhl „ohne Limit“. Auch die Formate unterscheiden sich: sevdesk nennt für den Tarif Kostenlos ZUGFeRD und XRechnung, easybill für Free „E-Rechnung erstellen & empfangen“ und Buhl für WISO Business „XRechnung & ZUGFeRD“. WISO Business ist das kostenlose Programm von Buhl neben dem kostenpflichtigen WISO MeinBüro.

Papierkram erstellt laut Preisliste E-Rechnungen im XML-Format in allen Paketen einschließlich Free, „XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen“ aber erst ab Paket S. Collmex speichert im Tarif rechnung free die XML-Datei im Format CII lokal; versenden müssen Sie sie mit Ihrem eigenen Mailprogramm, ZUGFeRD gibt es beim Versand nicht, und einen XRechnung-Download plant Collmex nach eigener Angabe „auch für die Zukunft nicht“. Der Empfang von E-Rechnungen ist bei sevdesk erst ab dem Tarif Buchhaltung enthalten. Programme mit allen Tarifen und Funktionen vergleicht die Seite E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Behördenportale und ELSTER: kostenlos, aber mit festem Zweck

Die Portale der öffentlichen Hand haben jeweils einen festen Zweck: Die Weberfassung des Bundes ist für Rechnungssender kostenlos, nimmt aber wie die Portale der Länder nur Rechnungen an öffentliche Stellen an, und ELSTER zeigt E-Rechnungen nur an; ein staatliches Werkzeug, mit dem Sie kostenlos E-Rechnungen an Unternehmen erstellen, gibt es nicht (Stand: 29.10.2026). Für Rechnungen zwischen Unternehmen bleiben damit nur die Werkzeuge privater Hersteller.

Die Weberfassung des Bundes: kostenlos, nur für öffentliche Empfänger

Nach der FAQ von e-rechnung-bund.de ist „sowohl die Registrierung als auch die Nutzung der OZG-RE … für Rechnungssender kostenlos“; die Weberfassung erzeugt eine XRechnung aber nur für öffentliche Empfänger, die an die OZG-RE angeschlossen sind und eine Leitweg-ID vergeben. Die Angaben zu Kosten, Kanälen und Löschung stammen aus der FAQ der OZG-RE auf e-rechnung-bund.de (Stand: 29.10.2026).

Sie melden sich unter xrechnung-bdr.de an, nachdem Sie sich einmalig registriert haben; die Registrierung ist für jeden Kanal nötig. Die OZG-RE kennt vier Kanäle: Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol. Bei Weberfassung und Upload erhalten Sie noch vor dem Versand einen Prüfbericht mit formalen Fehlern. Als Vorlage dient eine bereits eingereichte E-Rechnung, die Sie herunterladen und wieder hochladen. Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) nimmt seit 19. September 2025 keine Rechnungen mehr an und wurde Ende 2025 abgeschaltet. Wie Registrierung und Einreichung im Einzelnen ablaufen, zeigt die Seite OZG-RE: Registrierung und Einreichung beim Bund.

Als Originalrechnung gilt die XML-Datei; einen PDF-Download bietet das Portal zusätzlich. Die OZG-RE löscht Rechnungen 28 Tage nach Bereitstellung oder letztem Statuswechsel und ist damit kein Archiv. Empfänger sind die unmittelbare Bundesverwaltung mit den Verfassungsorganen und über 170 Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung; die Empfängerliste (Stand: 19.09.2025) nennt außerdem fünf Länder: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen. Gegenüber dem Bund gilt die Pflicht zur E-Rechnung seit 27. November 2020 (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV), ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Eine eigene Leitweg-ID braucht Ihr Unternehmen nicht; Sie tragen die des Empfängers ein.

Portale der Länder: nur für Rechnungen an Landesstellen

Auch die Länder betreiben eigene Eingangsportale, die nur Rechnungen an ihre Stellen annehmen; eine Weberfassung nennen die Landesseiten für den Zentralen E-Rechnungseingang Rheinland-Pfalz (ZRE RLP), den das Saarland über eine Kooperation mitnutzt, und das Webformular der ZeRN in Niedersachsen. Bremen, Hamburg, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein nutzen gemeinsam das GO-Serviceportal E-Rechnung. Nordrhein-Westfalen betreibt das E-Rechnungsportal NRW, Baden-Württemberg den Zentralen Rechnungseingang BW. Hessen hat kein zentrales Portal und nimmt Rechnungen per E-Mail und per Upload über das Verwaltungsportal an (Stand: 29.10.2026).

Bayern hat ebenfalls kein zentrales Portal, Rechnungen gehen dort dezentral ein. Die Adresse e-rechnung.bayern.de führt zum E-Rechnungs-Viewer von ELSTER, also zu einem Werkzeug zum Ansehen und nicht zu einem Portal für die Einreichung. Welche Pflichten für Rechnungen an Stellen der Länder und Kommunen gelten, entscheidet das jeweilige Landesrecht. Die Rechtslage aller Länder fasst die Seite mit den Regeln der 16 Bundesländer im Vergleich zusammen.

Über ELSTER kostenlos erstellen? Was das Portal der Finanzverwaltung anbietet

Über ELSTER lässt sich keine E-Rechnung erstellen: Der E-Rechnungs-Viewer unter www.e-rechnung.elster.de stellt E-Rechnungen nur lesbar dar und ist nach eigener Angabe „ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“. ELSTER beschreibt diesen Dienst auf der ELSTER-Seite „E-Rechnung ansehen“.

Laut BMF-FAQ Frage 12a kann der E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darstellen. Eine Prüfung der Datei auf Fehler nennt ELSTER nicht, der Viewer ersetzt also keinen Validator. Auch eine Datei zum Versand erzeugt er nicht.

ELSTER hat bei der E-Rechnung eine zweite Funktion: Auf Anforderung des Finanzamts übermitteln Sie E-Rechnungen über die Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ und laden sie dort unter „5 - Anhänge“ hoch (BMF-FAQ Frage 14). Wer eingehende XRechnungen dauerhaft lesen will, findet weitere kostenlose Viewer für XRechnung und ZUGFeRD.

Grenzen kostenloser Lösungen: Aufbewahrung, Menge, Empfang und Kontrolle

Kostenlose Lösungen erzeugen eine gültige Datei, nehmen Ihnen aber keine Pflicht ab: Die Aufbewahrung für acht Jahre nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, die Prüfung der Angaben und die Verantwortung für die Rechnung bleiben beim Aussteller (Abschn. 14.1 Abs. 3 UStAE). Die Tabelle ordnet jede Grenze ihrer Grundlage zu.

Aufbewahrung: acht Jahre bleiben beim Aussteller

Eine E-Rechnung müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG), und zwar mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 4 UStAE). Kostenlose Werkzeuge speichern dafür wenig oder nichts: Der Generator von sevdesk löscht die Daten beim Schließen, PDF24 hält sie im Browserprofil, Collmex rechnung free speichert die Datei lokal, und die OZG-RE löscht nach 28 Tagen. Der Text von § 14b UStG auf gesetze-im-internet.de nennt die Frist und ihren Beginn.

Umsatzsteuerlich ist eine Aufbewahrung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 5 UStAE). Die Pflichten nach Abgabenordnung und GoBD bleiben davon unberührt (Abschn. 14b.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE). Ein kostenloser Generator übernimmt keine dieser Pflichten; die XML-Datei legen Sie selbst so ab, dass sie unverändert bleibt. Wie die Ablage aussehen muss, erklärt die Seite dazu, was UStG und GoBD für XML und PDF verlangen.

Mengen, Kontingente und fehlende Funktionen

Die Grenzen kostenloser Angebote liegen laut Herstellerangaben vor allem in der Menge und im Funktionsumfang (Stand: 29.10.2026). Bei der Menge begrenzen sevdesk Kostenlos auf „3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat“, easybill Free auf 50 Dokumente pro Monat und der easybill Validator ohne Konto auf fünf E-Rechnungen pro Tag. Bei den Funktionen fehlt in Papierkram Free die Ausgabe als XRechnung und ZUGFeRD, die erst ab Paket S enthalten ist, und sevdesk empfängt E-Rechnungen erst ab dem Tarif Buchhaltung. PDF24 bietet keine Skonto-Felder und keinen Versand, und Collmex rechnung free erzeugt kein ZUGFeRD.

Eingang und Ansicht ohne Kosten

Für den Empfang brauchen Sie keine kostenpflichtige Software: Ein E-Mail-Postfach genügt (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; Abschn. 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE), auch Kleinunternehmer müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Eine Peppol-Anbindung oder ein besonderes Postfach verlangt das Gesetz nicht.

Lesen ist eine eigene Frage, denn eine XRechnung enthält keine Bildansicht: „XRechnungen beinhalten keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei“, und Unternehmen benötigen daher einen Viewer (BMF-FAQ Frage 12a). Kostenlos sind der Viewer von ELSTER (nur Anzeige), Quba 2.0 als Open-Source-Programm für Windows, macOS und Linux mit Offline-Prüfung, veröffentlicht am 15. Oktober 2026, und der Viewer von Papierkram. Den Empfang im Programm bieten laut Hersteller easybill Free und Papierkram in allen Paketen; bei der DATEV E-Rechnungsplattform sind Registrierung und Empfang laut Preisliste kostenfrei (Stand: 29.10.2026).

Kontrolle vor dem Versand: kostenlose Validatoren

Eine Prüfung ist keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll, und das BMF empfiehlt keine bestimmte Validierungsanwendung (BMF-FAQ Frage 7). Wer sich mit kaufmännischer Sorgfalt auf eine geeignete Validierungsanwendung verlässt, bewahrt den Validierungsbericht auf (Rn. 35a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025).

Kostenlos prüfen können Sie mit vier Werkzeugen (Stand: 29.10.2026). Der KoSIT Validator in der Version 1.6.3 vom 20. August 2026 steht unter der Lizenz Apache-2.0, braucht eine Szenario-Konfiguration und erzeugt einen Prüfbericht im XML-Format, ist also ein technisches Werkzeug. Der easybill Validator prüft ohne Konto fünf E-Rechnungen pro Tag, Quba 2.0 prüft offline, und für Rechnungen an den Bund liefert die OZG-RE ihren Prüfbericht vor dem Versand. Was die Prüfwerkzeuge melden, erklärt die Seite über Validatoren und was ihre Fehlermeldungen bedeuten.

Kostenlos umsetzen: vom Einzelfall zur dauerhaften Lösung

Im Betrieb trägt eine kostenlose Lösung so weit, wie die Menge der Rechnungen, die Ablage für acht Jahre und die Empfänger es zulassen; danach ist die Frage, welche Aufgaben eine Software übernimmt. Für Rechnungen an öffentliche Stellen des Bundes deckt die Weberfassung den Einzelfall ab, für Rechnungen an Unternehmen ein Generator oder ein kostenloser Tarif innerhalb seines Kontingents.

Die drei Umsetzungswege nach Format und Empfänger sind unten mit ihrem jeweils ersten Schritt aufgeführt.

1. XRechnung: ein Werkzeug wählen, das XRechnung in UBL oder CII ausgibt, oder für öffentliche Empfänger die Weberfassung der OZG-RE nutzen; XRechnung erstellen Schritt für Schritt.
2. ZUGFeRD: ein anderes Profil als MINIMUM oder BASIC WL wählen, denn nur dann entsteht eine E-Rechnung, und die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML erzeugen; ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Profil wählen.
3. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: die Leitweg-ID des Empfängers in BT-10 eintragen, eine eigene braucht Ihr Unternehmen nicht; Leitweg-ID: Aufbau und wo Sie sie finden.

Welche Programme E-Rechnungen ausstellen, empfangen und ablegen, zeigt unser Überblick Anbieter, Funktionen und Kosten im Überblick.

Andere Wege zur Ausstellung: Software, Formate und Versand

Neben kostenlosen Werkzeugen erstellen Rechnungsprogramme, ERP-Systeme und Dienstleister E-Rechnungen; welche Bausteine einzelne Anbieter kostenlos dokumentieren, zeigt die Tabelle mit den Anbieterseiten. Für den Versand ist Peppol ein Netzwerk und kein Format, und im B2B-Bereich besteht keine gesetzliche Pflicht, es zu nutzen. Zwischen Access Points fallen nach der KoSIT „keine Transaktions- oder Roaming-Gebühren“ an; die Preise der Anbieter werden aber individuell vereinbart.

Ob ein kostenloses Werkzeug genügt oder ein Programm mit Archiv und Versand nötig ist, hängt am Ablauf im Betrieb. Einen Überblick über die Wege von der Rechnungssoftware über das ERP-System bis zum Generator gibt die Seite über die Wege von der Rechnungssoftware bis zum Online-Tool.

Die Tabelle nennt die Anbieterseiten mit kostenlosen Bausteinen (Herstellerangaben, Stand: 29.10.2026).

Häufige Fragen zu kostenlosen Lösungen

Fünf Einzelfragen zu kostenlosen Lösungen für die E-Rechnung, jeweils kurz beantwortet.

Ist eine kostenlos erzeugte Datei rechtlich vollwertig?

Ja, wenn sie die Anforderungen von § 14 Abs. 1 Satz 3 und Satz 6 UStG erfüllt; das Werkzeug, mit dem sie entstand, spielt dafür keine Rolle. Ein Formatfehler macht die Datei dagegen zur sonstigen Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025).

Ist ZUGFeRD kostenlos?

Ja, ZUGFeRD ist nach Angabe des FeRD ein kostenfrei verfügbares Datenformat, und auch die XRechnung-Spezifikation stellt die KoSIT laut ihrer FAQ zur XRechnung einschließlich der technischen Artefakte kostenfrei bereit. Kosten entstehen nur für Programme, die die Formate erzeugen.

Brauchen Kleinunternehmer eine kostenpflichtige Software?

Nein: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen stets als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV) und empfangen E-Rechnungen mit einem E-Mail-Postfach. Für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt daneben seit 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV); mehr zur E-Rechnung für Kleinunternehmer steht auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Übernimmt der Anbieter eines kostenlosen Werkzeugs die Verantwortung?

Nein, Sie können Dienstleister einsetzen, bleiben aber selbst dafür verantwortlich, dass die Rechnung die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG erfüllt (Abschn. 14.1 Abs. 3 UStAE). Das gilt für kostenlose Werkzeuge ebenso wie für gekaufte Software.

Kostet der Empfang etwas?

Nein, für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); für das Lesen einer XRechnung gibt es kostenlose Viewer.