XRechnung oder ZUGFeRD? Unterschiede, Einsatzbereiche und welches Format Sie brauchen

Der Unterschied liegt damit nicht in der Zulässigkeit, sondern im Aufbau der Datei, in der Syntax und darin, welcher Empfänger welches Format annimmt.

Das Umsatzsteuergesetz schreibt keines der beiden Formate vor. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt die europäische Norm EN 16931 oder ein vereinbartes Format, und welches zulässige Format zwei Vertragsparteien verwenden, ist nach Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE eine zivilrechtliche Frage. XRechnung und ZUGFeRD sind also zwei Wege, dieselbe Pflicht zu erfüllen; den Rahmen mit Fristen und Betroffenen beschreibt die Übersicht über die E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Die folgenden Abschnitte vergleichen beide Formate in vier Schritten: erst Aufbau, Syntax, Herausgeber und Lesbarkeit, dann die umsatzsteuerliche Zulässigkeit mit Profilen und Vorrang der XML-Daten, danach die Regeln für öffentliche Auftraggeber in Bund und Ländern und zuletzt die Formatwahl nach Empfänger. Die Tabelle fasst die Merkmale beider Formate zusammen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt im Container und in der Syntax: Die XRechnung besteht nur aus strukturierten Daten in UBL oder CII, ZUGFeRD verbindet eine PDF/A-3-Datei mit genau einer eingebetteten XML-Datei in CII; die Rechnungsdaten folgen bei der XRechnung und bei den ZUGFeRD-Profilen EN 16931 und XRECHNUNG dem Datenmodell der EN 16931. Vier Merkmale trennen die beiden Formate im Einzelnen: der Aufbau der Datei, die XML-Syntax, der Herausgeber mit seinen Versionen und die Lesbarkeit für Menschen. Die Abschnitte darunter behandeln sie in dieser Reihenfolge. Die Profile MINIMUM und BASIC WL bilden das Datenmodell der Norm nicht vollständig ab; ihr Status folgt im Abschnitt zur Zulässigkeit.

Reines XML oder hybrides PDF: der Aufbau beider Formate

Eine XRechnung ist ein rein strukturiertes Format ohne PDF (Abschn. 14.1 Abs. 13 UStAE), eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 nach ISO 19005-3:2012, in das seit ZUGFeRD 2.0 eine XML-Datei eingebettet ist. Beide Bauformen lässt die Finanzverwaltung zu, denn eine E-Rechnung ist „sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format“ möglich (Abschn. 14.1 Abs. 12 UStAE). Welche Formate es neben diesen beiden gibt, zeigt der Überblick Formate der E-Rechnung im Vergleich.

Eine ZUGFeRD-Datei enthält nach der ZUGFeRD-FAQ des FeRD nur ein Rechnungsdatendokument je PDF/A-3. Der PDF-Teil zeigt die Rechnung als Bild, der XML-Teil trägt die Angaben als Daten, die ein Programm des Empfängers ohne Abtippen übernimmt. Bei der XRechnung gibt es nur diese Daten; ein Rechnungsbild entsteht erst beim Empfänger, wenn ein Programm die XML-Datei darstellt.

Eine einfache PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, also eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Den Wert einer hybriden Datei bestimmt deshalb der XML-Teil und nicht das Bild: Fehlt die XML-Datei, bleibt nur ein PDF und damit eine sonstige Rechnung.

Welche XML-Syntax beide Formate verwenden

Die XRechnung wird in einer von zwei Syntaxen übermittelt, UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII, ZUGFeRD nutzt ausschließlich CII. Genau diese zwei Syntaxen nennt der Anhang des Durchführungsbeschlusses (EU) 2017/1870 vom 16. Oktober 2017 (ABl. L 266 vom 17.10.2017, S. 19) für die EN 16931: UN/CEFACT CII (XML Schemas 16B) und UBL 2.1 (ISO/IEC 19845:2015). PDF, EDIFACT oder Peppol sind keine Syntaxen in diesem Sinn.

ZUGFeRD baut seit Version 2.4 auf UN/CEFACT CII D22B auf und ist vollständig rückwärtskompatibel zu D16B, der CII-Fassung, die auch die XRechnung verwendet. Wer XRechnungen empfängt, muss technisch mit beiden Syntaxen rechnen, denn die Syntax wählt der Aussteller; ZUGFeRD-Dateien kommen dagegen immer in CII. Wie die Elemente in beiden Syntaxen benannt sind, erklärt die Seite über die zwei Syntaxen der E-Rechnung.

Herausgeber, Versionen und Gültigkeit beider Standards

Die XRechnung gibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen heraus, beschlossen hat den Standard der IT-Planungsrat am 22. Juni 2017; ZUGFeRD gibt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) heraus, das Teil der AWV, Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., ist. Das Bundesfinanzministerium gibt keines der beiden Formate heraus, sondern regelt in seinen BMF-Schreiben die umsatzsteuerliche Seite der E-Rechnung.

Aktuell ist die XRechnung 3.0.2 (Spezifikation vom 20. Juni 2024); die Version 3.0 ist seit 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt nach den Versionen und Bundles der KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027 gültig, eine Untergrenze und kein festes Enddatum. Die Vorversion 4.0.0 vom 15. September 2026 ist nach der KoSIT „noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen“; das Bundle erwartet die KoSIT „voraussichtlich im Frühjahr 2027“. Bei ZUGFeRD ist die Version 2.5.2 aktuell (Infopaket vom 4. August 2026, gültig ab 1. September 2026); technisch ist sie identisch mit Factur-X 1.09.2 (Stand: 29.10.2026).

Auch die Gültigkeit folgt unterschiedlichen Regeln. ZUGFeRD-Spezifikationen haben nach der ZUGFeRD-FAQ kein Ablaufdatum; die Ausnahme ist das Profil XRECHNUNG, das der jeweils gültigen XRechnung folgen muss. XRechnung-Versionen tragen dagegen Gültigkeitszeiträume: Alle Versionen 2.x gelten seit 1. Februar 2024 nicht mehr, seither gilt nur noch XRechnung 3.0.x. Für XRechnungen ist deshalb der Versionsstand der KoSIT maßgeblich, für ZUGFeRD-Dateien nur im Profil XRECHNUNG.

Lesbarkeit: Viewer für reines XML, Bildteil bei hybriden Dateien

Eine XRechnung enthält keine PDF-Ansicht; Unternehmen benötigen nach der BMF-FAQ (Frage 12a) „eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer)“, während eine ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Teil ohne Zusatzprogramm lesbar ist. Laut derselben Frage 12a kann der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar darstellen; ELSTER nennt ihn „ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“ (Stand: 29.10.2026). Eine Visualisierung der KoSIT ist selbst keine gültige XRechnung und eignet sich nicht zur Langzeitarchivierung.

Bei ZUGFeRD ist das Bild eine Hilfe für das Auge, die Rechnung bleibt der XML-Teil; was bei Abweichungen zwischen beiden gilt, folgt im Abschnitt zur Zulässigkeit. Technische Fehler im PDF/A-Teil sind nach der ZUGFeRD-FAQ nur eine Warnung und kein schwerwiegender Fehler; der Empfänger kann eine korrigierte Fassung verlangen. Welche Programme beide Formate anzeigen, vergleicht die Seite E-Rechnung lesen mit kostenlosen Viewern.

Sind beide Formate umsatzsteuerlich zulässig?

Ja, beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung: Die BMF-FAQ (Frage 7) nennt „die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“, ebenso Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE. Die Zulässigkeit hat damit zwei Grenzen: eine Mindestversion für ZUGFeRD und zwei ausgeschlossene Profile. Dahinter steht die Formatvorgabe des Umsatzsteuergesetzes, die keines der beiden Formate beim Namen nennt.

Die gesetzliche Formatvorgabe nennt keines der beiden Formate

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt für eine E-Rechnung entweder die europäische Norm EN 16931 mit einer ihrer Syntaxen (Nr. 1) oder ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format, aus dem die Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahiert werden können (Nr. 2, Satz 7); XRechnung und ZUGFeRD nennt das Gesetz nicht. Formate nach der Norm sind stets zulässig: „Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 ... entsprechen, ist immer zulässig“ (Rn. 24 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Welches Format gewählt wird, ist „eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist“ (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Den Wortlaut der Vorschrift enthält § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de.

Für beide Formate gilt dieselbe Inhaltsregel: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV“ (Rn. 35 BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Bei ZUGFeRD genügt es deshalb nicht, eine Pflichtangabe nur im PDF-Bild zu zeigen. Wie das Gesetz die E-Rechnung von der sonstigen Rechnung abgrenzt, erklärt die Seite zu § 14 UStG: Rechnungsbegriff, E-Rechnung und sonstige Rechnung.

Fünf Datenprofile, ein Referenzprofil: was davon zulässig ist

ZUGFeRD kennt fünf Datenprofile (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, auch COMFORT genannt, und EXTENDED) und das Referenzprofil XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, sondern nach dem FeRD eine Buchungshilfe (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). Die Tabelle zeigt den Status aller sechs Profile.

Quelle: Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE; ZUGFeRD-FAQ des FeRD; ZUGFeRD 2.5.2, Stand: 29.10.2026.

Das Profil EN 16931 „bildet die EN 16931-1 vollständig ab“, und das FeRD empfiehlt, Rechnungen mit diesem Profil zu stellen. Das Profil BASIC ist eine Teilmenge der Norm, die das FeRD als vollwertige Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz einordnet. Den Austausch im Profil EXTENDED müssen Verkäufer und Käufer vorher vereinbaren, weil es über die Norm hinausgeht. Eingebettete Anhänge als Base64 im XML sind nur in den Profilen EN 16931 und EXTENDED vorgesehen. Wer Anhänge in die ZUGFeRD-Datei einbetten will, braucht also eines dieser beiden Profile.

Bildteil und XML-Daten: Was bei Abweichungen gilt

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der XML-Teil maßgeblich: „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil“ (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Vor 2025 ging das Bild vor; „Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich dieses Verhältnis umgekehrt“ (BMF-FAQ, Frage 12a). Das FeRD formuliert es so: „Ab dem 01.01.2025 ist in Deutschland das in das Hybriddokument eingebettete XML die Rechnung.“

Für den Empfänger folgt daraus: „Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich“ (Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE). Ein Bildteil ohne abweichende Pflichtangaben ist ein „inhaltlich identisches Mehrstück“; weicht sein Inhalt ab, kann er eine weitere Rechnung nach § 14c UStG sein (Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE). Geringe technische Abweichungen beanstandet die Finanzverwaltung nicht. Welche Folgen fehlerhafte Rechnungen für den Empfänger haben, beschreibt die Seite Vorsteuerabzug ohne E-Rechnung.

Spezifische Prüfpflichten zur Übereinstimmung von PDF und XML hat die Finanzverwaltung nach Angabe des FeRD nicht festgelegt; das FeRD empfiehlt eigene Kontrollen. Für die Aufbewahrung genügt der strukturierte Teil; den PDF-Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, „wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind“, etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 119 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 14.07.2025). Bei der XRechnung entsteht dieser Konflikt nicht, weil sie nur aus Daten besteht.

XRechnung oder ZUGFeRD an öffentliche Auftraggeber?

Für Rechnungen an Stellen des Bundes nennt § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV den Standard XRechnung und lässt nach Satz 2 auch einen anderen Standard zu, der der EN 16931 entspricht; eine ZUGFeRD-Rechnung nimmt die Rechnungseingangsplattform des Bundes nach der FAQ auf e-rechnung-bund.de nur im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei ohne Sichtformat an. Den Wortlaut der Verordnung enthält § 4 ERechV auf gesetze-im-internet.de. Für Stellen der Länder und Kommunen gilt dagegen Landesrecht. Die Tabelle stellt beide Ebenen nebeneinander.

Stellen des Bundes: nur reines XML

Lieferanten des Bundes müssen seit 27. November 2020 E-Rechnungen stellen (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV); ausgenommen sind Rechnungen nach Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). § 4 Abs. 1 Satz 1 ERechV nennt dafür den „Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1)“ in der jeweils aktuellen Fassung, heute also XRechnung 3.0 in der Fassung 3.0.2. Umsatzsteuergesetz und ERechV gelten nebeneinander: „Es besteht kein Rangverhältnis zwischen dem UStG und einer anderen Vorschrift zur Ausstellung einer E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung“; trifft beides zu, „ist die strengere Vorschrift maßgeblich, um beiden Vorschriften zu entsprechen“ (Rn. 25 BMF-Schreiben vom 15.10.2026).

Einzige Rechnungseingangsplattform der Bundesverwaltung ist seit 19. September 2025 die OZG-RE; die frühere Plattform ZRE ist abgeschaltet. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung an den Bund schicken will, übermittelt deshalb die eingebettete XML-Datei des Profils XRECHNUNG, also eine XRechnung in CII, und nicht das PDF. Kanäle, Registrierung und Leitweg-ID beschreibt die Seite zu E-Rechnungsverordnung und Portale für öffentliche Auftraggeber.

Das Feld BT-10 (Käuferreferenz) ist in der XRechnung technisch Pflicht (BR-DE-15) und trägt bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID. Fehlt das Feld, ist das ein Geschäftsregelfehler, der „umsatzsteuerlich unbeachtlich“ ist (Rn. 35a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Zwischen Unternehmen braucht niemand eine Leitweg-ID (KoSIT-FAQ); nach der BMF-FAQ (Frage 6, Stand: Oktober 2026) genügt dort umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“ in BT-10.

Länder und Kommunen: Landesrecht entscheidet über die Annahme

Für Rechnungen an Stellen der Länder und Kommunen gilt Landesrecht; eine Pflicht für Lieferanten, E-Rechnungen zu stellen, haben sieben Länder: Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg, Saarland, Mecklenburg-Vorpommern, Hessen und Rheinland-Pfalz (ORH Bayern, Jahresbericht 2026, TNr. 41; Stand: 29.10.2026). Welche Formate ein Land annimmt, legt es selbst fest. Hessen nennt auf seinem Verwaltungsportal (Stand: 11.02.2026) die XRechnung in UBL oder CII sowie „ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF“; eine einfache PDF-Datei „erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung“.

Empfangen müssen Länder und Kommunen E-Rechnungen mindestens oberhalb der EU-Schwellenwerte seit 18. April 2020 (Art. 11 Abs. 2 Richtlinie 2014/55/EU; Mecklenburg-Vorpommern seit 29. Juni 2021). Vor dem Versand einer hybriden Datei an eine Stelle eines Landes oder einer Kommune ist deshalb die Regel des empfangenden Landes maßgeblich, nicht die des Bundes. Die Zeile zu Ländern und Kommunen in der Tabelle oben führt zum Vergleich der 16 Landesregelungen.

Welches Format brauchen Sie: XRechnung oder ZUGFeRD?

Welches Format Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab: Stellen des Bundes verlangen nach § 4 Abs. 1 ERechV eine XRechnung oder einen anderen Standard nach der EN 16931 als reine XML-Datei, bei ZUGFeRD also das Profil XRECHNUNG ohne PDF, und zwischen Unternehmen sind beide Formate zulässig, die Wahl ist eine Frage der Vereinbarung. Die Tabelle ordnet sieben typische Fälle dem passenden Format zu, jeweils mit der Grundlage.

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Zwischen Unternehmen: Absprache mit dem Empfänger

Zwischen inländischen Unternehmen verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine E-Rechnung, aber kein bestimmtes Format; welches zulässige Format Sie verwenden, ist eine zivilrechtliche Frage (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE), und nach der KoSIT ist die XRechnung für B2B nicht verpflichtend. Für die Übergangszeit lässt § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG drei Ausnahmen zu: eine sonstige Rechnung für Umsätze aus 2025 und 2026, übermittelt bis 31. Dezember 2026 (Nr. 1); eine sonstige Rechnung für Umsätze aus 2027, übermittelt bis 31. Dezember 2027, nur wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nach § 19 Abs. 2 UStG nicht über 800.000 Euro lag (Nr. 2); und ein EDI-Verfahren nach Art. 2 Empfehlung 94/820/EG für Umsätze aus 2027, übermittelt bis 31. Dezember 2027, mit Zustimmung des Empfängers und ohne Umsatzgrenze (Nr. 3). Umsätze ab 1. Januar 2028 fallen unter keine dieser Übergangsregeln mehr. Wie die Termine zusammenhängen, zeigt die Seite Fristen der E-Rechnung von 2025 bis 2028.

Für die Wahl zwischen den beiden Formaten zählt deshalb die Verarbeitung beim Empfänger. Ein Empfänger mit einem Programm, das strukturierte Daten einliest, kann XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen übernehmen. Ein Empfänger, der Rechnungen auch am Bildschirm prüft, sieht bei ZUGFeRD sofort das Bild, während der XML-Teil die maßgebliche Rechnung bleibt.

Ein Bruttopreis-Modell bietet derzeit keines der beiden Formate: „Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar“ (Rn. 19 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Das Kern-Datenmodell der EN 16931 rechnet vom Entgelt aus (Rn. 18). Rechnungen nach der EN 16931 auf Bruttobasis, die bis 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, mit Summen je Steuersatz und eingebettetem Anhang beanstandet die Finanzverwaltung nicht; diese Nichtbeanstandungsregelung steht ebenfalls in Rn. 19.

Wenn Kunden beide Formate verlangen: das Referenzprofil XRECHNUNG

Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG bettet eine XRechnung in der Syntax CII in die PDF-Datei ein und muss der jeweils gültigen XRechnung folgen. Eine einzige Datei bedient damit zwei Arten von Empfängern: solche, die das PDF lesen, und solche, die eine XRechnung verarbeiten. An Stellen des Bundes geht davon nur der XML-Teil.

Das Profil XRECHNUNG ist zugleich das einzige ZUGFeRD-Profil, dessen Gültigkeit an die Versionen der XRechnung gebunden ist. Würde die KoSIT eine Version 4.0 für den produktiven Einsatz freigeben, müsste das eingebettete XML dieser Fassung folgen, sobald sie gilt. Ein Aussteller, der beide Anforderungen bedienen will, bleibt außerdem in der Syntax CII, denn ZUGFeRD kennt kein UBL.

Eingangsseite: beide Formate verarbeiten können

Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch ein Kleinunternehmer (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024; BMF-FAQ, Frage 12); dafür genügt ein E-Mail-Postfach (Rn. 40 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Eingehende Rechnungen können XRechnungen in UBL oder CII oder ZUGFeRD-Dateien in CII sein, sodass ein Eingangssystem alle drei Varianten lesen sollte. Eine Validierung ist nach der BMF-FAQ (Frage 7) keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll; eine bestimmte Validierungsanwendung empfiehlt das BMF nicht.

Ein Formatfehler macht aus der Datei eine sonstige Rechnung (Rn. 6a BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025). Eine Rechnung mit einem Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, ist „dennoch prinzipiell eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG“ (Rn. 22 und 23 BMF-Schreiben vom 15.10.2026). Was der Empfang im Einzelnen verlangt, erklärt die Seite E-Rechnung empfangen: was jedes Unternehmen können muss.

Was neben den beiden Standards zur Formatwahl gehört

Neben XRechnung und ZUGFeRD erfüllen auch andere Formate nach der EN 16931 die Vorgabe des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, und EDI-Verfahren bleiben für Umsätze aus 2027, übermittelt bis 31. Dezember 2027, mit Zustimmung des Empfängers zulässig (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG). Danach ist ein EDI-Verfahren nur noch nutzbar, wenn es § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG erfüllt (Rn. 65 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Peppol ist kein Format, sondern ein Netz für die Zustellung; ZUGFeRD schreibt keinen Versandweg vor und kann als E-Mail-Anhang, per Upload, über Portale oder über Peppol übermittelt werden. Die Tabelle führt zu den Seiten, die diese Nachbarthemen vertiefen.

Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD

Vier Einzelfragen zur Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD, jeweils kurz beantwortet.

Muss ich eines der beiden Formate verwenden?

Nein, das Umsatzsteuergesetz verlangt eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, aber weder XRechnung noch ZUGFeRD. Für Umsätze aus 2025 und 2026 genügt eine sonstige Rechnung, die bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird; ausstellen müssen Sie E-Rechnungen für Umsätze ab 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag und kein EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers genutzt wird, sonst für Umsätze ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 bis 3 UStG). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit 1. Januar 2025 (Rn. 62 BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Unabhängig davon gilt für Lieferanten des Bundes seit 27. November 2020 die ERechV: § 4 Abs. 1 ERechV nennt die XRechnung und lässt nach Satz 2 einen anderen Standard nach der EN 16931 zu.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist besser?

Keines der beiden Formate ist umsatzsteuerlich besser: Beide sind zulässig, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC WL, und die Wahl ist eine zivilrechtliche Frage (Abschn. 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Entscheidend ist, was der Empfänger annimmt und verarbeitet, wie die Tabelle zur Formatwahl zeigt.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?

Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil XRECHNUNG enthält bereits eine XRechnung in CII; diese XML-Datei nehmen Stellen des Bundes ohne PDF an. Für andere Profile erzeugt das Rechnungsprogramm die XRechnung, wie die Anleitung XRechnung erstellen Schritt für Schritt zeigt.

Kostet die Nutzung von XRechnung oder ZUGFeRD Geld?

Nein, die KoSIT stellt die XRechnung einschließlich der technischen Artefakte kostenfrei bereit, und ZUGFeRD ist ein kostenfrei verfügbares Datenformat des FeRD.