E-Rechnung erstellen: Die Wege von der Rechnungssoftware bis zum Online-Tool

Welcher Weg gewählt wird, ist für die Umsatzsteuer gleichgültig, solange die erzeugte Datei die Anforderungen des Gesetzes erfüllt.

Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG), auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Ausgestellt werden muss die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen Unternehmern, die beide im Inland oder in einem der Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), vorbehaltlich der Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Wer ab wann betroffen ist, fasst die Seite E-Rechnungspflicht in Deutschland zusammen.

Diese Seite vergleicht die sechs Wege in einer Tabelle, nennt die Regeln, die jedes Ergebnis erfüllen muss, und führt in sieben Schritten zur ersten E-Rechnung (Stand: 29.10.2026). Welcher Weg und welches Format im Einzelfall passen, klärt bei steuerlichen Fragen ein Steuerberater.

Was eine Datei zur E-Rechnung macht

Eine Datei ist eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dem Format der Norm EN 16931 mit ihren Syntaxen UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII entspricht oder einem vereinbarten Format, aus dem sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 3, Satz 6 Nr. 1 und 2, Satz 7 UStG). Die Norm EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU; das UStG selbst nennt keinen bestimmten Formatnamen. Ein vereinbartes Format nach Satz 6 Nr. 2 ist zulässig, wenn es die Extraktion der Angaben in ein Format nach der Norm oder ein damit interoperables Format erlaubt.

Jede Pflichtangabe nach §§ 14 und 14a UStG muss im strukturierten Teil der Datei stehen. Ein Verweis genügt dafür nicht: „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV“ (Rn. 35 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Anhänge werden in die E-Rechnung eingebettet; diese Formulierung hat das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 in Rn. 29 in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen. Eine gesondert übermittelte besondere Zusammenstellung ist bei einer E-Rechnung nicht möglich (Rn. 48 BMF-Schreiben vom 15.10.2024).

Keine E-Rechnungen sind eine einfache PDF-Datei, eine Word- oder Excel-Datei, ein Scan und ein bloßer Link. Bei einer hybriden Datei, die eine PDF-Ansicht und ein XML verbindet, ist der strukturierte XML-Teil führend (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE); den Vorsteuerabzug trägt nur dieser Teil (Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE). Eine menschenlesbare Fassung muss eine E-Rechnung nicht enthalten (Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE). Wie sich XRechnung, ZUGFeRD und EDI unterscheiden, vergleicht die Seite E-Rechnung Formate.

Die Wege zur E-Rechnung im Überblick

Sechs Wege führen zu einer E-Rechnung: Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme, Dienstleister mit Peppol-Zugangspunkt, Online-Generatoren und Konverter, EDI-Verfahren und, nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die an die OZG-RE angeschlossen sind, die Weberfassung der OZG-RE. Einen Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor (Rn. 36 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); geprüft wird nur, ob die Datei § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG entspricht. Auch Selbstständige dürfen ihre E-Rechnung deshalb selbst erstellen, mit jedem der sechs Wege. Die folgende Tabelle ordnet jedem Weg sein Ergebnis, seine Anforderung und die Rechtsgrundlage zu.

Wege zur E-Rechnung und die Regeln, die für jedes Ergebnis gelten, Stand: 29.10.2026.

Welche Programme E-Rechnungen ausstellen und empfangen, zeigt der Überblick E-Rechnung Software im unabhängigen Überblick.

Rechnungssoftware, ERP-System und Dienstleister

Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme sowie ERP-Systeme erzeugen die E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei direkt aus der Rechnungserstellung; das BMF nennt dafür keine bestimmte Software und empfiehlt keine Validierungsanwendung (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 7). Nach Frage 7 der BMF-FAQ „kann“ das BMF „keine bestimmte Validierungsanwendung empfehlen“. Eine staatliche Zulassung von Rechnungsprogrammen gibt es ebenso wenig wie ein staatliches GoBD-Zertifikat. Bezeichnet ein Anbieter sein Programm als GoBD-konform, ist das eine Angabe laut Hersteller, keine behördliche Bestätigung. Maßgeblich sind deshalb Format und Profil der Datei, die ein Programm tatsächlich erzeugt.

Ein Dienstleister darf die E-Rechnung im Namen des Unternehmens erstellen und zustellen, etwa ein Anbieter mit Peppol-Zugangspunkt. Die Verantwortung bleibt dabei beim Aussteller: Er muss sicherstellen, dass der Dienstleister die Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG erfüllt (Abschn. 14.1 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Fehlt in der erzeugten Datei eine Pflichtangabe, trifft das also den Aussteller, nicht den Dienstleister.

Peppol ist ein Netz für die Zustellung von E-Rechnungen, nach der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) „kein Datenformat“ (KoSIT FAQ 7). Zwischen Unternehmen schreibt kein Gesetz Peppol vor; eine E-Rechnung bleibt eine E-Rechnung, ob sie über Peppol, per E-Mail oder über eine Schnittstelle kommt. Wer einen eigenen Zugangspunkt betreiben will, braucht nach KoSIT die „verpflichtende Mitgliedschaft bei OpenPeppol“; Unternehmen, die einen Dienstleister nutzen, brauchen keine Mitgliedschaft (KoSIT FAQ 46). Die deutsche Peppol Authority ist die KoSIT, die diese Rolle „im Auftrag des IT-Planungsrats“ wahrnimmt (Stand: 29.10.2026).

Online-Generator und Konverter im Browser

Ein Online-Generator erzeugt aus den im Browser eingegebenen Rechnungsdaten eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei; als E-Rechnung zählt das Ergebnis nur, wenn es einem zulässigen Format entspricht, bei ZUGFeRD also nicht den Profilen MINIMUM oder BASIC WL (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE; BMF-FAQ Frage 7). Zulässig ist ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 mit Ausnahme dieser zwei Profile, die FeRD als „Buchungshilfe“ bezeichnet. Für Inhalt und Pflichtangaben der erzeugten Datei bleibt wie beim Dienstleister der Aussteller verantwortlich, nicht der Betreiber des Generators. Für Rechnungen auf Bruttopreisbasis gilt eine Grenze der Formate selbst: „Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar“ (Rn. 19 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Das Kern-Datenmodell der EN 16931 rechnet vom Entgelt aus, und welches Bruttorechnungs-Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage der Vertragsparteien (Rn. 18). Als Nichtbeanstandungsregel lässt Rn. 19 zu, dass auf Bruttopreisen beruhende E-Rechnungen nach der EN 16931, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, im strukturierten Teil nur die Gesamtsummen je Steuersatz enthalten und die Einzelpositionen in einem eingebetteten Anhang.

Ein Konverter, den der Aussteller selbst einsetzt, macht aus seiner eigenen PDF-Rechnung eine E-Rechnung, indem er die Rechnungsdaten in ein strukturiertes Format überträgt. Entsteht dabei eine hybride Datei, ist der strukturierte Teil die maßgebliche Rechnung und die PDF-Ansicht nur Sichtkomponente (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Den Vorsteuerabzug trägt auch hier nur der strukturierte Teil; Angaben, die allein in der PDF-Ansicht stehen, ersetzen keine Pflichtangabe im XML.

Behördenportale: Weberfassung des Bundes und ELSTER

Ein staatliches Werkzeug zum Erstellen von E-Rechnungen an Unternehmen gibt es nicht (Stand: 29.10.2026): Die Weberfassung der OZG-RE dient nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die an die OZG-RE angeschlossen sind, und der E-Rechnungs-Viewer von ELSTER zeigt E-Rechnungen nur an. Die frühere zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) hat den Rechnungsempfang am 19. September 2025 eingestellt und wurde Ende 2025 abgeschaltet. Seitdem ist die OZG-RE die Plattform des Bundes für eingehende E-Rechnungen.

Die Weberfassung der OZG-RE setzt eine Registrierung und Anmeldung unter xrechnung-bdr.de voraus; die Rechnung entsteht im Browser über die Funktion „Neue Rechnung erfassen“. Als Vorlage dient eine bereits eingereichte Rechnung, die heruntergeladen und wieder hochgeladen wird; Leitweg-ID, Daten und Zahlungsangaben werden dann neu eingetragen. Vor dem Absenden zeigt die Weberfassung einen Validierungsbericht, und das heruntergeladene XML gilt in der OZG-RE als Originalrechnung (e-rechnung-bund.de). Neben der Weberfassung nimmt die OZG-RE Rechnungen per Upload, per E-Mail und über Peppol an; Peppol ist nach e-rechnung-bund.de „der einzige Übertragungskanal“, der eine Maschine-zu-Maschine-Kommunikation und den Massenversand ermöglicht. Inhaltlich verlangt der Bund die XRechnung (§ 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV) oder einen anderen Standard, der der EN 16931 entspricht (§ 4 Abs. 1 Satz 2 ERechV).

Der E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de macht den Inhalt einer E-Rechnung lesbar; ELSTER bezeichnet ihn als „unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“. Eine Funktion zum Erstellen oder Validieren bietet die ELSTER-Seite nicht an. Welche Portale die Länder betreiben und wann eine Leitweg-ID nötig ist, erklärt die Seite E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

Welches Format die erstellte Rechnung hat

Welches Format eine E-Rechnung zwischen Unternehmen hat, ist eine zivilrechtliche Frage, die Aussteller und Empfänger vereinbaren (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE); die XRechnung ist dafür nicht vorgeschrieben. Der Anwendungserlass formuliert es so: „Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.“ In Deutschland üblich sind zwei Formate: die XRechnung, herausgegeben von der KoSIT, und ZUGFeRD, herausgegeben vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV e. V.

Beide Formate haben feste Versionsstände (Stand: 29.10.2026). Aktuell ist die XRechnung 3.0.2 mit der Spezifikation vom 20. Juni 2024; die Version 3.0 gilt nach KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027. Die XRechnung 4.0 liegt nur als Vorversion vom 15. September 2026 vor und ist nicht für den Produktivbetrieb bestimmt. Bei ZUGFeRD ist die Version 2.5.2 aktuell (Infopaket vom 4. August 2026, gültig ab 1. September 2026); sie ist technisch identisch mit Factur-X 1.09.2, nutzt nur die Syntax CII und bettet das XML in einen PDF/A-3-Container ein. FeRD empfiehlt das Profil EN 16931; die ZUGFeRD-Spezifikationen haben nach FeRD kein Ablaufdatum, ausgenommen das Profil XRECHNUNG, das der jeweils gültigen XRechnung folgt.

Ein EDI-Verfahren wie EDIFACT ist ein vereinbartes Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der Angaben nach Satz 7 sicherstellt (BMF-FAQ Frage 7); unter dieser Voraussetzung bleibt es auch nach 2027 nutzbar (Rn. 65 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Ohne diese Extraktion ist eine EDI-Rechnung ein elektronisches Format, das nicht § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht, und mit Zustimmung des Empfängers nur in der Übergangszeit zulässig: für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG), für Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro (Nr. 2) und, ohne Umsatzgrenze, im EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG (Nr. 3). Welches der beiden Formate wofür passt, zeigt XRechnung oder ZUGFeRD.

In sieben Schritten zur ersten E-Rechnung

Die erste E-Rechnung entsteht in sieben Schritten: Pflicht klären, Format abstimmen, Weg wählen, Pflichtangaben im strukturierten Teil hinterlegen, Datei prüfen, übermitteln und archivieren. Die sieben Schritte gelten für jeden der sechs Wege und sind in der folgenden Liste in ihrer Reihenfolge aufgeführt.

1. Klären Sie, ab wann Sie ausstellen müssen: für Umsätze ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag, sonst für Umsätze ab 1. Januar 2028.
2. Stimmen Sie das Format mit dem Kunden ab, denn die Formatwahl ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.
3. Wählen Sie einen der sechs Wege aus der Übersichtstabelle.
4. Hinterlegen Sie alle Pflichtangaben im strukturierten Teil; die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD ordnet jede Angabe nach dem UStG einem Feld der EN 16931 zu, und das BMF empfiehlt sie in der jeweils aktuellen Version (Rn. 8, 9 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Welche Angaben das sind, listet die Seite Pflichtangaben einer Rechnung.
5. Prüfen Sie die Datei mit einer Validierung; sie ist nach BMF-FAQ Frage 7 keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber schon beim Erstellen und beim Versand sinnvoll. Wie das geht, erklärt E-Rechnung prüfen.
6. Übermitteln Sie die Datei auf einem vereinbarten Weg, etwa per E-Mail, über eine Schnittstelle oder als Download in einem Portal (Rn. 36 BMF-Schreiben vom 15.10.2024); zwischen inländischen Unternehmen ist dafür keine Zustimmung des Empfängers nötig (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
7. Archivieren Sie die Rechnung acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); die Regeln dazu stehen unter E-Rechnung archivieren.

Für den Übergang gilt eine Nichtbeanstandungsregel der Finanzverwaltung: E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 entsprechen, nicht aber den zusätzlichen Vorgaben des Schreibens vom 15.10.2026, werden nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug (Anwendungsregelung des BMF-Schreibens vom 15.10.2026). Mehrere Leistungen eines Monats lassen sich auch als E-Rechnung in einer Sammelrechnung zusammenfassen, denn als Leistungszeitpunkt darf der Kalendermonat angegeben werden (§ 31 Abs. 4 UStDV; BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Frage 7b). Lehnt ein Kunde die E-Rechnung ab, entsteht kein Anspruch auf eine sonstige Rechnung; der Aussteller erfüllt seine Pflicht mit einem nachweisbaren Zustellversuch, etwa einem Sendeprotokoll (Rn. 42 BMF-Schreiben vom 15.10.2024).

Ab wann das Ausstellen Pflicht ist

Ausstellen müssen Unternehmen E-Rechnungen an andere im Inland ansässige Unternehmen für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn ihr Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betrug, sonst für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG). Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf jeder Aussteller bis zum 31. Dezember 2026 noch eine sonstige Rechnung übermitteln, auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format (Nr. 1). Aussteller, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstieg, dürfen für Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 eine sonstige Rechnung übermitteln (Nr. 2); Rechnungen im EDI-Verfahren sind für Umsätze aus 2027 bis zum selben Tag mit Zustimmung des Empfängers zulässig (Nr. 3). Empfangen können muss jedes im Inland ansässige Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsregelung (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Für Rechnungen an den Bund gilt unabhängig davon seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV). Alle Daten mit ihren Bedingungen stehen unter Fristen der E-Rechnung.

Drei Rechnungsarten dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen sein: Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt (§ 33 Satz 4 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV). Für jede Rechnung gilt außerdem die Frist von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für Gutschriften zählt bei der Grenze von 800.000 Euro der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers, beim Ausstellen durch einen Dritten der des Auftraggebers (Rn. 64 BMF-Schreiben vom 15.10.2024).

Anleitungen zu Formaten, Versand und Sonderfällen

Sechs Einzelanleitungen vertiefen die Schritte dieser Seite: zwei Formate, die Umwandlung einer PDF-Rechnung, der Versand, die Korrektur und die Abschlagsrechnung. Jede Zeile der Tabelle nennt die Regel, auf die es bei der jeweiligen Anleitung am meisten ankommt.

Einzelanleitungen zum Erstellen, Stand: 29.10.2026.

Häufige Fragen zum Erstellen

Die folgenden vier Fragen betreffen Randfälle beim Erstellen; die Antworten bleiben kurz und verweisen auf die Seiten, die das Thema vollständig behandeln. Für die Prüfung eines Einzelfalls bleibt ein Steuerberater zuständig.

Reicht eine Rechnung aus Word oder Excel?

Nein: Eine Rechnung aus Word oder Excel, auch als PDF gespeichert, ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Zulässig bleibt sie, solange § 27 Abs. 38 UStG eine sonstige Rechnung erlaubt: für Umsätze aus 2025 und 2026 bei Übermittlung bis 31. Dezember 2026, für Umsätze aus 2027 bei Übermittlung bis 31. Dezember 2027 nur für Aussteller, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Jahr 2026 800.000 Euro nicht überstieg. Dauerhaft genügt sie für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer (§§ 33, 34, 34a UStDV); an den Bund gilt die ERechV.

Wo lässt sich eine Rechnung kostenlos erstellen?

Kostenlose Wege bieten private Anbieter von Online-Generatoren und Rechnungsprogrammen an, ein staatliches Werkzeug für Rechnungen an Unternehmen gibt es dagegen nicht (Stand: 29.10.2026). Die Weberfassung der OZG-RE dient nur Rechnungen an angeschlossene öffentliche Auftraggeber, und ELSTER bietet nur einen Viewer. Auch bei einem kostenlosen Werkzeug bleibt der Aussteller für Format und Pflichtangaben verantwortlich. Welche freien Werkzeuge es gibt, listet E-Rechnung kostenlos erstellen.

Ist eine Signatur vorgeschrieben?

Nein: Das UStG verlangt keine Signatur, sondern dass „die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ gewährleistet werden (§ 14 Abs. 3 Satz 1 UStG). Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG mit vereinbarten Sicherungen ist nur ein Weg dazu, „unbeschadet anderer zulässiger Verfahren“ (§ 14 Abs. 3 UStG). Als weiteres Mittel nennt § 14 Abs. 3 UStG ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad schafft.

Was gilt, wenn die erzeugte Datei Formatfehler enthält?

Eine Datei mit Formatfehler ist eine sonstige Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025); ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel ohne Formatfehler lässt sie eine E-Rechnung bleiben (Rn. 22, 23 BMF-Schreiben vom 15.10.2026).

Eine sonstige Rechnung, die statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ausgestellt wird, ist keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Die Pflicht zur E-Rechnung bleibt davon unberührt. Welche anderen Folgen von Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht möglich sind, erklärt eine eigene Seite.